Eine Sicht eines anderen Projekts anzeigen

in-STEP BLUE bietet neben vielen Funktionen zur Planung und Durchführung von Projekten auch eine umfassende Unterstützung für Multiprojektmanagement. Das Multiprojektmanagement richtet sich aber nicht nur ein Projektmanagement Office (PMO), einen Lenkungsausschuss, die Ressourcenverantwortlichen oder die Portfoliomanager, sondern adressiert ganz bewusst auch den einzelnen Projektmitarbeiter. Gerade für den Mitarbeiter ist es wichtig, einen guten Überblick über seine laufenden Projekte und seine anstehenden Aktivitäten zu haben. Er muss leicht auf verschiedene Informationen zugreifen können, ohne langes Suchen oder Navigieren, um jederzeit mit aktuellen Daten zu arbeiten. Dazu bietet in-STEP BLUE eine spezielle Funktion an: das Anzeigen einer Sicht eines anderen Projekts.

Die Ausgangslage

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten gleichzeitig in zwei Projekten: in EAM – MobilityEurope und AfW – Frühwarnsystem. Ihre Aufgabe ist es, Risiken zu managen. Dazu haben Sie im Projekt EAM – MobilityEurope eine Sichtengruppe “Risikomanagement” mit verschiedenen Sichten wie Top-Ten-Risiken, einer Risikoliste oder Risiken mit Maßnahmen. Natürlich können Sie selbst Risiken erfassen und auch Dateien jeglicher Art verwalten.

So sieht Ihre Ausgangssituation aus

Im Projekt AfW – Frühwarnsystem gibt es auch Risiken. Wenn Sie sich nun für die Risiken in diesem Projekt interessieren, könnten Sie natürlich direkt zu der entsprechenden Stelle navigieren. Bei zwei Projekten ist dies bestimmt noch relativ leicht, aber wie sieht es bei acht oder zehn Projekten aus? Wäre es nicht komfortabler, wenn Sie einfach eine Sicht aus dem anderen Projekt anzeigen könnten?

Wie zeige ich eine Sicht eines anderen Projekts an?

Nun, wie zeigen Sie die Risikoliste aus dem Projekt AfW – Frühwarnsystem im Projekt EAM – MobilityEurope an? Drücken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf die Sichtengruppe “Risikomanagement” und wählen Sie “Anpassen”. Es erscheint der Dialog zum Anpassen der in-STEP BLUE Leiste. Unter “Verfügbare Elemente” finden Sie fast ganz am Ende der langen Liste den Eintrag “Sicht eines anderen Projekts”.

Navigieren Sie zu Sicht eines anderen Projekts

Schieben Sie nun bitte über die Pfeiltaste in der Mitte des Dialogs die “Sicht eines anderen Projekts” an die gewünschte Stelle in der Sichtengruppe “Risikomanagement”. Bevor das gelingt werden Sie um die Konfiguration der Sicht gebeten – bis jetzt haben Sie in-STEP BLUE noch nicht mitgeteilt, aus welchem Projekt Sie welche Information mit welcher Sicht haben möchten.

Konfigurieren leicht gemacht

Wählen Sie als erstes das gewünschte Projekt oder die Organisationseinheit aus, aus der Sie die Sicht anzeigen möchten.  Hier im Beispiel ist dies AfW – Frühwarnsystem. Wählen Sie bitte anschließend die entsprechende Sicht – hier die Risikoliste – aus.

Die Auswahl des Projekts und der Sicht

Bestätigen Sie kurz mit “OK” und schon wird die Risikoliste aus AfW – Frühwarnsystem wie gewünscht in Ihrem Projekt EAM – MobilityEurope angezeigt.

Die gewünschte Risikoliste wird angezeigt

Fertig.

Voraussetzungen zum Anzeigen einer Sicht eines anderen Projekts

Natürlich gibt es auch Einschränkungen bei der Anzeige von Sichten anderer Projekte. Als erstes benötigen Sie das Recht, “Eigene Sichten konfigurieren” zu dürfen. Ohne dieses Recht haben Sie keine Chance, eine Sichtengruppe anzupassen und können somit auch keine Sicht eines anderen Projekts anzeigen. Als zweites müssen Sie dem Projekt, aus dem Sie eine Sicht anzeigen wollen, zugeordnet sein. Sind Sie dies nicht, erhalten Sie eine Meldung wie diese:

Eine Fehlermeldung

In dem Projekt, aus dem Sie die Sicht anzeigen wollen, benötigen Sie übrigens kein Recht zur Anpassung von Sichten. Dies benötigen Sie nur in dem Projekt, in dem Sie später die Sicht anzeigen wollen.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser kleinen Funktion? Gerne stehen wir im Support unter service@microtool.de zur Verfügung.