Eigenschaften in Dokumente generieren

Mit in-STEP BLUE können Sie Eigenschaften eines Dokuments in das entsprechende Dokument generieren. Erfahren Sie hier, wie dies funktioniert und welche Eigenschaften Sie so übernehmen können.

Bis einschließlich Word 2003 können Sie sich die Dokumenteigenschaften über Datei/Eigenschaften auf der Registerkarte Anpassen näher anschauen und modifizieren. In Word 2007 erreichen Sie diese Registerkarte über das Office-Symbol mit Vorbereiten/Eigenschaften mit einem Klick auf Dokumenteigenschaften/Erweiterte Eigenschaften.

Kleiner Tipp: Für Anwender, die bisher mit Word 2003 gearbeitet haben, stellt Microsoft ein interaktives Referenzhandbuch zur Verfügung, mit dem Sie sich schneller in Word 2007 zurecht finden können: https://www.office.com.

Wie trägt in-STEP BLUE nun die Dokumenteigenschaften ein?

Hierfür ist ein in-STEP BLUE-Plug-In und unser Word-Add-In, die inStep20_Toolbar.dot, verantwortlich. Bei dem in-STEP BLUE-Plug-In handelt es sich genau genommen um zwei: Eins, das beim Holen der letzten Version und eins, das beim Ausleihen eines Produkts ausgeführt wird. Die Funktionalität ist jedoch bei beiden identisch.

Wird die letzte Version eines Word-Dokuments aus in-STEP BLUE geholt, dann legt das Plug-In in dem Arbeitsverzeichnis, in dem das Dokument abgelegt wird, eine gleichnamige Datei mit der Endung isProperties an. Es handelt sich dabei um eine xml-Datei, die Informationen über das Produkt, das Projekt und den Bearbeiter beinhaltet.

Anmerkung: Diese Datei ist „versteckt”. Sie können sie also nur sehen, wenn Sie in den Einstellungen des Windows Explorers (unter Extras/Ordneroptionen) die Option Alle Dateien und Verzeichnisse anzeigen aktiviert haben.

Beim Starten von MS Word bzw. beim Öffnen eines Dokuments wird unser Word-Add-In geladen und führt dabei sofort einige Funktionen aus. Beispielsweise wird die Symbolleiste für das Versionsmanagement in in-STEP BLUE aktiviert.

Bezogen auf die Dokumenteigenschaften kontrolliert das Add-In, ob in dem Verzeichnis, in dem das geöffnete Dokument liegt, eben diese isProperties-Datei existiert. Ist dies der Fall, dann werden die Informationen ausgelesen, die Dokumenteigenschaften entsprechend aktualisiert und abschließend wird eine Feldaktualisierung durchgeführt.

Wie nutze ich die Dokumenteigenschaften?

Sie können eine Dokumenteigenschaft in Ihrem Text mit Hilfe einer Feldfunktion referenzieren und damit deren Wert im Text darstellen. Dazu markieren Sie die gewünschte Position und wählen im Hauptmenü Einfügen/Feld (bzw. Einfügen/Schnellbausteine/Feld, wenn Sie mit MS Word 2007 arbeiten). Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nun den Feldnamen DocProperty auswählen:

Unter Feldeigenschaften wird Ihnen dann die Liste der vorhandenen Dokumenteigenschaften angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Eigenschaft aus und bestätigen Sie den Dialog. An der Cursorposition wird nun der Wert der gewählten Eigenschaft eingefügt.

Anmerkung: Per Alt+F9 können Sie sich die Feldfunktionen im Text anzeigen lassen.

Eigene Vorlagen erstellen

Ich habe exemplarisch eine neue doc-Datei (-> Meine Vorlage.doc) auf Basis der inStep20.dot angelegt. Die Datei füge ich dann als Vorlage in meinen Prozess ein und leihe sie gleich aus.

Will ich nun eine Dokumenteigenschaft einfügen, stelle ich fest: Es gibt gar keine.

Dies ist so auch korrekt. Das Plug-In erzeugt für Produktvorlagen keine isProperties-Dateien. Da sie Teil des Prozesses sind, der auch in anderen Projekten wiederverwendet werden könnte, sollten keine projektspezifischen Informationen in den Vorlagen enthalten sein.

