Arbeiten mit OpenOffice.org

Wenn Sie schon einmal mit in-STEP BLUE gearbeitet haben, wissen Sie, dass in-STEP BLUE und MS Office hoch integriert sind: in-STEP BLUE bringt nicht nur passende Vorlagen für die unterstützten Prozesse mit, sondern stellt auch die Konfigurationsmanagement-Funktionen wie Ausleihen, Zurückgeben usw. direkt in MS Word, MS Excel und MS PowerPoint bereit. Doch arbeitet in-STEP BLUE auch mit OpenOffice.org zusammen?

Ja, aber anders als bei MS Office müssen Sie hierfür noch selbst ein bisschen Hand anlegen. Dann können Sie genau wie in MS Office in Ihren OpenOffice-Dokumenten beim Öffnen und Ausleihen auf die in in-STEP BLUE gespeicherten Informationen zugreifen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, in Textdokumenten automatisch eine Änderungsübersicht zu führen. Und beim Versionsmanagement unterstützt Sie in-STEP BLUE mit einer speziellen OpenOffice-Vorlage.

Ganz so leistungsstark wie die MS Office-Integration ist das Zusammenspiel von OpenOffice.org und in-STEP BLUE zurzeit noch nicht. Aber vieles funktioniert schon wie in MS Office. Am besten zeige ich Ihnen am Beispiel meiner Vorlage Pflichtenheft.odt, welche Bearbeitungsmöglichkeiten die aktuelle in-STEP BLUE Version für OpenOffice.org bietet.

OpenOffice Toolbar installieren

Damit Sie die Konfigurationsmanagement-Funktionen von in-STEP BLUE auch in OpenOffice.org nutzen können, müssen Sie die in-STEP BLUE Versionsmanagement-Symbolleiste zu OpenOffice.org hinzufügen. Dazu starten Sie einfach die Kommandozeilenoberfläche und führen eine der beiden Batch-Dateien (InstallFor AllUsers.batoder InstallForCurrentUser.bat) aus dem Unterverzeichnis OpenOffice Toolbar Ihres in-STEP BLUE Installationsverzeichnisses aus. Soll die OpenOffice.org-Integration z.B. allen Benutzern eines Rechners zur Verfügung stehen, müssen Sie die Kommandozeilenoberfläche als Administrator öffnen und die Batch-Datei InstallForAllUsers.bat ausführen:

Kommandozeilenoberflaeche aufrufen

Dass die Installation erfolgreich war, erkennen Sie beim nächsten Start von OpenOffice.org an zwei Dingen: Im Extension Manager erscheint die Versionsmanagement Toolbar …

Die neue Versionsmanagement Toolbar

… und wenn Sie zukünftig ein Dokument öffnen, wird immer auch die in-STEP BLUE Versionsmanagement-Symbolleiste angezeigt. Das heißt, wenn Sie jetzt ein neues Dokument erstellen, können Sie es einfach mit einem Klick auf Hinzufügen zu in-Step in Ihre Produktbibliothek aufnehmen:

Aufruf aus OpenOffice heraus

Hinweis:
Ist in OpenOffice.org die Schnellstart-Option aktiv – sie wird unter Extras/Optionen mitOpenOffice.org/Arbeitsspeicher eingestellt –, wird die OpenOffice.org-Integration erst nach einem Neustart des Rechners aktiv.

Öffnen Sie ein Dokument, das bereits in in-STEP BLUE verwaltet wird, haben Sie direkt aus OpenOffice.org heraus Zugriff auf die Konfigurationsmanagement-Funktionen:

Die Konfiguationsmanagement-Funktionen in OpenOffice

Eigene Vorlagen gestalten

Sind Ihnen im vorangegangenen Screenshot die grau hinterlegten Texte aufgefallen? Sie markieren die Stellen, an denen ich – mit Einfügen/Feldbefehle – einen Feldbefehl in das Dokument eingefügt habe, der eine benutzerdefinierte Eigenschaft des Dokuments referenziert. in-STEP BLUE legt in solchen benutzerdefinierten Eigenschaften Daten wie den Namen des Bearbeiters und den aktuellen Zustand ab. Sie werden beim Ausleihen und Öffnen des Dokuments automatisch mit den aktuellen Informationen aus in-STEP BLUE gefüllt. Durch diese Verweise ist Ihre Dokumentation immer auf dem aktuellen Stand.

Benutzerdefinierte Eigenschaften einfügen

Mein Dokument hält noch ein Highlight bereit: Sobald das Dokument bearbeitet bzw. geöffnet wird, wird die Änderungsübersicht, die es enthält, automatisch aktualisiert. Und so sieht es aus, wenn in-STEP BLUE das Führen der Änderungsübersicht übernimmt:

Änderungsübersicht leicht gemacht

Damit die Tabelle – wie in der Abbildung gezeigt – von in-STEP BLUE gefüllt werden kann, habe ich in der Vorlage für jede Spalte eine Textmarke definiert – in diesem Beispiel von links nach rechts: INSTEP_CHANGE_NR, INSTEP_CHANGE_STATE, INSTEP_CHANGE_DATE, INSTEP_CHANGE_DES und INSTEP_CHANGE_USER.

Wie Sie die Tabelle im Detail konfigurieren müssen, damit in-STEP BLUE die Änderungsübersicht führt, können Sie im in-STEP BLUE Konfigurationshandbuch ganz genau nachlesen. Sie finden dort auch weitere Informationen dazu, wie Sie eigene Vorlagen erstellen können.

Eigene Vorlagen verwenden

Haben Sie schon eine Vorlage für OpenOffice.org entworfen? Wenn Sie eigene Vorlagen für OpenOffice.org erstellt haben, ziehen Sie die fertigen Dokumente einfach auf das Vorlagenverzeichnis Ihres Projekts. Danach können Sie die Vorlage dem Produkttyp, der diese Vorlage verwenden soll, einfach zuweisen:

Eine Vorlage zuweisen

Und schon können Sie selbst loslegen. Probieren Sie es doch selbst einfach mal aus.

Falls Sie Fragen dazu haben sollten oder zu anderen Funktionen und Möglichkeiten – wie gehabt stehen wir gerne unter service@microtool.de bzw. 030/467086-20 zur Verfügung.