Immer mit Plan: MS Project Import nach objectiF RPM

Wer sich für den Einsatz von objectiF RPM entscheidet – in einem Unternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung – hat gute Gründe dafür, z. B.:

• Das Auflösen von Tool-Inseln für mehr Nachvollziehbarkeit in Projekten von den Geschäftsanforderungen bis zur Lösung
• Einheitliche Workflows und Revisionssicherheit für eine höhere Compliance und Prozessqualität
• Enge Kollaboration aller Beteiligten statt Denken in Silos
• Mehr Agilität bei der Umsetzung von Geschäfts- und Projektzielen in einem sich schnell ändernden Umfeld.

Als integrierte Unternehmenslösung für Projektplanung und -steuerung, Requirements Engineering, Testmanagement und Programm- bzw. Multi-Projektmanagement ermöglicht objectiF RPM genau das. Allerdings: In jeder Organisation trifft objectiF RPM auf einige „Eh-da“- oder „Schon-da“-Tools.

Zu den Tools, die „eh da” sind, gehört MS Excel. In Projekten wird es oft für alles genutzt, was sich irgendwie in Tabellenform bringen lässt. Dazu gehört auch die aktivitätsorientierte Projektplanung. Um Ergebnisse – wie Aktivitäten – aus einer MS Excel Datei nach objectiF RPM zu überführen, gibt es schon seit einiger Zeit eine Import-Schnittstelle.

Für die Projektplanung ist oft schon ein anderes, spezialisiertes Tool da: MS Project. Grund genug also, um eine Import-Funktion bereitzustellen, mit der Projektpläne aus MS Project nach objectiF RPM übernommen werden können. Seit der Version 6.1 von objectiF RPM gibt es diese Funktion. Was sie genau leistet, darum soll es im Folgenden gehen.

Wie funktioniert der Import?

Der MS Project Import läuft dateibasiert ab. Dabei wird die ASPOSE-Technologie verwendet. Für Sie heißt das: MS Project muss auf Ihrem Rechner nicht installiert sein. Für den Import benötigen Sie lediglich eine MS Project Datei (ab Version 2007). Diese Datei nehmen Sie – am einfachsten per Drag & Drop – in ein Dateiverzeichnis von objectiF RPM auf. Wie es dann weitergeht, zeigt Ihnen das nachfolgende kurze Video.

In diesem Video sehen Sie, wie der MS Project Import nach objectiF RPM funktioniert, und Sie erfahren, wie Sie damit umgehen, wenn Sie nach dem Import einen neuen aktualisierten Stand der MS Project Datei bekommen.

Was genau wird importiert?

Aus MS Project werden übernommen:

• Phasen/Aktivitäten/Meilensteine mit Start- und Enddatum
• Aufwand und Dauer der Aktivitäten
• Kontrollflüsse zwischen den Aktivitäten
• Projektmitarbeiter (falls in objectiF RPM noch nicht vorhanden) und ihre Projektverfügbarkeit
• Mitarbeiterzuordnungen zu den Aktivitäten inklusive ihres Einsatzes
• Einschränkungsarten von Aktivitäten („so früh wie möglich“, „startet nicht früher als“, „muss enden am“ etc.)

Mit diesen Informationen wird das in jedem objectiF RPM Projekt vorhandene Gantt-Diagramm automatisch ergänzt.

Was ist beim Import zu beachten?

Start – Aufwand – Ende

Der Import von Aktivitäten erfolgt aufwands- und Startdatum-bezogen. Das heißt, für eine Aktivität werden beim Import das Startdatum und der Aufwand gesetzt. In objectiF RPM können Sie Urlaubs- und Feiertagskalender pflegen. Beim Import werden die Kalenderdaten beachtet, die Dauer und damit das Enddatum der Aktivitäten berechnet und gespeichert.

Mitarbeiterverfügbarkeit

In der Behandlung der Mitarbeiterverfügbarkeit unterscheiden sich objectiF RPM und MS Project: In objectiF RPM wird die Verfügbarkeit von Mitarbeitern in Stunden und Tagen ausgedrückt und die Zuordnung zu Aktivitäten entsprechend stunden- bzw. tageweise vorgenommen. MS Project arbeitet mit einer prozentualen Verteilung der Mitarbeiterverfügbarkeiten. Beim Import wird die prozentuale Verteilung von Mitarbeiterverfügbarkeiten auf Stunden bzw. Tage umgerechnet.

Einen aktualisierten Planungsstand erneut importieren – geht das?

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen einige Zeit nach dem Import eine E-Mail: „Die Planung des Projekts hat sich geändert, siehe angefügte MS Project Datei.“ Was können Sie tun? Wenn Sie das Video angesehen haben, kennen Sie die Antwort: Wiederholen Sie einfach den Datei-Import. objectiF RPM unterstützt die Aktualisierung von Aktivitätsdaten. Aktivitäten werden dabei anhand ihrer Namen identifiziert und – inklusive der Mitarbeiterzuordnungen – aktualisiert.

Warum objectiF RPM und nicht MS Project?

Wie einleitend erwähnt hat objectiF RPM einen breiten Scope, der über das Projektmanagement weit hinausreicht. Als Unternehmenssoftware spricht es neben Portfolio- und Projektmanagern, auch Product Owner, Business Analysten, Requirements Engineers, Software- und Systementwickler, Systemarchitekten, Qualitätsmanager und Tester an. Ihnen allen bietet es eine gemeinsame Plattform. Aus dem Blickwinkel eines Projektmanagers finden Sie in objectiF RPM vieles, was Sie auch an MS Project schätzen, wie z.B. die Darstellung von Terminplänen als Gantt-Chart. Dazu kommen in objectiF RPM Auswertungen der Mitarbeiterauslastung, Kostenplanung mit Soll-/Ist-Vergleich, Earned Value Analysen, um nur einiges zu nennen, was für die Projektplanung und Steuerung relevant ist. Aber das wichtigste aus meiner Sicht: Durch die Integration des Projektmanagements mit Anforderungsmanagement, Entwicklung und Testmanagement erhalten Sie als Projektmanager anhand der aktuellen Zustände z. B. von Anforderungen, Testfällen, Tests, Bugs etc. eine viel detailliertere Antwort auf die Frage: Wie geht es meinem Projekt? Ein reines Projektmanagement-Werkzeug kann das nicht leisten.

Überzeugen Sie sich am besten selbst vom Funktionsspektrum der Software mit der kostenlosen Trial-Version von objectiF RPM. Hier geht es zum Download.