Aufzeichnungen vor Änderungen und Manipulation schützen

Anforderungspezifikationen, Protokolle, E-Mails, Änderungsanträge, Ergebnisse aus Interviews, Leistungsbewertungen und Fragebögen – im Requirements Engineering müssen ganz unterschiedliche Informationen dokumentiert werden, die in den einzelnen Aktivitäten anfallen oder erarbeitet werden. Denn eines ist sicher: Nur was klar umrissen wurde, lässt sich im Anschluss auch richtig entwickeln. Lesbarkeit, Verständlichkeit, Verfolgbarkeit und Transparenz werden demnach nur durch eine strukturierte Dokumentation gewährleistet.

Der Lebenszyklus eines Dokuments

Ein Dokument durchläuft häufig verschiedene Bearbeitungszustände: So befindet es sich beispielsweise noch in der Planungsphase, ist in Bearbeitung, wurde zum Review vorgelegt oder ist längst freigegeben. Das Dokument befindet sich demnach fortwährend in einem Lebenszyklus, der natürlich nicht immer nur in eine Richtung verläuft. Überarbeitungen, Änderungen, Updates können Schriftstücke auch ergänzen oder korrigieren. In manchen Fällen sollen Dokumente nach Fertigstellung aber auch exakt in ihrem Zustand verbleiben.

In objectiF RPM wird dieser Lebenszyklus durch einen Zustandsautomaten definiert. Und der Zustandsautomat beschreibt hierbei, welche Ereignisse eintreten bzw. welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Zustandswechsel vollzogen wird und welche Aktionen ausgeführt werden, wenn ein Zustandswechsel eintritt bzw. ein Zustand erreicht ist.

Sie finden den Zustandsautomaten für Dokumente in der Ansicht Einstellungen anzeigen und dort unter Zustandsautomaten > … für Dokument. Darüber können Sie Bearbeitungszustände anpassen, löschen oder gänzlich neue hinzufügen. Und natürlich sind Zustandsautomaten nicht nur auf Dokumente beschränkt. Auch für Anforderungen, Use Cases, Testfälle usw. werden eigene Zustandsautomaten genutzt.

Berechtigungen in objectiF RPM erteilen

In diesem Beitrag soll es jedoch vorrangig um ein neues Feature gehen, das microTOOL ab Version 5.2 von objectiF RPM integriert hat: Zustandsbezogene Berechtigungen erteilen.

Hierzu ein Beispiel: Ein Schriftstück, das ab einem bestimmten Zustand nicht mehr verändert werden soll – um beispielsweise Manipulation oder ungewünschte Änderungen zu unterbinden – soll Nutzern ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zugänglich sein. Das könnte zum Beispiel im Zustand freigegeben sein. Man spricht in Fachkreisen auch von einer sogenannten Aufzeichnung.
Aufzeichnungen besitzen somit einen Nachweischarakter: Sie dienen beispielsweise als Nachweis für erreichte Ergebnisse, als Nachweis zur Erfüllung von Anforderungen oder der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. Protokolle, Leistungsbewertungen oder Prüfberichte fallen daher meist unter diese Kategorie. Sie werden einmalig erstellt und bleiben dann so wie sie sind, schließlich ändern sich ihre Informationen nicht mehr.

Über einen Befehl können Sie daher den Zuständen – zum Beispiel in einem Zustandsdiagramm – gewisse Rechte zuweisen, die es nur bestimmten Benutzern ermöglichen, Zustandsänderungen vorzunehmen. Sie können aber auch das Gegenteil einstellen und Personen und Gruppen komplett ausschließen, so wie es bei Aufzeichnungen eben der Fall sein soll.
Über das Kontextmenü wählen Sie hierzu bei einem Zustand den Befehl Berechtigungen bearbeiten.

Im folgenden Dialogfenster können Sie über den Plus-Button berechtigte bzw. nichtberechtigte Gruppen und Benutzer auswählen.

Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, steht es Ihnen nun frei, ob und welche Rechte Sie den vorher ausgewählten Benutzern zuweisen möchten. Wenn Sie diesen beispielsweise keine Zustandsänderungen einräumen wollen, dann deaktivieren Sie das Häkchen im entsprechenden Feld. Mit OK bestätigen Sie erneut.

Ist ein Benutzer übrigens in mehreren Gruppen vertreten (zum Beispiel in den Gruppen „Team“ und „Projektmanager“), erhält der Nutzer automatisch das höchste Recht, das zuvor für eine Gruppe definiert wurde.
Beispiel: Kann die Gruppe „Team“ generell keine Zustandsänderungen ab einem gewissen Zustand mehr vornehmen, wäre der Projektmanager dazu allerdings in der Lage, wenn Sie ihm zuvor entsprechende Rechte eingeräumt haben, auch wenn er weiterhin in der Gruppe „Team“ vertreten ist.
Im Kontextmenü eines Elements werden den Benutzern anschließend – je nach Rechtevergabe – entweder gar keine Optionen angeboten oder aber es erscheinen die Befehle Anzeigen zum Lesen bzw. Bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen.

Sie sehen also, so bleiben Ihre Dokumente vor unliebsamen Überraschungen geschützt.

Fazit

Wenn Sie bestimmte Benutzergruppen von Zustandsänderungen ausschließen möchten, um beispielsweise Dokumente vor Missbrauch oder ungewünschten Änderungen zu schützen, können Sie seit der Version 5.2 von objectiF RPM die Funktion Berechtigung bearbeiten verwenden. So können Sie etwa festlegen, dass ein bereits freigegebenes Dokument anschließend nur noch vom Projektmanager in den Zustand in Bearbeitung zurückversetzt werden kann – oder im Falle einer Aufzeichnung auch gar nicht mehr bearbeitet werden darf.

Selbstverständlich sind Berechtigungen nicht nur auf Dokumente und Zustände beschränkt, denn in jedem Projekt gibt es sensible Daten, die ein Benutzer nicht sehen, ändern oder löschen soll. In objectiF RPM können Sie als Administrator in einem Projekt für Packages, Abfragen, Sichten und Verzeichnisse Zugriffsrechte einstellen. Über diese legen Sie fest, wer diese Elemente sehen, bearbeiten, anlegen, löschen oder den Zustand ändern darf.

Alle Änderungen, neuen Funktionen oder Fehlerbehebungen zur Version 5.2 finden Sie wie immer übersichtlich im aktuellen Changelog – oder auch in diesem Video.

Neugierig? Laden Sie sich doch jetzt Ihr kostenloses 30 Tage gültiges Trial von objectiF RPM herunter und probieren Sie die neuen Möglichkeiten gleich einmal aus. Feedback erwünscht :)