How to Communicate Effectively in Projects

Projekte, die in time and budget fertig gestellt werden, sind heute noch immer nicht die Regel. Die Gründe hierfür sind vielschichtig: Unklare Anforderungen und Ziele, internes Kompetenzgerangel, Egoismen der Beteiligten, zu wenig Ressourcen, unklare Verantwortlichkeiten, ungenaue Planung, Politik, fehlende Methoden – die Liste lässt sich leicht fortführen. Einer der wichtigsten Gründe für das Scheitern von Projekten, wenn nicht gar der wichtigste, ist aber die mangelhafte Kommunikation in Projekten. Doch wie kann das heutzutage sein? Wenn gefühlt jeder Mitarbeiter ständig erreichbar und auf unterschiedlichsten Kommunikationswegen aktiv ist? Wenn sogar Kunden und Stakeholder agil in das laufende Projektgeschäft eingebunden werden? Kommunizieren wir zu viel, zu wenig oder einfach falsch?

Die Kommunikation zwischen Sender und Empfänger

Kommunikation gilt als das A und O im Projektmanagement. Es ist leicht zu behaupten, dass mangelhafte Kommunikation einer der wichtigsten Gründe für das Scheitern von Projekten ist. Wie könnte jemand ernsthaft das Gegenteil behaupten?

Kommunikation ist schwierig. Sie haben einen Gedanken im Kopf, drücken diesen aus und Ihr Gegenüber versteht nicht, was Sie meinen. Oder wie Sie es meinen. Oder er hört, was Sie sagen, sieht aber die Intention, Ihren Gedanken im Kopf nicht und kann es gar nicht verstehen. Das Sender-Empfänger-Modell der Kommunikationstheorie¹, auch Shannon-Weaver-Modell genannt, definiert als Voraussetzung für eine erfolgreiche Kommunikation, dass Sender und Empfänger denselben Code für die Nachricht verwenden. Kulturelle und sprachliche Unterschiede, Mehrdeutigkeit, nonverbale Informationen oder mangelnde Aufmerksamkeit können leicht zu einer nicht stimmigen Codierung / Dekodierung führen.

Kommunikation im Projektmanagement - das A und O

Kommunikation im Projektmanagement – das A und O

Das sogenannte Vier-Seiten-Modell² erweitert das Sender-Empfänger-Modell um eine Sachebene, eine Selbstoffenbarung, eine Beziehungsebene und einem Appell. Damit detailliert dieses Modell die Kommunikation zwischen Sender und Empfänger. Beide Modelle setzen aber eine Art „guten Willen“ voraus. Trotz des guten Willens verstehen Sie die Nachricht anders als der Sender sie gemeint hatte. Ohne diesen guten Willen muss die Kommunikation scheitern. Und schon treten die „menschlichen Gründe“ des Scheiterns von Projekten wieder in den Vordergrund: Egoismen, Politik, Machtkämpfe oder schlicht fehlende Motivation. Bei solchen Gründen den Hebel zur Verbesserung bei der Kommunikation im Projekt anzusetzen, kann nicht gelingen.

Wie wollen Sie in Ihren Projekten kommunizieren?

Wissen Sie, wie Sie selbst am besten in Ihren Projekten kommunizieren? Wollen Sie immer Rückmeldungen geben, wenn Sie ein Arbeitspaket fertig gestellt haben? Wollen Sie informiert werden, sobald ein Mitarbeiter oder ein Kollege eine Tätigkeit beendet hat? Bei jeder kleinen Tätigkeit oder nur bei den großen, wichtigen Aufgaben? Per Mail, telefonisch, persönlich oder abends nach dem eigentlichen Feierabend per SMS? Und wollen Sie dann auch das eigentliche Ergebnis begutachten? Soll das idealerweise gleich mitgeschickt oder zugänglich gemacht werden?

Auch wenn die Frage nach der gewünschten Kommunikation, der Art der Kontaktaufnahme und die Häufigkeit leicht gestellt ist – die Antwort lässt sich nicht so leicht geben. Sie hängt vom Kontext der Situation ab. Von der Bedeutung des Projekts. Vom Zeitpunkt im Projekt – je näher die Deadline rückt, desto mehr werden Sie vermutlich kommunizieren. Und von Ihnen selbst. Von Ihrer persönlichen Art. Ihrem Informationsbedürfnis. Ihrem Drang nach Sicherheit – je mehr kommuniziert wird, desto sicherer könnten Sie sich fühlen.

