So einfach und schnell planen Sie Ihre IT-Projekte mit in-Step

Die Planung eines Projekts betrifft vier Dinge: das Vorgehen, den Aufwand, die Ressourcen und die Kosten. Als Erstes brauchen Sie Klarheit über die notwendigen Projektaktivitäten – einen Projektplan – und eine Übersicht der erwarteten Ergebnisse – idealer Weise als bereits gegliederte Produktbibliothek mit passenden Produktvorlagen. Auf dieser Grundlage können Sie den Aufwand schätzen, die Ressourcen und Kosten planen und ohne weiteren Rüstaufwand mit der Projektarbeit beginnen.

Mit in-Step strukturieren Sie Ihre Projekte in Aktivitäten und Produkte – einfach und extrem schnell.

IT-Projekte laufen in einem Unternehmen meistens nach demselben Schema ab. Deshalb kann man bei der Projektplanung, -steuerung und -durchführung viel Zeit sparen, wenn Projektleiter und Team auf einen gemeinsamen Entwicklungsprozess zurückgreifen können. Das kann ein eigener Prozess oder ein anerkannter Standard wie das V-Modell XT, PRINCE2® oder Scrum sein.

Gibt es – wie in in-Step – bereits Muster für die typischen Projektaktivitäten und Vorlagen für die Ergebnisse, reduziert sich der Aufwand für die Projektplanung auf wenige Mausklicks.

Das Projekt strukturieren – eine Sache von ein paar Klicks

Für jede in-Step-Edition gilt: Die Projektstruktur – also die Struktur der Projektaktivitäten – ist schnell definiert. Schauen wir dazu exemplarisch in in-Step hinein. Wenn Sie mit der in-Step CoreProcess Edition arbeiten, haben Sie bei der Entwicklung der Projektstruktur drei Möglichkeiten, die Sie beliebig kombinieren können:

• Sie übernehmen beim Verfeinern Ihres Projekts die von in-Step vorgeschlagene Struktur ganz oder doch in großen Teilen. Dazu wird Ihnen ein Kontextmenüpunkt Verfeinern angeboten. Ein Klick darauf und Sie sind fertig.
• Sie wählen aus den von in-Step vorgeschlagenen Typen von Aktivitäten, die gewünschten einzeln aus – wie in nachfolgender Abbildung. Das Werkzeug bietet Ihnen übrigens nur solche Projektaktivitäten zur Auswahl an, die im jeweiligen Kontext Sinn machen.
• Sie weichen von der Prozessvorlage ab und legen eigene Aktivitäten an.

Hier sehen Sie, wie Sie die Projektstruktur mit in-Step definieren: Für die Kernprozesse, die in jedem Entwicklungsprojekt vorkommen, bietet das Werkzeug - auf mehreren Detailierungsebenen - Strukturierungsvorschläge an. Alternativ können Sie mit dem Menüpunkt Verfeinern “auf einen Streich” größere Teile der Prozessvorlage übernehmen. Mit dem Untermenüpunkt Aktivität legen Sie bei Bedarf von der Prozessvorlage abweichende Aktivitäten an.

Termine, Aufwand und Kosten planen – ein Stück weit automatisch

Mit der Projektstruktur haben Sie die Basis für die quantitative Projektplanung. Und einen Projektplan, in Form eines klassischen Gantt-Charts mit der Darstellung der Abhängigkeiten von Projektaktivtäten, gibt es auch schon. Dauer und Termine der Projektaktivitäten können Sie darin direkt bearbeiten.

Einige der definierten Projektaktivitäten müssen in einer festen Reihenfolge ablaufen? Kein Problem: Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen der Projektaktivitäten – wir sprechen vom Kontrollfluss – definieren Sie einfach per Drag & Drop.

Für die Aufwands- und Kostenplanung werden Ihnen Tabellen angeboten. Kostensätze, Start- und Endtermine, Plan-Budget, Rest-Budget, Plan-Zusatzkosten, Ist-Zusatzkosten etc. – Sie bestimmen, was Sie in diesen Tabellen sehen wollen. in-Step liefert Ihnen für jedes Projekt eine durchgerechnete Aufwands- und Kostenplanung. Sie müssen nur eines tun: die Voreinstellungen an Ihr Unternehmen anpassen. Und Voreinstellen können Sie praktisch alles: von den Arbeitszeiten und Stundensätzen bis hin zu der typischen Dauer von Aktivitäten und dem – nach Ihrer Erfahrung – üblichen Aufwand. Klar: Die Plandaten, die aus den Voreinstellungen errechnet werden, stimmen nicht in jedem Detail, nicht für jedes Projekt. Die Planung direkt in den Aufwands- und Kostentabellen zu modifizieren, geht aber viel schneller, als Sie ganz neu zu erstellen.

