Funktionsbereiche – Fokus auf das Wesentliche

Eine Software für das ganze Unternehmen, das hat viele Vorteile. Alle können auf relevante Daten zugreifen, man kann abteilungsübergreifend arbeiten, kein zeitraubendes Exportieren der Daten für den anderen, und man verliert nicht den Überblick. Von der Zeiterfassung eines einzelnen Teammitglieds bis hin zur Projektübersicht aller Abteilungen eines Unternehmens. Das ist notwendig, gerade in der heutigen Zeit, wo ein Unternehmen auf viele Unbekannte während der laufenden Projekte schnell reagieren muss. Unser Tool objectiF RPM ist genau so eine große Hilfe für Unternehmen, eine plattformübergreifende Software mit vielen Funktionen zur Abdeckung aller Themenbereiche angefangen bei der Definition einer Anforderung bis hin zur Abbildung eines Zustandsautomaten.

Doch viele Funktionen haben auch ein umfangreiches Kontextmenü zur Folge. Und diese vielen Möglichkeiten helfen nur dem, der weiß, wie man sie anwendet. Gerade bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, kann so ein großes Kontextmenü oft zur Verwirrung beitragen. Das erschwert den Einstieg in die Arbeit beträchtlich. Einige unserer Kunden haben uns auf diesen Punkt angesprochen und wir haben uns dazu Gedanken gemacht.

Weniger ist mehr und schneller

Mit dem kommenden Release von objectiF RPM 5.2 ist es ganz einfach möglich, jedem Mitarbeiter eine Rolle mit entsprechenden Zugriffen und Berechtigungen zuzuweisen. Entsprechend ihrer Aufgaben im Unternehmen verhilft ein schlankes und zugeschnittenes Kontextmenü zu einem einfachen und schnellen Einstieg in die Software. Diese Einschränkung der Rechte wird im 1. Schritt durch das Anlegen eines Functional Scope (Funktionsbereichs) realisiert. Der 2. Schritt besteht aus der Zuweisung von Berechtigungen, bestimmte Unternehmensbereiche wie beispielsweise „Systemarchitektur“ einsehen oder bearbeiten zu dürfen. Eine durchdachte Kombination aus angepasstem Kontextmenü (1. die Frage nach dem „Was“) und eingeschränkten Bereich (2. die Frage nach dem „Wo“) ermöglicht eine genaue Steuerung der Nutzungsumgebung eines Projektmitarbeiters und erhöht die Usability der Software.

Wie funktioniert’s – Anlegen eines Functional Scope

Gehen sie in den Bereich „Einstellungen“ und legen Sie dort über das Kontextmenü einen „Functional Scope“ an. Öffnen Sie über das Kontextmenü den Funktionsbereich.

Abb. 1: Ansicht des Konfigurationsbereichs “Functional Scope”

Im Bereich 1 (Abb. 1), dem Konfigurationsbereich, sehen Sie in der 1. Spalte alle Stereotypen aufgezeigt, denen Sie Rechte, angezeigt in den weiteren Spalten, wie:

• Anzeigen
• Lesen
• Schreiben
• Anlegen
• Löschen
• Zustand ändern

vergeben können. Wenn Sie beispielsweise den Funktionsbereich eines Testers definieren, wählen Sie den Stereotyp „Test Case“ an. Dann vergeben Sie die gewünschten Rechte. In Abb. 2 bekommt der Tester die Rechte „Anzeigen“, „Lesen“ und „Schreiben“. Unter dem Stereotyp „Test Case“ befinden sich die dazugehörigen Kommandos. Im nächsten Schritt können sie mittels Aktivierung/Deaktivierung der Kommando-Buttons, die Nutzungsumgebung des Testers weiter verfeinern. In unserem Beispiel wurde durch Deaktivierung des Kommandos „Exportieren“ der Zugriff des Testers eingeschränkt. Dadurch kann er nicht mehr über das Kontextmenü einen Testfall in einem XML Austauschformat exportieren.

Abb. 2: Zuweisung von Rechten für spezielle Kommandos

Um Ihnen die Definition zu erleichtern, finden Sie im Bereich 2 eine Erweiterung des Konfigurationsbereichs. Hier können Sie mit einem Klick für alle Stereotypen bestimmte Zugriffe vergeben und müssen nicht jeden Stereotyp einzeln anwählen. Beispielsweise können Sie für einen Product Owner im Bereich 2 den Zugriff „Anzeigen“ wählen und danach deaktivieren Sie diese Funktion für ausgewählte Stereotypen, die dem Product Owner nicht angezeigt werden sollen.