Also definiere ich die Dokumenteigenschaften, die ich gerne im Text referenzieren möchte, manuell und versehe sie mit einem Standardwert. Welche Dokumenteigenschaften verfügbar sind sehen Sie hier:

is_Name = Name des Word-Dokuments in in-STEP BLUE, z.B. ” Beispieldokument”, wenn der Dateiname “Beispieldokument.doc” lautet.

is_ProjectName = Name des Projekts, in dem das Word-Dokument als Produkt abgelegt ist.

is_LastRevisionNumber = Die aktuelle Versionsnummer des Produkts in in-STEP BLUE.

is_State = Der aktuelle Zustand des Produkts in in-STEP BLUE.

is_Author = Der Name des Mitarbeiters, der das Produkt zuletzt bearbeitet hat.

is_ProjectManager = Der oder die Projektleiter (durch Komma getrennt) des Projekts.

is_LastChangeDate = Das letzte Änderungsdatum der Datei.

is_ProcessName = Der Name des Prozesses auf dem das Projekt basiert. (Er kann in in-STEP BLUE überProjekt/Eigenschaften unter Prozessmodell vom Projektadministrator angepasst werden.)

is_ProductGroup = Der Ordner in in-STEP BLUE, in dem das Word-Dokument liegt.

is_Path = Die Produkthierarchie, in der das Word-Dokument zu finden ist. Beispiel: Virtual Guide/Dateien/Beispieldokument.doc. Das Dokument Beispieldokument.doc liegt in in-STEP BLUE im Ordner Dateien, der wiederum unter dem Ordner Virtual Guide liegt. Virtual Guide ist das oberste Produkt in diesem in-STEP BLUE-Projekt.

is_CreatingUser = Der Benutzer, der das Dokument angelegt hat.

is_System = Der Systempfad des Systems, in dem das Projekt liegt und aus dem das Word-Dokument stammt.

is_ProductType = Der Produkttyp (aus dem Prozess) auf dem das Produkt basiert. Ist der Wert leer, dann handelt es sich um ein freies Produkt, das nicht vom Prozess vorgegeben ist.

is_Version = Zusammengesetzte Versionsnummer anhand der Zustände der Produkthistorie. Erste Zahl = Anzahl der Zustandswechsel in “fertig” oder “akzeptiert”, zweite Zahl (nur wenn die Zustände “akzeptiert” und “vorgelegt” möglich sind) = Wie oft wurde das Produkt vorgelegt, dritte Zahl = Anzahl der Bearbeitungen bis zur letzten Fertigstellung.

is_User = Der Benutzer, der aktuell in in-STEP BLUE das Produkt bearbeitet (-> also man selbst).

isp_X = Benutzerdefinierte Eigenschaft des Produkts in in-STEP BLUE, wobei X für den Namen der benutzerdefinierten Eigenschaft steht. Benutzerdefinierte Eigenschaften können Sie in in-STEP BLUE überProjekt/Kategorien definieren. Damit lassen sich z.B. auch die Informationen zu Ihrem Word-Dokument erweitern. Es empfiehlt sich dazu eine eigene Kategorie unterhalb von “PRODUCTREVISION” zu definieren und auch im Prozess spezielle Produkttypen dafür vorzusehen.

Nähere Informationen finden Sie in der in-STEP BLUE-Hilfe unter “in-STEP BLUE konfigurieren->Benutzerdefinierte Eigenschaften”.

isProject.OrgUnit = Die Organisationseinheit, in der das Projekt liegt.

isProject.X = Eine benutzerdefinierte Eigenschaft des Projekts, wobei X der Name der jeweiligen Eigenschaft ist.

isEditor_XY.C = Der Bearbeiter des Produkts mit der Beteiligungsart X und der Position Y. C kann UserName (Name des Benutzer), Roles (Rollen des Benutzers aus dem Prozess) und email sein.
Beispiel: isEditor_verantwortlich1.UserName. Der Name des Mitarbeiters, der dem Produkt mit der Beteiligungsart verantwortlich zugeordnet ist und an erster Position der Bearbeiterliste steht (bzw. von in-STEP BLUE gefunden wurde).

isAuthor.X = Weitere Informationen zu dem aktuellen Bearbeiter, wobei X für email, UserName, Roles oder den Namen einer benutzerdefinierten Eigenschaft des Benutzers stehen kann.

Außerdem gibt es noch eine Dokumenteigenschaft mit dem Präfix is_CurrentChange (mit Number, Date, Description, User, State und Version). In diesen Werten werden die Informationen zum letzten Versionsstand hinterlegt, der auch in der Änderungsliste im Dokument aufgeführt wäre.

Auf all diese Eigenschaften können Sie in Ihren Dokumenten über entsprechende Feldfunktionen zugreifen, wenn Sie das Word-Dokument unter in-STEP BLUE versioniert haben. Probieren Sie es aus. Übrigens lohnt sich auch ein Blick in die mitgelieferten Vorlagen, dort finden Sie zahlreiche Beispiele.