Wenn Sie ein wenig über Ihre gewünschte Form der Kommunikation im Projektmanagement nachdenken, sehen Sie hoffentlich ein relativ klares und eindeutiges Bild. Sie wissen, ob Sie gerne in Meetings einen Austausch über Projektinhalte gemeinsam in der Gruppe besprechen wollen. Sie erkennen, ob Sie gerne Änderungen am liebsten gleich morgens in Form von Listen, Reports und per Mail erhalten wollen. Ob Sie das direkte Feedback vom Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzten benötigen. Das spannende aber an Ihrer gewünschten Form der Kommunikation ist der Graubereich in Ihrem Bild. Bei allen Aspekten, die für Sie nicht 100% klar und eindeutig sind, gibt es Unsicherheiten. Kleine und große, wichtige und unwichtige. Damit also eine Kommunikation für Sie funktioniert und Sie diese nicht als mangelhaft oder verbesserungsbedürftig empfinden, müssen Sie für sich ein 100% klares und eindeutiges Bild gewinnen. Je klarer das Bild, desto klarer kann die Kommunikation mit Ihnen als Empfänger und Ihnen als Sender gelingen.

Natürlich wissen Sie schon, welche Frage sich nun anschließt: Wie wollen alle anderen Projektbeteiligten und wie jeder Einzelne für sich im Projekt kommunizieren? Aus einem Bild werden also viele Bilder. Je mehr Überschneidungen es in diesen Bildern, in der Vorstellung der Kommunikation untereinander und miteinander gibt, desto besser kann die tatsächliche Kommunikation gelingen.

Die Vielfalt und die Abnutzung der Kommunikation im Projekt

Es gibt immer mehr Tools, mit denen Sie Ihre Kommunikation gestalten können. Apps auf dem Handy, Projektmanagement-Software mit Social Media-Zugang oder dem Nachbau entsprechender Funktionalitäten, Chats, Plattformen zum Austausch zu Aspekten im Projekt – sicher fallen Ihnen leicht viele Namen von bekannten Produkten oder Herstellern ein. Und waren auch Sie von diesen Produkten schon einmal genervt? Nutzen Sie die Möglichkeiten nach einigen Monaten, einem halben oder einem ganzen Jahr noch mit derselben Intensität wie zu Beginn?

Es gibt viele Menschen, Kollegen, Vorgesetzte, Mitarbeiter in Projekten, die Ihre Kommunikationsgewohnheiten und bevorzugten Kommunikationsarten im Laufe der Zeit ändern. Nicht jeder Kollege möchte permanent über jede Kleinigkeit informiert werden. Nicht jeder Vorgesetzte möchte sich ständig selbst mit jedem Problem im Projekt beschäftigen. Und nicht jeder Mitarbeiter freut sich, wenn sein Postfach mit Arbeitsanweisungen überquillt. Das richtige Maß ist entscheidend. Natürlich. Und die Kommunikation, die für das Projektteam am besten geeignet ist. Idealerweise mit einer abgestimmten Toolunterstützung. Da aber das Maß der Kommunikation, sprich die Häufigkeit und Detailtiefe der Informationsbereitstellung, in der Praxis häufig nicht stimmt, ändern auch Projektbeteiligte, ähnlich wie im privaten Leben, Ihre Vorlieben sehr schnell.

Gestern war die App noch angesagt, heute stört sie nur noch. Heute gefällt die Versionierung einer Kommunikation in einem Chat, morgen ist sie viel zu lang und niemand greift mehr auf diese Informationen zu. Vermutlich lässt sich dagegen auch wenig unternehmen. Es ist gut zu wissen, dass es solche Abnutzungen geben kann. Und wenn sie tatsächlich auftreten, sollten sich die Projektbeteiligten einigen, wie sie die Kommunikation unmittelbar besser gestalten. Das funktioniert dann so lange, bis wieder Änderungen nötig werden – es ist also ein ständiger Kreislauf der Verbesserung der Kommunikation im Projekt.

Fazit

Je klarer Ihr persönliches Bild zur Kommunikation im Projekt ist, je eindeutiger Sie wissen, wie Sie mit Projektbeteiligten kommunizieren wollen, desto besser können Sie sich mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten austauschen. Wenn Sie darüber hinaus Ihre Vorstellung der Kommunikation auch öffentlich kommunizieren und Sie so Aspekte der Kommunikation im Projekt vereinheitlichen – die Art, die Medien, die Frequenz, die Detailtiefe, das Feedback – desto leichter fällt der Austausch im Projekt. Das setzt einen guten Willen voraus. Ohne diesen guten Willen muss die Kommunikation und in der Folge auch das Projekt scheitern. Auch 2015.

 

Hinweise

[1] Sender-Empfänger-Modell, https://de.wikipedia.org/wiki/Sender-Empfänger-Modell
[2] Das Vier-Seiten-Modell, https://de.wikipedia.org/wiki/Vier-Seiten-Modell

 

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My name is Michael Schenkel – and I believe in tools, if they are useful. Tools that support users in their work, tools that provide a common working environment for all types of roles in a project.

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