Statusberichte per Menübefehl anlegen

Das Erstellen von Projektstatusberichten gehört zum Tagesgeschäft eines Projektleiters. Müssen Sie auch in regelmäßigen Abständen berichten? Dann lassen Sie sich doch von in-STEP BLUE unterstützen: Automatisieren Sie das Anlegen von Statusberichten, indem Sie in-STEP BLUE um einen entsprechenden Kontextmenübefehl erweitern. Sie brauchen Projekt-Administratorrechte und einen passenden Produkttyp.

So legen Sie Layout und Struktur Ihrer Berichte fest

Über den Produkttyp – er heißt hier einfach Projektstatusbericht – geben Sie per Vorlagendatei Layout und Struktur Ihrer Berichte vor. Die Vorlage für einen Statusbericht sieht in der in-STEP BLUE CoreProcess Edition z.B. so aus:

Vorlage Projektstatusbericht

Diverse Informationen wie den Namen des Projekts oder benutzerdefinierte Eigenschaften der zugewiesenen Kategorie können Sie über Dokumenteigenschaften direkt aus in‑STEP BLUE in Ihre Statusberichte übernehmen. Außerdem können Sie Ihre Word-Vorlagen so vorbereiten, dass Auswertungen später einfach per Doppelklick in den Bericht eingefügt werden können. Sie müssen nur auf der Registerkarte Add-Ins in-Step Reporting starten und die Option Schaltfläche erzeugen markieren.

Reporting leicht gemacht

Mit einem Klick auf Start fügen Sie dann an der Cursorposition eine Makroschaltfläche zum Aufruf der markierten Auswertung ein. Das sieht dann z.B. so aus:

Makroschaltfläche zum Einfügen der Risikoliste

Sofern es in Ihrem Projekt noch keinen Produkttyp mit passender Vorlage gibt, müssen Sie als Erstes einen passenden Produkttyp definieren.

So legen Sie einen Produkttyp für Statusberichte an

Am schnellsten geht das so: Ziehen Sie die Vorlage für den Statusreport per Drag & Drop aus dem Windows Explorer auf den passenden Ordner im Vorlagenverzeichnis Ihres Projekts. Das Vorlagenverzeichnis öffnen Sie in der in-STEP BLUE CoreProcess Edition z.B. mit Vorlagen in der Gruppe Prozessmanagement der in-STEP BLUE Leiste.

In der Sicht Datei-/Produkttypen (Sie finden sie ebenfalls in der Gruppe Prozessmanagement) fügen Sie nun den Produkttyp mit Neu – in der Symbolleiste der Sicht oder im Kontextmenü des Ordners – hinzu.

Anlegen und schon sind Sie startklar

Sie müssen den Namen vergeben, die Instanzkategorie wählen und die Vorlage zuweisen. Die Instanzkategorie entscheidet darüber, welche benutzerdefinierten Eigenschaften für die Beschreibung von Produkten dieses Typs angeboten werden. Vergessen Sie auch nicht, die passende Kardinalität – hier 0..*– zu setzen, denn in Ihrem Projekt soll es ja mehrere Projektstatusberichte geben.

Die notwendigen Vorarbeiten sind damit abgeschlossen. Ausführliche Informationen zur Beschreibung von Produkttypen finden Sie im Konfigurationshandbuch von in‑STEP BLUE.

So fügen Sie den Menübefehl Statusberichte anlegen hinzu

Kontextmenübefehle zum Anlegen von Produkten erstellen Sie durch die Konfiguration des Command-Servers … für Produkte (CoreProcess). Dieser Command-Server ist – anders als der Name vermuten lässt – nicht nur Bestandteil der in‑STEP BLUE CoreProcess Edition, sondern in jeder in‑STEP BLUE Edition enthalten.

Öffnen Sie den Komponentendialog mit Projekt/Komponenten und markieren Sie dort unterCommandServer/isExtension.ICommandServer den Eintrag … für Produkte (CoreProcess).

Den CommandServer auswählen

Hinweis: Wenn Ihnen dieser Eintrag nicht zur Verfügung steht, z.B. weil Ihr Prozess nicht auf dem CoreProcess basiert, klicken Sie auf Registrieren und wählen Sie im Folgedialog die Datei CoreProcExtension.dll aus dem in‑STEP BLUE Installationsverzeichnis aus. Im Folgedialog markieren Sie den Eintrag … für Produkte (CoreProcess) und übernehmen Ihre Auswahl mit OK.

Jetzt können Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren klicken und es wird ein Dialog mit der Liste der verfügbaren Befehle dieses Command-Servers geöffnet. Hier können Sie jetzt eigene Menübefehle hinzufügen.

Verfügbare Befehle anzeigen

Achtung: Wenn der von Ihnen eingesetzte Prozess nicht auf dem CoreProcess basiert, deaktivieren Sie bitte alle mit<Standard> gekennzeichneten Befehle. Anderenfalls erhalten Sie später in den Sichten, denen Sie diesen Command-Server zuordnen, Fehlermeldungen, weil nötige Eigenschaften/Produkttypen nicht existieren.

Klicken Sie in der Symbolleiste des Dialogs auf Neuer Befehl/Produkte über Zeitraum anlegen, um einen Menübefehl zum Anlegen von Projektstatusberichten zu definieren.

Statusberichte über die Zeit anlegen

Im Folgedialog legen Sie unter Beschriftung den Namen des Befehls fest, der im Kontextmenü angezeigt werden soll – hier soll er einfach Statusberichte anlegen heißen – und weisen unter Produkttyp Projektstatusreport zu.

Im Beispiel sollen die Projektstatusberichte monatlich erstellt werden, alternativ können Sie als Intervall auch wöchentlich wählen.

Im Abschnitt Produktnamen bestimmen Sie, nach welchem Muster die anzulegenden Reports benannt werden. Dabei können Sie Platzhalter verwenden: Klicken Sie die gleichnamige Schaltfläche an und markieren Sie das Kontrollkästchen der gewünschten Elemente. Wie die verwendeten Platzhalter ausgewertet werden, können Sie im Feld Vorschau sofort überprüfen. In unserem Beispiel wird der Name mit dem Suffix für Erstellungsmonat und -jahr ergänzt.

Nachdem Sie die Angaben im Konfigurationsdialog mit OK übernommen haben, können Sie mit einem Klick auf die […] in der Spalte Rollen noch festlegen, ob und welche Rolle ein Mitarbeiter besitzen muss, damit er den Befehl ausführen kann.

Der Befehl zum Statusbericht anlegen

Vergeben Sie abschließend mit Befehl/Hilfe-ID setzen eine passende Hilfe-ID oder tragen Sie eine Null ein, wenn Sie kein eigenes Hilfe-Thema vorgesehen haben. Mit einem letzten Klick auf OK schließen Sie die Konfiguration ab.

Und so sieht das Ergebnis aus

Ist der Command-Server … für Produkte (CoreProcess) in den Eigenschaften einer Sicht auf der Registerkarte Menüpunkte aktiviert, können Sie nun mehrere Projektstatusberichte in einem Arbeitsschritt anlegen. Dafür finden Sie jetzt im Kontextmenü des Verzeichnisses, in dem Sie verwaltet werden, den neuen Befehl Statusberichte anlegen. Er öffnet einen Dialog, in dem Sie nur noch den Zeitraum festlegen müssen, für den monatlich ein Bericht angelegt wird.

Das gewünschte Ergebnis

Fertig. Melden Sie sich bitte bei uns unter service@microtool.de bzw. 030/467086-20 falls Sie Fragen zum Anlegen von Statusberichten haben.