Projektübergreifendes Controlling

Mit in-STEP BLUE ist es möglich, einen Projektplan mit angepasster Ressourcen- und Kostenplanung zu erstellen. Während der Projektlaufzeit nutzen die Projektmitarbeiter dann die in das Werkzeug integrierte Zeiterfassung, um erbrachte Arbeitsaufwände für die jeweiligen Aktivitäten zurückzumelden. Aber auch während der Projektdurchführung sollen Arbeitsabläufe sowie der Einsatz von Ressourcen optimiert werden. Dazu kann der Projektcontroller spezifische Sichten nutzen, um Abweichungen von gesetzten Terminen, einem Soll/Ist-Vergleich des Ressourceneinsatzes oder Veränderungen in der Kostenstruktur  zu ermitteln.

Eigentlich alles „kalter Kaffee“ – denn all diese Funktionen stehen ja bereits in in-STEP BLUE zur Verfügung. Spannender wird es, wenn

• das Projektcontrolling durch eine zentrale Stelle der Organisation durchgeführt wird, um die Daten für die Analyse zu sammeln und somit auch einen Beitrag für das strategische Projektcontrolling zu liefern.
• der Projektcontroller für ein Programm oder eine Projekt/Teilprojekt-Planung zuständig ist, wo er Daten aus mehreren (aufeinander abgestimmten) Projekten auswerten muss.

Für solche Fälle gibt es eine Funktion in in-STEP BLUE, die eine Aufwands- sowie Kostenauswertung auch über Projektgrenzen hinweg möglich macht.

Die Funktion besteht im Wesentlichen aus zwei Komponenten:

1. Einer neuen Sicht für die systemweite Auswertung, die es Ihnen ermöglicht, Plan- sowie Ist-Aufwände (und Kosten) für Organisationseinheiten und Projekte zu ermitteln.
2. Einer Excel-Vorlage, die mittels einer Makro-Funktion die eingegebenen Daten nach Projekt, Aktivitätund Nutzer strukturiert und somit die Analyse und den Soll/Ist-Vergleich auf der Basis von Pivot-Funktionen ermöglicht.

Den Einsatz zeige ich Ihnen jetzt an einem kleinen Beispiel:

In der Organisation w3flex (also in unserer fiktiven Beispiel-Firma) gibt  es ein neues Kundenprojekt namens „Mobility Europe“. Es besteht aus dem Hauptprojekt sowie Teilprojekten für Sensorik, Software und Industrielle Fertigung.

Organisationsstruktur und Projekte

Karl-Heinz Schmidt ist der Gesamtprojektleiter, der den Teilprojektleitern Vorgaben bezüglich Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung macht.

In der Organisationseinheit „Mobility Europe“ soll der Controller von w3flex die Auswertung durchführen können. Dazu benötigt unser Controller Peter Lichtenstein das Recht, alle Arbeitszeiten der Projekte der Organisationseinheit zu sehen.

Arbeitszeiten aller Projekte

Für Peter Lichtenstein ist eine neue Sicht konfiguriert, die es ihm ermöglicht, für die Projekte von  „Mobility Europe“ die entsprechenden Plan- und Ist-Zeiten der Mitarbeiter strukturiert nach Projekt und Aktivität aufgelistet zu bekommen. Diese Sicht ist verknüpft mit der genannten Excel-Vorlage.

Die Sicht Controlling

Nach dem Klick auf die Sicht öffnet sich dann ein Excel-Dokument. Darin werden – nach Projekt und Aktivität strukturiert – die Plan- und Ist-Zeiten der Mitarbeiter aufgelistet. Mittels der Makro-Funktion Daten formatieren kann daraus dann eine flache Liste generiert werden, die eine Pivot-Auswertung für den Soll/Ist-Vergleich ermöglicht.

Das erzeugte Excel-Dokument mit Plan- und Ist-Zeiten der Mitarbeiter

Nach Formatierung der Daten erfolgt dann im Datenblatt „Pivottabelle“ der Soll/Ist-Vergleich der Mitarbeiter. So lässt sich z.B. tabellarisch sowie grafisch ermitteln, wo Abweichungen zwischen den Soll- und den Ist-Zeiten liegen.

Soll/Ist-Vergleich der Mitarbeiter im Datenblatt „Pivottabelle”

Wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie dieses Feature nutzen wollen? Öffnen Sie eine Ihrer Organisationseinheiten und wählen Sie im Menü Organisationseinheit den Menüpunkt Komponenten ….  Es öffnet sich folgender Dialog:

Komponeten aufrufen

Klicken Sie bitte auf Suchen.

Komponente registrieren

Aktivieren Sie isTimeManExt.dll und Erfasste Arbeitszeiten (MP) und klicken Sie OK. Fügen Sie nun im Fenster Vorlagen die Datei “Zeiterfassung_SollIst.xlsm” hinzu. Die Datei können Sie hier herunterladen.

Die MS Excel Vorlage in in-STEP BLUE aufnehmen

Rufen Sie im Menü Organisationseinheit den Menüpunkt in-STEP BLUE Leiste anpassen… auf und legen Sie eine neue Gruppe Zeiterfassung an.

Neue Sichtengruppe anlegen

Erzeugen Sie eine neue “systemweite Auswertung” und konfigurieren Sie diese entsprechend dieses Beispiels:

Eine Sicht konfigurieren

Wählen Sie bitte auf der Registerkarte Vorlagen als Vorlage “Zeiterfassung_SollIst.xlsm” und geben Sie Zeiterfassung als das zu füllende Arbeitsblatt an.

Die Datei als Vorlage der Sicht zuordnen

Nachdem Sie die Sicht konfiguriert haben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Recht Arbeitszeiten aller Projekte dieser Organisationseinheit sehen besitzen.

Die Rechteeinstellung anpassen

Die zugehörige Excel-Datei können Sie über das Kontextmenü der Sicht öffnen. Durch Klicken der Schaltfläche Daten formatieren werden die Daten so aufbereitet, dass sie bequem mit einer Pivottabelle ausgewertet werden können. Wir haben bereits eine einfache Pivottabelle für Sie vorbereitet. Diese finden Sie auf dem Arbeitsblatt Pivottabelle. Sie muss von Ihnen nur noch aktualisiert werden.

Probieren Sie es doch einmal aus und nutzen Sie in-STEP BLUE auch für das projektübergreifende Controlling. Haben Sie weiterer Vorschläge für die Auswertung? Wir freuen uns auf Ihr Feedback.