Längst haben Unternehmen wie Amazon, Netflix oder Disney Kundenbedürfnisse erkannt und darauf mit entsprechenden Streaming Diensten erfolgreich reagiert. Warum kaufen, wenn ich mieten kann? Auch Apple hat im April in diesem Jahr die Segel in Richtung „Services“ gesetzt und möchte mit Apple TV+ seine Kassen füllen. Nicht nur in der Medienbranche wird umgesattelt.
Immer beliebter – Software mieten
Die Miete von Software findet gerade bei kleinen Unternehmen auf der Suche nach einer Projektmanagement Software hohen Anklang – kein Wunder, denn die Vorteile liegen auf der Hand. Beim Mietmodell fällt eine Erstinvestition komplett weg, Sie zahlen einen monatlichen Preis und können die Software über einen bestimmten Zeitraum nutzen. Üblicherweise erhalten Sie mit der Miete auch Wartungsleistungen. Das bedeutet, Sie arbeiten immer mit der aktuellsten Version der Software, können bei Fragen auf den Hersteller zugehen und erhalten Unterstützung – ein Häkchen auf der Kostenreduktionsliste. Häufig wird bei Miete auch die Nutzung in der Cloud favorisiert. Dadurch fällt spezielles Personal wie IT-Fachpersonal weg und auch die Beschaffung benötigter Hardware ist obsolet – schon wieder Fixkosten reduziert. All diese Vorteile machen dieses Bezahlmodell sehr schmackhaft. Wo ist der Haken? Lassen Sie uns einen Vergleich für Miete und Kauf ziehen.
Wer die Wahl hat, hat die Qual?
Wir bieten Ihnen beide Bezahlmodelle an und Sie entscheiden, was am besten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens passt. Was bieten unsere beiden Möglichkeiten?
Das Mietmodell
Sie entscheiden sich, wieviel Mitarbeiter zeitgleich mit objectiF RPM arbeiten möchten. Wir bieten Ihnen die gewünschte Anzahl an Lizenzen an. Sie haben einen definierten Lizenzpool und gemäß dieser Menge von Lizenzen kann eine Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig mit der Umgebung arbeiten. Oftmals erfolgt die Nutzung gar nicht zeitgleich und gerade bei größeren Teams mit unterschiedlichen Rollen ist das Anwendungsverhalten der Software sehr unterschiedlich. Die lange Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen hat uns gezeigt, dass ein Verhältnis 1:3 (Lizenz:Anwender) eine gute Rechengrundlage darstellt. Bei beiden Bezahlmodellen sind Sie sehr flexibel und können mit einer kleinen Anzahl an Concurrent User Lizenzen beginnen. Wird die Software mehr und mehr in Ihrem Unternehmen genutzt, ordern Sie bei Bedarf einfach weitere Lizenzen, die „just in time“ in Betrieb genommen werden.
Das Kaufmodell
Auch hier entscheiden Sie sich, wieviel Mitarbeiter zeitgleich mit objectiF RPM arbeiten möchten. Wir bieten Ihnen die gewünschte Anzahl an Lizenzen an. Sie haben einen definierten Lizenzpool und gemäß dieser Menge von Lizenzen kann eine Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig mit der Umgebung arbeiten. Mit dem Kauf der Software haben Sie ein lebenslanges Nutzungsrecht der Software erworben. Möchten Sie die Software längerfristig nutzen, immer mit den neuesten Versionen arbeiten und bei Fragen oder Problemen die Hotline per Mail oder Telefon nutzen? Dann schließen Sie einen Wartungsvertrag ab. Mit dem Abschluss eines Vertrages zahlen Sie eine jährliche Gebühr in Höhe von 20 % des Einkaufspreises pro Lizenz.
