Per E-Mail Benachrichtigung zum Review

Der Anstoß zu einem Review, genauer zur Abgabe von Review-Kommentaren, erfolgt in objectiF RPM auto­matisch, sobald der Organisator ein Review in den Zustand bereit versetzt. Wie im letzten Beitrag „Maschinelle Reviews erstellen“ beschrieben, gehen damit auch die zugehörigen Review-Kommentare, die pro Reviewer erzeugt wurden, in den Zustand bereit über. Das ist aber noch nicht alles. Was darüber hinaus geschieht, erfahren Sie hier.

Wie sieht der Zustandsautomat für Review-Kommentare in objectiF RPM aus? Hier ist er:

Ein Zustandsdiagramm zur Durchführung von Reviews

Sehen wir uns den Zustand bereit eines Review-Kommentars genauer an. In diesem Zustand ist folgende Aktion definiert: Es sollen alle Reviewer automatisch per E-Mail mit einem Standardtext darüber benachrichtigt werden, dass ein Review für einen Prüfgegen­stand bereit ist und Review-Kommentare abgegeben werden können.

Die E-Mail Benachrichtigung in objectiF RPM

Die Abbildung zeigt, dass Sie den Inhalt der E-Mail mit einem Klick auf den blauen Eintrag ‘Standardtext‘ konfigurieren und ihn Ihren Wünschen entsprechend anpassen können. Dabei haben Sie die Möglichkeit, eine Reihe von Platzhaltern und vordefinierten Eigenschaften zu ver­wen­den.

Basierend auf dem Standardtext sieht die E-Mail, die an die Reviewer automatisch verschickt wird, etwa so aus:

Die versendete E-Mail Benachrichtigung

In der E-Mail findet der Reviewer zwei Links. Beide führen direkt in das Tool. Der erste Link „Review Inhaltliche Prüfung“ öffnet den Dialog zum Erfassen des Review-Kommentars, der zweite den Prüfgegenstand.

Noch ein Hinweis am Rande: Wenn Sie in einem internationalen Team arbeiten und einigen Reviewern die Standard-E-Mail in englischer Sprache senden wollen, dann müssen Sie Folgendes tun: Öffnen Sie die Organisation, der die Reviewer angehören. Legen Sie in der Backstage-Ansicht unter Einstellungen/Allgemeine Einstellungen eine Region an und wählen Sie dazu die Sprache EN für Englisch aus. Klicken Sie dann in der Backstage-Ansicht auf Organisation/Mitarbeiter verwalten. Per Doppelklick öffnen Sie die Eigenschaften eines Mitarbeiters. Ordnen Sie den englischsprachigen Mitarbeitern die gerade angelegte Region zu.

Nun sind die Reviewer am Zug – mehr dazu finden Sie im nächsten Blogbeitrag.