Lean führt es sich am besten ein

by | 25.05.2021 | Allgemein

Sie kommen gerade aus einem Meeting und nach erfolgreicher Evaluierung haben Sie die Aufgabe, eine neue Software in Ihrer Organisation einzuführen. Machen Sie das zum ersten Mal? Dann sammeln sich bei Ihnen vielleicht einige Gedanken und Fragen, manchmal auch Sorgen, wie eine Tooleinführung erfolgreich abläuft, damit diese Investition nicht fehlschlägt.  Wie fange ich am besten an? Welche Abteilung beginnt mit der neuen Software? Wird sie von den Mitarbeitern akzeptiert? Fragen über Fragen…

Do it the agile way

Immer mehr Entwicklungsprojekte werden mit Methoden aus dem Agilen und dem Lean Management gesteuert. Iterativ und inkrementell werden so Produkte produziert und verbessert. Vorteile wie Kosteneffizienz, Zeitersparnis oder die Möglichkeit schnell auf sich ändernde Anforderungen einzugehen, gelten für immer mehr Unternehmen und Märkte. Warum führen Sie nicht eine Software iterativ ein? Die Integration eines abteilungsübergreifenden Tools in ein Unternehmen muss nicht bis in das letzte Detail vorweg durchgeplant sein. Nein! Step-by-step wird es in die Abteilungen gebracht. Ohne großen finanziellen Aufwand, der Bauchschmerzen bereitet, ohne umfassende Prozessbeschreibung, deren Erstellung Monate dauert, ohne unzufriedene Mitarbeiter, die sich überladen fühlen von den ganzen neuen Abläufen. Mit knapp 40 Jahren Unternehmenserfahrung als Hersteller einer integrierten Software für das Requirements Engineering und Projektmanagement möchten wir Ihnen unseren „Fahrplan“ für eine schlanke und schnelle Tooleinführung mitgeben.

Lean Softwareeinführung

Start small

Oftmals bereiten hohe Investitionskosten bei der Anschaffung ein unwohles Bauchgefühl. Zurecht, denn Sie kennen die Software nicht bis ins Detail und können sich auch nicht sicher sein, wie die Zusammenarbeit mit dem Hersteller läuft.

Unser Tipp: Mieten Sie die benötigten Lizenzen für eine bestimmte Dauer, sagen wir ein Jahr. Damit vermeiden Sie einen teuren Fehlkauf und es gibt Ihnen Zeit, herauszufinden, ob die Software Ihren Projekten und Abläufen einen Mehrwert bringt. Darüber hinaus haben Sie die Qualität der Leistungen, sei es durch Installationsunterstützung oder Schulung kennengelernt und können abschätzen, ob sich eine vertrauensvolle und langjährige Partnerschaft entwickeln kann.

Focus the Pain

Unzählige Wochen hat es gedauert, bis die große Prozessbeschreibung mit 200 Seiten auf dem Tisch lag. Sie gibt genau vor, wie man mit der neuen Software arbeiten will.

Unser Tipp: Aus der Praxis wissen wir, dass es viele Änderungen in einer derartigen Beschreibung gibt, weil so manche Abläufe mit Tool einfach anders bzw. nicht mehr notwendig sind. Fangen Sie gar nicht erst an, mit einer umfassenden Dokumentation, die jeden noch so kleinen Workflow beschreibt. Erstellen Sie eine priorisierte Liste mit Themen. Richten Sie Ihren Fokus im ersten Schritt auf den größten „Schmerz“, der toolgestützt behoben werden soll.

Minimum Viable Product (MVP)

Eine integrierte Software, die fast alle Themenbereiche eines Unternehmens abdeckt, kann durch ihre Funktionsvielfalt oft „erschlagend“ wirken. Diesen Umfang den Mitarbeitern in fünf Tagen durch eine Schulung „einzutrichtern“ hat eher einen abschreckenden Effekt und erschwert die Akzeptanz des neuen Tools.

