Interne und externe Informationen

Kennen Sie Erika und Josef schon? Erika und Josef sind der Organisationseinheit Die Firma zugeordnet. Erika ist bei der Firma als Mitarbeiterin angestellt, Josef hingegen ist ein externer Mitarbeiter.

Damit alle Mitarbeiter immer über die aktuellsten Neuigkeiten in der Firma informiert werden, hat sich der Verantwortliche den Produkttyp Information ausgedacht. Es handelt sich dabei um ein normales in-STEP BLUE Bildschirmformular, in dem man öffentliche und interne Informationen textuell erfassen kann. Nur leider sieht auch Josef aktuell die internen Informationen, die er eigentlich nicht sehen soll …

Interne Informationen für externe Mitarbeiter ausblenden

in-STEP BLUE ist Mandanten-fähig, d.h. es bietet Ihnen natürlich die Möglichkeit, interne Informationen auch vertraulich zu behandeln.

Wie stellen Sie dies entsprechend ein? Ganz einfach: definieren Sie bei den Kategorien Gruppen für die Anzeige und Bearbeitung benutzerdefinierter Eigenschaften. Als Administrator öffnen Sie dazu unter Organisationseinheit/Kategorien die Eigenschaften der zugehörigen Kategorie INFORMATION und wechseln auf die Registerkarte Gruppen. Dort definieren Sie eine neue Gruppe Intern. Dieser Gruppe weisen Sie anschließend die Rolle Mitarbeiter zu, die über Lese- und Änderungsrechte verfügen soll.

Durch die Definition der neuen Gruppe hat sich an den Zugriffsrechten auf die im Formular enthaltenen Informationen noch nichts verändert. Dazu müssen Sie im nächsten Schritt der Gruppe benutzerdefinierte Eigenschaften zuordnen, was Sie auf der Registerkarte Eigenschaftstypen tun können. Und schon können interne Informationen nur noch von Benutzern gelesen und geändert werden, die die Rolle Mitarbeiter in der Organisationseinheit besitzen. Öffentliche Informationen hingegen können weiterhin von allen Benutzern in der Organisationseinheit gelesen und bearbeitet werden.

Sicht externer Mitarbeiter anpassen

Aber Sie sind noch nicht ganz fertig, denn in der Sicht Informationen wird Josef weiterhin die Spalte Interne Information angeboten – wenn nun auch ohne Inhalt. Dies unterbinden Sie leicht, indem Sie externen Mitarbeitern eine angepasste Sicht in einer eigenen Sichtengruppe zur Verfügung stellen.

Formularanzeige für externen Mitarbeiter anpassen

Evtl. sind Sie aber nicht noch nicht ganz fertig, denn Josef könnte auch über Formulare an die Informationen gelangen, sofern die entsprechenden internen Informationen nicht ausgeblendet werden.  Um den Reiter für externe Mitarbeiter ganz auszublenden, greifen Sie auf den in-STEP BLUE Formular-Designer zurück. Öffnen Sie Ihre Vorlage für das zu ändernde Formular und markieren Sie die Registerkarte Intern.

Bei der PropertyTypeGroup geben Sie bitte den Namen der Eigenschaftsgruppe an, deren Berechtigungseinstellungen für diesen Reiter gelten sollen. Zusätzlich müssen Sie bei MetaTypePath angeben, in welcher Kategorie diese Gruppe definiert ist. Dies ist notwendig, da man in unterschiedlichen Kategorien gleichnamige Eigenschaftsgruppen definieren könnte, denen jedoch andere Rollen und Rechte zugeordnet sein könnten. Nachdem Sie dies getan haben, geben Sie noch die geänderte Vorlage zurück. Nun sieht Josef im Formular die RegisterkarteIntern nicht mehr.

Noch eine Anmerkung: Die Zuweisung der Eigenschaftsgruppe kann im Formular Designer vollkommen unabhängig von den auf der Registerkarte dargestellten Eigenschaften vorgenommen werden. Sie hätten also beispielsweise auch den Reiter Öffentlich durch die Zuordnung der Eigenschaftsgruppe Intern ausblenden können. Dies wäre jedoch sehr kontraproduktiv für alle Mitarbeiter gewesen.