Alles muss man selber machen lassen

Ein netter Titel heute, nicht? Ich muss zugeben, dass er kein Werk meiner eigenen Wortschöpfung (oder Satzschöpfung) ist. Dieser Satz stammt aus dem fast gleichnamigen Lied von Deichkind, einer recht bekannten Band aus Hamburg. Und wie es der Songname anklingen lässt, singt sie dort nicht selbst, sondern lässt das eine Reihe anderer Künstlern tun. Ziemlich praktisch.

Wäre es nicht schön, wenn man das auch selbst im Berufsalltag machen könnte? Wahrscheinlich wirft nun der bzw. die eine oder andere ein, dass das schon längst Realität sei. Und häufig ist man selbst der- oder diejenige, bei dem/der der Stapel an Aufgaben landet. Also ist es nicht verwunderlich, wenn doch eher negative Assoziationen mit diesem Satz entstehen. Dabei muss das gar nicht so sein. Denn solange nicht andere Personen meine Arbeit aufgebürdet bekommen, ist das Konzept des „Machenlassens“ gar nicht mal so übel. Mehr noch: Es erleichtert den Alltag und spart Zeit, da man sich auf anderen Aufgaben konzentrieren kann, während nebenbei Arbeit erledigt wird, voll automatisch und – das ist die Hauptsache – durch maschinelle Unterstützung. Auch im Requirements Engineering und Projektmanagement ist das möglich. Wie soll das funktionieren?

In objectiF RPM gibt es dafür den sogenannten Task Manager, den ich Ihnen heute gern vorstellen möchte.

“Einmal bitte jeden Monat den Projektbericht, danke!”

Was ist der Task Manager?

Den Begriff “Task Manager” kennen Sie bestimmt aus Microsoft Windows:

Dort ist er ein Fenster, das Ihnen alle aktiven Prozesse und Aufgaben (Tasks) auflistet, die Sie dort weiter bearbeiten können; z.B. stoppen Sie einen Prozess, falls eine Anwendung abgestürzt ist.

In objectiF RPM ist der Task Manager ein Hilfsmittel, in das Sie zentral permanente und wiederkehrende Aufgaben hinterlegen können. Von der technischen Seite aus betrachtet, werden diese Tasks durch den Server im Hintergrund erledigt, sodass Sie im Client weiter in Ihren Projekten arbeiten und sich anderen Aufgaben zuwenden können. Das bedeutet in Anwendungsfällen ausgedrückt:

Möchten Sie z.B. jede Woche die Key Performance Indikatoren (KPI) des Projekts berechnen oder brauchen Sie einmal im Monat einen ausführlichen Projektbericht, den Sie als Dokument an die Stakeholder weitergeben können, dann richten Sie diese Aufgaben im Task Manager ein und sparen Sie sich diese manuelle Handarbeit in den Projekten. Der Task Manager führt die Berechnung der KPI im Hintergrund durch oder erzeugt in regelmäßigen Abständen das von Ihnen gewünschte Dokument aus den Arbeitsergebnissen.

Die Funktionen im Überblick

Den Task Manager gibt es für Organisationen und für Projekte. In den Projekten lassen sich folgende Tasks anlegen:

• Terminfälligkeiten prüfen
• Projekt neu berechnen
• Performance-Indikatoren berechnen
• Revision erstellen
• Cumulative Flow Diagram berechnen
• Dokument generieren
• E-Mails abrufen
• Aktivitätsreferenz aktualisieren

Zu den zwei Tasks “Performance-Indikatoren berechnen” und “Dokument generieren” habe ich ja bereits ein paar Worte verloren. Sehr praktisch sind auch zum

Beispiel: Terminfälligkeiten prüfen

Sie könnten jede Nacht prüfen lassen, ob es verzögerte Aktivitäten gibt. Gleichzeitig wäre es möglich, die Dauer der Verzögerung in dieser Prüfung zu berücksichtigen. Alle Aktivitäten, deren Verzögerung unter drei Tagen liegt, erhalten so z.B. ein gelbes Warnsymbol. Mehr als drei Tage verzögerte Aktivitäten werden Ihnen am nächsten Morgen mit einem roten Icon angezeigt. Zusätzlich könnten Sie ein weiteres Ereignis dieser Prüfung anhängen. Beispielsweise lassen sich automatisch E-Mails an definierte Benutzer senden, wenn lang verzögerte Aktivitäten gefunden werden.

Beispiel: Revision erstellen

Dieser Task eignet sich, um in regelmäßigen Abständen Baselines zu ziehen. Sie können hier z.B. in objectiF RPM eine Elementgruppe angeben, die das Release-Backlog und dazugehörige Dokumente sowie Testfälle enthält. Jeden Monat erstellt das Tool dann automatisch eine Revision d.h. eine Version dieser Gruppe. So schaffen Sie unveränderliche Referenzpunkte. Mehr zu Baselines können Sie übrigens hier lesen.

Für jeden dieser Tasks lässt sich immer ein Zeitraum, in dem er ausgeführt werden soll, angeben sowie das von Ihnen gewünschte Intervall (jeden Arbeitstag, jede Woche, jeden Monat usw.)

So legen Sie eine Task an. Der Task Manager listet alle definierten Tasks auf.

Fazit

Der Task Manager übernimmt für Sie Handgriffe, die Sie ansonsten selbst durchführen müssten – und das voll automatisch, ohne davon während Ihrer Arbeit gestört zu werden. Das spart Zeit und Nerven. Wenn Sie selbst einmal damit arbeiten möchten, dann laden Sie sich gern unsere kostenlose Trial Edition von objectiF RPM herunter.

Ich wünsche ein fröhliches Machenlassen und erholsame Osterfeiertage!