Automatische Namen für neue Produkte verwenden

Mit in-STEP BLUE haben Sie die Möglichkeit, beim Anlegen neuer Produkte, also beispielsweise beim Anlegen von Anforderungen, Änderungsmeldungen, Ideen, Testfällen, Projektanträgen oder Tickets, automatische Namen zu vergeben. Hierzu stehen Ihnen bei jedem Produkttyp die benutzerdefinierten Eigenschaften UseAutomaticName und Auto Value for Automatic Name zur Verfügung. Wie Sie diese Einstellungen beim Umgang mit Anforderungen oder beim Anlegen von Protokollen nutzen können, erfahren Sie nachfolgend.

in-STEP BLUE bietet eine umfassende Unterstützung beim Thema Anforderungsmanagement. Wenn Sie sich die Eigenschaften des Produkttyps für Anforderungen anschauen, finden Sie unter “Weitere Eigenschaften” Auto Value for Automatic Name und UseAutomaticName.

Die weiteren Eigenschaften einer Anforderungen

Wenn Sie lediglich einen automatischen Namen für einen speziellen Produkttyp verwenden wollen, reicht es, die Eigenschaft UseAutomaticName anzuhaken. Solange Sie bei Auto Value for Automatic Name keine Formel eingeben, wird eine GUID (Globally Unique Identifier) als Name verwendet:

Der Name einer Anforderung mit GUID

Durch diese angehakte Option ergeben sich Unterschiede in der Handhabung der Produkte des entsprechenden Typs:

• Der Name lässt sich nicht (auch nicht von Administratoren oder durch Zustandsaktionen) nachträglich ändern.
• Ebenso ist beim Anlegen des Produkts das Ändern des Namens nicht möglich. Da der Name gegebenenfalls berechnet wird, steht im Anlege-Dialog stellvertretend immer „Automatischer Name“.

Beachten Sie bitte, dass ein automatischer Namen nicht zwangsläufig auch ein eindeutiger Name sein muss.

Anwendungsfall 1: Projektweite eindeutige ID für Anforderungen als Name

Der Namen von Produkten ist gleichzeitig auch der Dateiname. Gerade bei Formularen wie Anforderungen, wo der Name auch gleichzeitig als Titel verwendet wird, ist dies ein Problem. Zum einen kann der Namen nur maximal 123 Zeichen lang sein, zum anderen sind im Dateisystem bestimmte Zeichen nicht erlaubt. Der Titel kann damit nicht immer wunschgerecht gewählt werden.

Als Lösung könnten Sie stattdessen den Titel in eine neue benutzerdefinierte Eigenschaft “Titel” bei der Anforderung speichern und im Formular darstellen. Wie gehen Sie nun vor, wenn der Name der Anforderung nun hingegen eine eindeutige ID haben soll? Vermutlich wollen Sie eine “lesbare” ID, so dass Sie eine Formel für den Aufbau des Namens in der Eigenschaft des Produkttyps “Anforderung” mittels Auto Value for Automatic Name definieren können.

Sie können wie bei benutzerdefinierten Eigenschaften des Typs “Automatischer Wert” benutzerdefinierte Eigenschaften des (anlegenden) Benutzers, benutzerdefinierte Eigenschaften des Projekts, Datumsformate, Zähler und Text verwenden. Benutzerdefinierte Eigenschaften des Produkts können hingegen nicht verwendet werden, da der Name sofort beim Anlegen gesetzt wird und da gibt es noch keine Eigenschaften.

Wollen Sie nun also eine projektweite eindeutige ID für Anforderungen verwenden und entscheiden Sie sich so für ein Präfix “REQ” und einen Zähler, wie er auch oft für automatische Werte verwendet wird, erhalten Sie folgendes Bild:

Einstellungen unter Auto Value for Automatic Name

Legen Sie nun eine neue Anforderung an, erhält diese den Namen REQ-0001 und jede weitere Anforderung wird fortlaufend nummeriert. Jetzt sollten Sie noch das Formular anpassen, um die ID anzuzeigen und den Titel eingeben zu können. Ebenso sollten die Produktsichten entsprechend angepasst werden:

Das angepasste Formular

Beachten Sie bitte, dass der automatische Name nur bei neuen Produkten angewendet wird, alte Produkte werden nicht angepasst. Jedoch lässt sich deren Namen auch nicht mehr ändern, sobald die Option aktiviert ist.

Anwendungsfall 2: Protokolle mit Datum anlegen

Erinnern Sie sich noch an die Funktion zum Anlegen von Produkten für einen Zeitraum? Der dort beschriebene Mechanismus entfaltet besonders viel Sinn, wenn Meetings regelmäßig stattfinden. Was wäre aber, wenn Meetings eher unregelmäßig stattfinden und dennoch Protokolle erwünscht sind? Nutzen Sie einfach eine Formel, mit der Sie den Namen vorgeben und ein Datum mit einfließen lassen:

Ein Protokoll mit Datum automatisch anlegen

Bei einem Meeting am 17.09.2015, würde das Protokoll also wie folgt heißen:

Protokoll mit Datum in einer Listendarstellung

Einfach, oder?

Wie erwähnt, muss der Name nicht eindeutig sein, das heißt der Name wird nicht angepasst (bspw. durch einen zusätzlichen Zähler), wenn es ein namentlich identisches Produkt im Zielordner gibt. Lege ich noch ein neues Protokoll am selben Tag im selben Verzeichnis an, wird dies jedoch verhindert:

Fehler beim Anlegen eines Produkts

Das war es schon wieder für dieses Mal. Und falls Sie Fragen zu den automatischen Namen beim Anlegen von Produkten haben – wir stehen sehr gerne für Fragen und Feedback unter service@microtool.de zur Verfügung.