Unser Tipp: Machen Sie es lean! Im Zusammenhang mit dem Lean Management wird auch oft der Begriff „Minimum Viable Product“ (MVP) genutzt. Das bezeichnet wörtlich ein „minimal brauchbares oder existenzfähiges Produkt“. Schränken Sie die Funktionen zu Beginn der Tooleinführung auf ein Minimum ein. Bieten Sie gruppenspezifisch oder rollenspezifisch die Funktionen an. Nach genauer Absprache des zu vermittelnden Themas mit dem Trainer sollte die Schulung nur wenige Stunden andauern. Das gibt den Mitarbeitern schon zu Beginn ein positives Gefühl, da sie nicht mit unzähligen Funktionen „überladen“ werden, sondern Zeit haben, sich Schritt für Schritt mit der Software vertraut zu machen.

Let’s Start the Sprint

In vielen Organisationen wird per „Big Bang“ alles eingeführt. Innerhalb kurzer Zeit müssen die Mitarbeiter viele Abläufe mit einem neuen Tool abbilden, dessen Funktionen ihnen noch nicht wirklich vertraut sind.

Unser Tipp: Aufgrund der eingeschränkten Funktionsweise zu Beginn und dem fokussierten Training fällt den Mitarbeitern der Einstieg ins Tool erfahrungsgemäß sehr leicht. In den nächsten Tagen bzw. Wochen wird die Software genutzt, man wird vertraut mit dem Tool. Nach einiger Zeit kommen dann auch die ersten Fragen nach weiteren Möglichkeiten. Zeit für eine Retrospektive.

Feedback Needed

In vielen Fällen wird Software gekauft, in Betrieb genommen und nach einer Schulung werden die Anwender „allein gelassen“. Sie müssen die neuen Gegebenheiten „hinnehmen“ und zurechtkommen.

Unser Tipp: Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Erfahrungen mit dem Tool zu schildern, Kritik mitzuteilen und Verbesserungsvorschläge zu geben. Ihre Mitarbeiter sind bestens in die Abläufe Ihres Unternehmens involviert und können wertvolle Tipps geben, wo es Optimierungs- oder Erweiterungsbedarf mit der Software gibt. Darüber hinaus gibt es ihnen das Gefühl, dass ihre Sorgen wahr- und ernstgenommen werden. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Akzeptanz des Tools.

Optimize and Extend

Nach der Retrospektive wissen Sie, welche Punkte an der bestehenden Softwarekonfiguration verbessert werden oder geändert werden müssen. Oft geht das einher mit der erneuten Beauftragung an den Hersteller, Änderungen bzw. Anpassungen vorzunehmen.

Unser Tipp:  Achten Sie darauf, ein hochgradig anpassbares Tool einzuführen, denn damit haben Sie kein Problem, Anpassungswünsche, die aus der Retrospektive entstanden sind, selbst umzusetzen. Ihre Mitarbeiter haben ein „Gefühl“ für die neue Software bekommen und sind bereit für weitere Funktionen. Nun können Sie die Funktionsbereiche erweitern und auch in der Softwareoberfläche mehr anbieten.

Retraining

Die Konfiguration wurde angepasst und ausgeweitet. In vielen Fällen „dürfen“ die Mitarbeiter die Neuerungen im Alltag selbst „erkunden“.

Unser Tipp: Bieten Sie Ihren Kollegen eine fokussierte und kurze Nachschulung an, die die neuen Funktionen und Möglichkeiten vermittelt. Oftmals sind diese Retrainings sehr fruchtbar, da die Mitarbeiter die Software bereits kennen und weitergehende Fragen zum Umgang stellen. Statt Unsicherheit und Overload spürt man Neugier und Enthusiasmus.

Nun werden bereits weitere Bereiche der Software genutzt, vielleicht auch schon von neuen Abteilungen. In kurzer Zeit breitet sich die neue Software in Ihrer Organisation aus und wird gut angenommen…
Klar, die Einführung einer Software ist eine verantwortungsvolle Aufgabe und wir neigen dazu, dieses „Projekt“ ordentlich und vollständig im Vorfeld zu planen. Unsere Empfehlung: Investieren Sie nicht so viel Zeit in die zu detaillierte Vorbereitung. Treffen Sie eine Entscheidung und dann gehen Sie es einfach an – am besten mit einem partnerschaftlich agierenden Softwarehersteller, der jahrelange Erfahrung in der Tooleinführung mitbringt.