Einsatzplanung und Kalender

Wie nehmen Sie Mitarbeiter am besten an bestimmten Tagen aus der Projektplanung heraus? Dabei sind die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters und die entsprechenden Einstellungen im Kalender des Mitarbeiters zu beachten. Werfen wir doch gemeinsam einen Blick auf die entsprechenden Funktionen.

Die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters

Betrachten wir die Verfügbarkeit, so können Sie unter Grundverfügbarkeit allgemein festlegen, wie viele Stunden seiner Arbeitszeit ein Mitarbeiter in einem Projekt üblicherweise eingeplant werden kann. Der dort eingetragene Wert ist ein Richtwert und wird automatisch in die Verfügbarkeit für eine Organisationseinheit bzw. ein Projekt übernommen, wenn der Mitarbeiter in eine Organisationseinheit oder ein Projekt aufgenommen wird. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die Verfügbarkeit keinen Einfluss auf die Berechnung bei der Projektplanung hat. Das heißt: Auch wenn der Mitarbeiter nicht oder nicht mehr ausreichend verfügbar ist, wird er verplant, sobald er Aktivitäten als Bearbeiter zugewiesen wurde. Das „Zuviel“, das verplant wurde, wird Ihnen in den Ressourcenplanungssichten als Überlastung, also standardmäßig rot, angezeigt.

Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Diese Konflikte können nunaufgelöst werden, indem an den betroffenen Tagen die Einsatzstunden für den Mitarbeiter reduziert werden.

Sie sehen also, die Verfügbarkeit ist ein Maß, mit dem Sie Kapazitäten planen können. Sie können aber die Mitarbeiter mit diesem Hilfsmittel nicht einfach aus der Planung herausnehmen. Das ist ja auch wichtig und richtig so, denn durch Zuordnung oder Abzug von Ressourcen zu bzw. von Projekten soll keine Änderung der Projektplanung und Verschiebung von Terminen bewirkt werden, von denen der Projektleiter gar nichts weiß.

Der Kalender des Mitarbeiters

Aber natürlich können Sie Mitarbeiter trotzdem aus der Planung herauslassen, wenn dies notwendig ist, z.B. wegen Urlaub, Schulungen, Feiertagen oder Ähnlichem. Sie benutzen dafür den Kalender des Mitarbeiters, den Sie in den Eigenschaften des in‑Step-Benutzers unter Arbeitstage ändern finden. Dieser Kalender ist dem Mitarbeiter direkt zugeordnet und dort können Tage als „arbeitsfreie Zeit“ markiert werden.

Arbeitstage ändern

Ist ein Tag auf diese Weise gekennzeichnet, so wird der Mitarbeiter an einem solchen Tag für keine Aktivität eingeplant. Und – dies hat direkte Auswirkung auf die Projektpläne aller Projekte im System, da sich Aktivitäten verlängern, wenn Sie über diesen Tag hinausgehen und sich somit auch Termine von Folgeaktivitäten verschieben können.

Planung des Teameinsatzes

Welche Arten arbeitsfreier Zeit es gibt, können Sie in den Systemeinstellungen festlegen. Hier lassen sich auch unterschiedliche Farben für deren Kennzeichnung im Kalender festlegen.

Die Einträge im Kalender können vom Mitarbeiter selbst vorgenommen werden, sofern er das RechtEigenen Kalender bearbeiten besitzt. Sollen die Kalender der Mitarbeiter von zentraler Stelle gepflegt werden? Das ist in in-Step im Rahmen der Organisationsstruktur möglich. Sie können dem dafür verantwortlichen Mitarbeiter in einer Organisationseinheit das Recht Kalender der Mitarbeiter der Organisationseinheit bearbeiten geben. Damit kann er dann für alle Mitarbeiter, die der Organisationseinheit zugeordnet sind, Einträge in deren Kalender vornehmen.

Nicht nur Mitarbeiter haben Kalender

Unter Umständen tritt die Situation ein, dass an einem Projekt an bestimmten Tagen überhaupt nicht gearbeitet wird. Dies verantwortet dann in der Regel der Projektleiter des betroffenen Projektes und muss dies in seine Planung einbeziehen. Da hier nur die Planung eines einzelnen Projekts betroffen ist, werden die Einträge dafür nicht im Kalender der Mitarbeiter vorgenommen, die systemweit wirken würden, sondern im Projektkalender.

In den Eigenschaften eines Projekts auf der Registerkarte Arbeitszeit finden Sie den Projektkalender wieder unter Arbeitstage ändern. Werden hier Tage als arbeitsfreie Zeit gekennzeichnet, so wirkt dies für alle Mitarbeiter bei allen Aktivitäten innerhalb des Projekts. Es würde also an keiner Aktivität des Projekts an diesen Tagen gearbeitet werden. Termine von Aktivitäten, die über solche Tage hinweg gehen, verschieben sich entsprechend nach hinten.

Feiertage lassen sich übrigens mittels des gleichnamigen Buttons automatisch in die Kalender übernehmen.

Feiertage übernehmen