Muster(gültig) – PMI BB trifft microTOOL

Am Gründonnerstag fand zum ersten Mal ein Meeting der Mitglieder des Project Management Institute Berlin/Brandenburg Chapter (PMI BB) in unserem Hause statt. Bei Kaffee und Bagels hörten sich die Teilnehmer zwei Vorträge über Projektmanagement Methoden und Tools in der Praxis an.

Projektmanagement – Vernetzt im PMI BB

Im Jahre 2004 wurde das PMI BB als regionaler und eingetragener Verein gegründet. Seitdem hat sich diese regionale Repräsentanz des Project Management Institutes (PMI®) die Anregung, Förderung und Verbreitung von Methoden zur Unterstützung im Projektmanagement zur Aufgabe gemacht. Mit zahlreichen Veranstaltungen setzt sich der Verein für den Austausch von Projektmanagern aller Branchen in Berlin/Brandenburg ein.

Wir von microTOOL finden die Idee der Vernetzung klasse und unterstützen deshalb seit Anfang 2019 das PMI BB Chapter aktiv als regionaler Sponsor.

Agile Planung mit Muster für Sprints

Agil arbeiten in regulierten Märkten – doch wie?

Unter dem Titel „Lean soll es sein – Projektmanagementstandards musterbasiert anwenden“ beleuchtete unser Sales Manager Enrico Fritz, die Vorteile klassischer und agiler Arbeitsmethoden in der heutigen Zeit.

Agile, effiziente Methoden sind heute gefragter denn je. Doch wie erfolgt die Entwicklung komplexer Produkte in regulierten Märkten unter Einhaltung von Normen und Richtlinien? Überwiegend kommen im Medizin-, Automotive und Raumfahrtsektor klassische Ansätze wie das V-Modell zum Tragen – Ansätze, die oft als schwergewichtig, starr und aufwendig betrachtet werden, aber die Nachvollziehbarkeit und Einhaltung von Normen und Richtlinien gewährleisten.

Ist es möglich, leichtgewichtige und flexible Vorgehensweisen unter Beachtung der gegebenen Randbedingungen zu verwenden?

Enrico Fritz stellte dazu eine Technik vor, in der musterbasiert Prozessbausteine definiert werden, um Anforderungen komplexer Projekte gerecht zu werden und dabei trotzdem „lean“ zu verfahren. In Beispielen zeigte er auf, wie ein agiles Vorgehen mit Scrum, Schritt für Schritt angereichert wird, um geforderte Normen der regulierten Märkte wie IEC 62304 oder das Risikomanagement gemäß PMI PMBOK zu erfüllen.

Erstellung eines Musters zur Planung von Sprints [1]

“Best practices” definieren und implementieren

Standards werden in Organisationen oft zentral definiert und vorgegeben. Um Vorgehensweisen stetig zu verbessern, können selbstorganisierte Teams ihre „best practices“ durch Muster festlegen und anwenden. Denn die Erfahrung hat gezeigt, dass selbst erstellte Standards, basierend auf den Erfahrungen der Teams, zu effizienterem Arbeiten in den Projekten führt. Diese gelebten „best practices“ werden in einem Musterkatalog gesammelt und definieren so einen organisations-spezifischen Standard. Für die Definition und Anwendung der Standards ist objectiF RPM ideal. Der im Tool entworfene Standard kann einfach per Mausklick immer wieder aufgerufen und verwendet werden. Normkonforme Nachvollziehbarkeit wird ebenso gewährleistet, da die Funktion der Versionierung vorhanden und simpel einzusetzen ist.

Dieser von Enrico Fritz aufgezeigte Lösungsansatz  ermöglicht auch Projekten regulierter Märkte:

• Produkte schneller zu veröffentlichen,
• Qualität zu erhöhen,
• Kosten zu senken,

auch unter Einhaltung umfangreicher Rahmenbedingungen. Die in der Projektarbeit definierten Standards sind flexibel und leicht anwendbar – passend zu den aktuellen Ansprüchen eines Teams – selbstorganisiert und effizient zu arbeiten.