Hier sehen Sie ein Beispiel für die tabellenbasierte Kostenplanung, den von in-Step gepflegten Terminplan und den Ressourcenplan. Er veranschaulicht den geplanten Mitarbeitereinsatz. Sie sehen, dass in unserem Beispielprojekt nicht alles im grünen Bereich ist. in-Step hat festgestellt, dass eine Mitarbeiterin für einen längeren Zeitraum überplant ist. Die Planung kann direkt im Ressourcenplan korrigiert werden.

Ressourcen planen – auf Knopfdruck

Für die Ressourcenplanung brauchen Sie Mitarbeiterdaten. Sie sind mit in-Step schnell erfasst und stehen Ihnen dann im aktuellen und allen folgenden Projekten zur Verfügung. Und das unterscheidet in-Step von anderen Projektmanagement-Systemen: Bei der Arbeit mit Prozessvorlagen kann Ihnen das Werkzeug die Mitarbeiterzuordnung weitgehend abnehmen. Im Prozess ist festgelegt, welche Rollen – Analytiker, Entwickler, Tester etc. – für die einzelnen Aktivitäten nötig sind. Ein Mitarbeiter kann in mehreren Rollen an einem Projekt teilnehmen. Hat er für eine Aktivität die passende Rolle und haben Sie ihn als „typische“ Besetzung für diese Rolle vorgesehen, dann ordnet das Werkzeug den Mitarbeiter der Aktivität automatisch als Bearbeiter zu. Wenn Sie längere Zeit mit einem festen Mitarbeiterstamm arbeiten, sparen Sie mit dieser „Ressourcenplanung auf Knopfdruck“ erheblichen Planungsaufwand.

Mit wenig Planungsaufwand zum Ziel – das gilt auch für die Ressourcenplanung. In der Abbildung oben haben Sie es schon gesehen: Der Ressourcenplan veranschaulicht die aktuelle Auslastung Ihres Teams. Sie erkennen auf einen Blick, ob und wann ein Mitarbeiter am Limit arbeitet, oder ob er noch über Kapazitäten verfügt.

Die vorbereitete Produktbibliothek – für den schnellen Start ins Projekt

Mit in-Step planen und steuern Sie mehr als die Projektaktivitäten. Sie planen auch die Produkte, die im Projekt entstehen sollen, und versionieren sie zentral. Das heißt zum einen, sicheres Arbeiten im Team. Zum anderen „kennt“ in-Step die Bearbeitungszustände der Produkte und zeigt sie Ihnen jederzeit auf einen Blick. So wissen Sie immer, wo Ihr Projekt steht.

Dafür müssen Sie nur wenig tun: Die Produktbibliothek wird ebenfalls per Prozessvorlage eingerichtet. Für jeden Prozess bringt in-Step strukturierte Vorlagen für die Produkte mit, die laut Prozess im Verlauf des Projekts entstehen sollen. Sie müssen also nicht in jedem Projekt wieder neu festlegen, wie Risiken, Anforderungen, Testfälle, usw. beschrieben werden sollen. Der Prozess legt außerdem fest, welche Ergebnisse eine Aktivität liefern soll. Jeder im Team kann so pro Aktivität sofort erkennen, welche Ergebnisse erzeugt werden müssen.

Mit den Produktvorlagen können Sie sofort in das Projekt starten.

So gliedern Sie die Produktbibliothek, in der die Projektergebnisse versioniert werden: Übernehmen Sie einfach die Strukturvorschläge von in-Step und ändern oder ergänzen Sie sie nach Bedarf. in-Step schlägt zum Beispiel vor, eine Projektbeschreibung zu erstellen. Das Werkzeug hält dafür ein Produktmuster in Form eines strukturierten Word-Dokuments bereit.

Wovon hängt der Erfolg von IT-Projekten ab? Arbeiten mit in-Step bedeutet für ein Team:

• Wissen, was zu tun ist.
• Standards automatisch einhalten.
• Finden statt suchen.

Mit in-Step haben Sie Ihre Prozesse im Griff.

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