Weiterhin wird Ihnen noch die Arbeit durch den Bereich 3 „beinhaltete Funktionsbereiche“ vereinfacht. Dieser Dialog erlaubt eine Schachtelung der Zugriffsrechte. Hierarchisch aufgebaut kann man erst einen Funktionsbereich für einen Tester anlegen. In diesem Bereich werden dem Teammitglied z.B. Test Cases angezeigt, er kann den Zustand ändern und Bugs ableiten. Als Rolle des Abteilungsleiters im Testmanagement kann man dann aufbauend auf diesen Funktionsbereich weitere Zugriffe wie Test löschen, Test anlegen oder den Zustand der dazugehörigen Anforderung ändern. Diese gestaffelt aufgebaute Rechtevergabe vermeidet unnötige Klicks und spart Zeit.

Im letzten Schritt weisen Sie den erstellten Functional Scope den gewünschten Mitarbeitern in der Projektgruppe zu.

Abb. 3: Functional Scope der Projektgruppe zuweisen

Wir haben es für Sie im Video Schritt für Schritt erklärt:

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Wenn sich jetzt Ihr Teammitglied in objectiF RPM einloggt, stehen ihm die von Ihnen definierten Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung (siehe Abb. 4). Keine Verwirrung durch unbekannte Möglichkeiten, keine Ablenkung durch irrelevante Optionen – das erleichtert nicht nur den Einstieg in die Software. Der tägliche Umgang mit einem Programm, welches genau die Funktionen zur Verfügung stellt, die ihr Projektmitarbeiter benötigt, ermöglicht ein effektives und schnelles Arbeiten.

Abb. 4: Der Vergleich zeigt im Ergebnis eine schlankes und zugeschnittenes Kontextmenü

So, das „Was“, also welche Zugriffe der Teammitarbeiter haben darf, ist definiert. Kommen wir nun zu der Frage „Wo“?

Wie funktioniert’s – Zugriffe einschränken, Rechte zuweisen

Ein Requirements Engineer muss Vollzugriff auf alle Anforderungen haben, ein Projektmanager benötigt Einsicht in die Bereiche Planung und Steuerung, jedoch ist das nicht die Domäne eines Testers. Er muss lediglich Anforderungen lesen können und in der Lage sein, Tests zum Projekt einsehen und bearbeiten zu können.

Die Vergabe der Rechte ist einfach zu realisieren:

1. Wählen Sie den Bereich (Package), der nicht sichtbar sein soll und gehen Sie ins Kontextmenü zu „Berechtigungen bearbeiten“.
2. Im folgenden Dialog tragen Sie das Teammitglied/die Gruppe ein, dem/der Sie Berechtigungen für das gewählte Package zuweisen wollen. Abschließend weisen sie die gewünschten Berechtigungen zu.

Schon ist das „Wo“ definiert. So kann jedes Teammitglied in seinem abteilungsspezifischen Bereich mit einem schlanken, zugeschnittenen Kontextmenü, die ihm zugetragenen Tasks erledigen.

Abb. 5: Projektmitarbeitern ausgewählte Berechtigungen zuweisen

Traceability – mehr Einsicht, weniger Unstimmigkeit

Und die ganze Festlegung kann man auch für den Kunden des Projekts realisieren. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Projekt, sagen wir ein Software Projekt. Wäre es nicht vorteilhaft, wenn Ihr Kunde ebenso Zugriff auf die von ihm gewünschten Anforderungen hat? Und er könnte Anforderungen, die im Laufe der Entwicklung dazukommen, einfach anlegen? Oder er kann Anforderungen zurückstellen, die aufgrund finanzieller Veränderungen nicht mehr im Budget sind? Die Einbindung in das Projekt könnte leichtgängig über einen Web-Client erfolgen, eine zeitaufwändige Installation der Software wäre nicht nötig.

Dazu brauchen Sie Möglichkeiten der Anpassung des Kontextmenüs und der Zuweisung von Berechtigungen, und die haben wir mit der kommenden Version geschaffen. Mit objectiF RPM 5.2 ermöglichen Sie ihren Kunden den nötigen Einblick in das gemeinsame Projekt und können von Beginn an Traceability gewährleisten. Mehr Einsicht, weniger Unstimmigkeit, rechtzeitig auf Änderungen reagieren – Vorteile, die in der heutigen, dynamischen Projektwelt mehr als nötig sind.