Vom Projektantrag zum initialisierten Projekt

Mit in-STEP BLUE können Sie Projektanträge strukturiert erfassen und natürlich bewerten. Die Bewertungen lassen sich leicht visualisieren oder in übersichtlichen Sichten miteinander vergleichen. Wie gehen Sie aber vor, wenn Sie Projektanträge in einer Organisationseinheit verwalten und direkt beim Genehmigen eines Projektantrags ein neues Projekt anlegen wollen?

Die Eingangsaktion der mitgelieferten Vorlage

In in-STEP BLUE finden Sie den Vorlagen für Organisationseinheiten einen Prozess zum Anlegen von Projekten beziehungsweise Organisationseinheiten. Dort ist eine Eingangsaktion für den Zustand “genehmigt” wie folgt definiert:

Eingangsaktion für den Zustand “genehmigt”

Der Projektleiter des neuen Projekts müsste nun in der Folge jedoch das Projekt manuell mit einer Projekt-Vorlage initialisieren. Wenn Sie diesen Schritt automatisiert durchführen lassen wollen, können Sie die Zustandsaktion “Projekt initialisieren” nutzen.

Auf dem Weg zur Initialisierung

Die Initialisierung eines Projekts kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. Synchron, das heißt der Benutzer wartet bis das Projekt initialisiert ist oder
2. asynchron über den in-STEP BLUE Task-Manager. Der Task-Manager muss natürlich für das System aktiviert sein.

Wenn Sie die asynchrone Lösung verwenden wollen, definieren Sie bitte für den Projektantrag drei neue Zustände:

1. “Projekt wird initialisiert” – Als Zwischenschritt für die asynchrone Initialisierung. In diesem Zustand kann kein Benutzer den Zustand des Projektantrags ändern.
2. “Projekt initialisiert” – Der Projektantrag soll in diesen Zustand wechseln, wenn die Initialisierung erfolgreich durchgeführt wurde.
3. “fehlgeschlagen” – Der Projektantrag soll in diesen Zustand wechseln, wenn die Initialisierung fehlgeschlagen ist.

Drei neue Zustände für den Projektantrag

Definieren Sie bitte zusätzlich drei neue Ereignisse: “Projekt initialisieren”, “Projektinitialisierung erfolgreich” und “Projektinitialisierung fehlgeschlagen”.

Drei neue Ereignisse für den Projektantrag

Bei der asynchronen Initialisierung werden die Ereignisse nur über den Task-Manager oder eine Zustandsaktion ausgeführt. Der Anwender selbst bekommt diese Aktion nicht als Befehl angeboten. Entsprechend ergeben sich folgende neue Zustandsübergänge:

Die Zustandsübergänge für den Projektantrag

Folgende Informationen stecken in den definierten Zustandsübergängen:

• Ein genehmigter Projektantrag wechselt über das Ereignis „Projekt initialisieren“ in den Zustand „Projekt wird initialisiert“. Damit wird dem Anwender signalisiert, dass sich dieses Projekt zum Antrag noch in der Vorbereitung befindet.
• Aus „Projekt wird initialisiert“ wird nun entweder in den erfolgreichen Zustand „Projekt initialisiert“ oder in den fehlgeschlagenen gewechselt. Je nachdem, welches Ereignis aufgerufen wird.
• Aus dem fehlgeschlagenen Zustand kann der Projektantrag erneut genehmigt werden.

Außer von “fehlgeschlagen” nach “genehmigt” sind die neuen Übergänge nicht sichtbar und werden den Anwendern im Kontextmenü des Projektantrags nicht als Ereignis angeboten.

Definieren Sie nun noch die eigentliche Initialisierungsaktion und zwar als Eingangsaktion im Zustandsautomaten des Projektantrags direkt unterhalb der Anlegeaktion des Projekts.

Die Aktion zur Initialisierung des Projekts

Nach welchem Prozess soll denn Ihr Projekt durchgeführt werden? Zum Testen der Initialisierung könnten Sie beispielsweise das “SimpleProject” von in-STEP BLUE nutzen und es als Vorlage verwenden:

Projekt als Vorlage verwenden

Da sich der Projektantrag nach dem Ausführen der Aktionen weiterhin im Zustand “genehmigt“ befindet, sollte abschließend ein Ereignis an den Projektantrag selbst gesendet werden, das zum Zustandsübergang nach „Projekt wird initialisiert“ führt. Dies erreichen Sie beispielsweise durch die Definition einer neuer Zustandsaktion “Aktivitäten und Produkte benachrichtigen”. Alternativ könnten Sie auch eine Eingangsaktion festlegen.

An den Projektantrag ein Ereignis senden

Sobald Sie nun einen Projektantrag genehmigen, verschwindet dieser wie gehabt aus der Sicht “Offene Projektanträge”. Gleichzeitig wird aber die Initialisierung des Projekts auf Basis des “SimpleProjectTemplates” asynchron auf dem Server durch einen Prozess des Task-Managers ausgeführt. Sie können somit weiter ohne jegliche Einschränkung mit in-STEP BLUE arbeiten und müssen nicht auf die Fertigstellung der Initialisierung warten.

Zwei kleine Anmerkungen:

1. Wenn Sie möchten, können Sie als Eingangsaktion für „Projekt initialisieren“ und „fehlgeschlagen“ auch den Antragsteller bzw. den genehmigenden Benutzer benachrichtigen.
2. Vielleicht erscheint die automatische Initialisierung von Projekten aus Projektanträgen etwas “umfassend”, an sich ist sie aber sehr leicht zu realisieren. Und ist sie erst einmal umgesetzt, spart sie regelmäßig viel Zeit. Zusätzlich stehen wir natürlich auf für Rückfragen und Hinweise sehr gerne unter service@microtool.de zur Verfügung.