Implementierung eines Project Management Office

Herr Marcel Reusch, Senior Manager in der INTENSE AG, nahm den langen Weg aus Köln auf sich, um uns die Implementierung eines Project Management Office (PMO) im Unternehmen anschaulich zu erklären. In seinem Vortrag „Projektmanagement – ein Enabler für Service und Innovation“, erklärt er die Vorteile eines PMO’s, um Projekte miteinander zu vergleichen und besser einschätzen zu können.

Durch die Vereinheitlichung firmeninterner Prozesse wird eine höhere Sicherheit in der Produktion und Zuverlässigkeit der Ergebnisse erlangt. Besonders in der IT -Dienstleistungsbranche, wie Herr Reusch am Beispiel der INTENSE AG aufzeigt, rechtfertigen die Vorteile eines PMO den erhöhten Aufwand der Einführung.

Die INTENSE AG geht nach PMI® PMBOK vor und dementsprechend ist ein Projekt gegliedert in 5 Phasen:

1. Initialization
2. Planning
3. Execution
4. Monitoring & Controlling
5. Closing

Diese Standardisierung ist idealerweise auf Kundenseite wie auch firmenintern vorzufinden. Die Gliederung auf beiden Seiten hilft beim Verständnis der aktuellen Projektsituationen und erleichtert die Kommunikation und Festlegung nächster Schritte.

Einführung der 5 Phasen nach PMI [2]

Effiziente Steuerung durch festgelegte Dokumentenstruktur

Für jede Projekt Phase gibt es im PMO Prozess standardisierte Templates. Diese Vorgaben helfen beispielsweise, den sonst eher „freestyle“ agierenden Vertriebler, Aufwände und Leistungen eines Projekts schon vor der Verhandlung mit dem Kunden genauer abzuschätzen und somit eine fehlerhafte Budgetierung zu verhindern.

All diese Templates und Anweisungen sind im PMO Portal zu finden. Das PMO Portal ist in Form eines Wikis im Unternehmen eingebettet. Die vorhandenen Informationen stehen der Belegschaft zur Verfügung und werden sukzessive erweitert. Dabei ist die interne Kommunikation der verfügbaren Inhalte der erste Schritt bei der Einführung.  Nur wer weiß, wo er was finden kann, wird auch darauf zurückgreifen. Einheitliche Templates und eine festgelegte Dokumentenstruktur geben die Möglichkeit, Aufwände für die Projektinitiierung und-einarbeitung besser einzuschätzen und dadurch eine fehlerhafte Projektbewertung zu vermeiden.

Den PM-Standard „leben“

Weiterhin wird bei der INTENSE AG eine PM-Community aufgebaut, die den Austausch von Informationen fördert und die Weiterentwicklung der PM-Standards ermöglicht.

Die Mitarbeiter für neue Methoden zu sensibilisieren und ihnen den Mehrwert für sie persönlich aufzuzeigen kommt eine hohe Bedeutung zu. Denn ein festgelegter PM-Standard muss intern gelebt werden. Und nur wer von dem Standard überzeugt ist, wird auch anderen Kollegen davon berichten und so bei der Implementierung aktiv mitwirken.

Laut Marcel Reusch steht die PMO Einführung in der INTENSE AG am Anfang. Es hat sich bereits gezeigt, dass die Implementierung Effizienzpotentiale für Kundenprojekte bietet.

Nach den Präsentationen herrschte angeregter Gesprächsbedarf. Die vorgestellten Methoden fanden Zuspruch und warfen weiterführende Fragen auf, die in geselliger Runde besprochen wurden.

Fazit: Ein kurzweiliger, informativer Abend läutete die Osterfeiertage ein. Wir würden uns freuen, das PMI BB mit Ihren Veranstaltungen wieder bei uns im Hause zu begrüßen.

Präsentübergabe am Ende der Vorträge durch Moderator Dr. Udo Erdmann (mitte) an Enrico Fritz (links) und Marcel Reusch (rechts)

1)Enrico Fritz, microTOOL GmbH, „Lean soll es sein“, Projektmanagement-Standards musterbasiert anwenden, April 2019

2) Marcel Reusch, Intense AG, Projektmanagement ein Enabler für Service und innovation“, Vom Nutzen des Projektmanagements in der IT-Beratungsbranche und der Einführung bei der INTENSE AG, April 2019