Ran an den Taschenrechner – eine Beispielkalkulation
Oftmals schreckt der hohe Anschaffungspreis im Bereich von mehreren tausend Euro vom Kauf einer Lizenz ab. Gerade junge Unternehmen müssen Investitionskosten gründlich überdenken und den Euro mehrmals umdrehen. Und trotzdem, legen Sie Ihren Fokus nicht auf den Gesamtbetrag der Anschaffung, wenn Sie Software untereinander vergleichen wollen. Es ist viel sinnvoller, wenn Sie ermitteln was die Nutzung der Software über einen bestimmten Zeitraum pro Mitarbeiter und Monat kostet. Ich zeige Ihnen das am Beispiel unserer beiden Bezahlmodelle:
Wir nehmen an, die Software wird über einen Zeitraum von 4 Jahren eingesetzt und Sie benötigen 100 Lizenzen. Nach unserem oben erklärten Schlüsselverhältnis 1:3 (Lizenz:Anwender) können mit der Software somit bis zu 300 Anwender arbeiten. Der Preis für eine Concurrent User Lizenz beträgt 1.990,00 Euro (Stand: 02.12.19). Abhängig von der Anzahl gekaufter Lizenzen kommt eine Rabattierung hinzu, in diesem Beispielfall reduzieren wir den Gesamtpreis um 25 %. Nun benötigen Sie noch eine Lizenz für den RPM Server. Auch hier haben wir dazugelernt und ein Stufen-Modell entwickelt. Sie können mit einer kleinen Server Lizenz bis zu 10 Nutzer gleichzeitig betreiben. Das bedeutet, die RPM Servergröße „Small“ ist für bis zu 30 Mitarbeitern schon ausreichend. Abhängig von der Unternehmensgröße starten Sie mit der kleinsten Server Lizenz und wenn objectiF RPM sukzessiv von immer mehr Mitarbeitern genutzt wird, stufen Sie Ihre Servergröße einfach hoch. Es entstehen Kosten für den objectiF RPM Server in Größe Large in Höhe von 6.990,00 Euro. Ein Angebot für beide Bezahlmodelle auf dieser Grundlage würde so aussehen:
Und auch bei den Wartungsgebühren für die Lizenzen kommen wir Ihnen entgegen. So zahlen Sie die Gebühr für nur drei statt vier Jahre. Schauen wir nun auf das Angebot für das Mietmodell:
Nach Aufrechnung des Anschaffungspreises auf Zeitraum und Anzahl der Anwender beträgt der Kauf einer Lizenz pro Anwender und Monat 17 Euro. Beim Mietmodell müssen sie noch 26 Euro dazurechnen. Dabei sah die Mietvariante auf den ersten Blick so kostengünstig aus…
In der Betriebswirtschaftslehre gibt es zur Ermittlung der Rentabilität eine weitere Kennzahl. Die Gewinnschwelle (engl. break-even point), ist der Punkt, an dem Erlös und Kosten eines Produktes gleich hoch sind und somit weder Verlust noch Gewinn erwirtschaftet wird. Nach diesem Beispiel gerechnet, erscheint der break-even point, also nach wieviel Zeit die Kosten für Miete oder Kauf von objectiF RPM gleich auf sind, bereits nach 13 Monaten – projektbezogen ist das nicht viel Zeit.
Fazit
Für ein einzelnes, kurzes Projekt empfehlen wir Ihnen das Mietmodell. Sie haben keine Anfangsinvestition, sondern lediglich monatliche Ausgaben für einen definierten Zeitraum, was sich positiv auf den Cashflow auswirkt. Weiterhin ist eine Abschreibung für die Anschaffung nicht nötig. Möchten Sie ein System wie objectiF RPM in vielen Ihrer Projekte nutzen, mit der Zeit auf den gesamten Unternehmensbereich ausweiten und schließlich auch Hilfe bei operativen und strategischen Entscheidungen durch die Möglichkeit des Multiprojektmanagements erhalten, dann ist der Kauf von Lizenzen sinnvoll. Auch wenn die volle Kontrolle Ihrer unternehmensinternen Daten und Prozesse mit objectiF RPM sichergestellt werden soll und Sie ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht wollen, ist das Kaufmodell die richtige Wahl.
Ganz gleich wie Sie sich entscheiden: Wenn Sie Software untereinander vergleichen, nehmen sie sich fünf Minuten Zeit und rechnen Sie den Gesamtpreis der Anschaffung oder der Miete auf den monatlichen Preis pro Anwender über den Zeitraum einiger Jahre auf. Nur so kommen sie zu einer fakten-basierten Entscheidung.
Mehr Informationen über objectiF RPM, unserer Software für Requirements Engineering und Projektmanagement finden Sie hier. Über Daten und Fakten von objectiF RPM erfahren Sie in den technischen Details.