Projekt einrichten: Projektplan anpassen

Nachdem Sie im zweiten Teil unserer Blogserie erfahren haben, wie Sie Mitarbeiter dem neuen Projekt zuordnen können, geht es heute mit der Anpassung Ihres Projektplans weiter – also dritter und letzter Schritt in der Einrichtung eines neuen Projekts.

Um Mitarbeitereinsatz, Dauer, Aufwand und Termine im Projektplan an Ihr Projekt anzupassen, müssen Sie nur wenige Aktivitäten bearbeiten. Das können Sie mit dem Tool an verschiedenen Stellen tun – zum Beispiel im Gantt Chart. Öffnen Sie das Gantt Chart des Projekts. Sie finden es in der Themenleiste in der Themengruppe Planung und Steuerung.

Auf dem Namen jeder Aktivität im Gantt Chart gibt es ein Kontextmenü. Markieren Sie im Gantt Chart die oberste Aktivität, die das Projekt darstellt. Wir wollen sie als Projektaktivität bezeichnen. Öffnen Sie das Kontextmenü der Projektaktivität – wie in nachfolgender Abbildung dargestellt – und wählen Sie den Befehl Bearbeiten.

Das Formular der Projektaktivität wird geöffnet. Im Kopf des Formulars sehen Sie die Annahmen über Dauer, Aufwand und Termine, die aus der Vorlage stammen.

Wechseln Sie kurz auf die Registerkarte Berechnung.

Hier ist die Planungsart „Aufwand, Dauer, Termine fixieren“ für die Projektaktivität definiert. Sie hat folgende Wirkung: Da es sich um ein agiles Projekt handelt, müssen zu Projektbeginn nicht alle Releases bekannt sein. Selbst wenn Sie in diesem Schritt eine Zahl von Releases ins Auge gefasst haben, müssen Sie die Aktivitäten der Art „Release N entwickeln“ im Projektplan nicht alle anlegen. Es kann ja noch viel passieren. Zu diesem Zeitpunkt der initialen Projektplanung sind noch längst nicht alle Anforderungen bekannt. Folglich können Aufwand und Dauer des Projekts nicht aus den Blattaktivitäten – d.h. aus den Aktivitäten der untersten Verfeinerungsebene – ermittelt werden. Deshalb wird die Gesamtdauer für die Projektaktivität fixiert, d.h. sie ändert sich nicht, wenn sich die Blattaktivitäten ändern bzw. neue hinzukommen. Übersteigt die geplante Dauer von Blattaktivitäten die Dauer der Sammelaktivität, erkennen Sie das an einem roten Balken im Gantt Chart – so wie in der nachfolgenden Abbil¬dung. Befindet sich alles im grünen Bereich, sehen Sie das an einem grünen Balken.

Die Fixierung ist nicht nur für die Projektaktivität, sondern auch für bereits vorhandene Release-Aktivitäten voreingestellt.

Übrigens, Sie können für Aktivitäten im Projekt alternativ auch die Planungsart „Aufwand, Dauer, Termine automatisch berechnen“ einstellen. Das ist zum Beispiel für Sammelaktivitäten innerhalb eines hybriden Projekts sinnvoll, die aus den geplanten Blattaktivitäten automatisch berechnet werden sollen – wie es bei „herkömmlicher“ Projektplanung üblich ist.

Zurück zur Anpassung des Projektplans und zum Formular der Projektaktivität: Auf der Registerkarte Mitarbeiter können Sie der Projektaktivität Mitarbeitergruppen oder konkrete Mitarbeiter zuordnen und ihren Einsatz pro Tag für die Aktivität festlegen. Sie können also mit einzelnen Mitarbeitern planen oder auch mit Projektgruppen. Durch die Vorlage ist der Aktivität die Projektgruppe Team (in der nachfolgenden Grafik heißt sie „Team Berlin“) zugeordnet.

Sie können die Projektgruppe Team jederzeit durch konkrete Mitarbeiter ersetzen, wie Sie es in nachfolgender Abbildung sehen. Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind.

Der Mitarbeitereinsatz ist mit dem Aufwand verknüpft. Wenn Sie den Mitarbeitereinsatz erhöhen, wird der Aufwand neu berechnet. Die Dauer bleibt dabei unverändert (denn die zugrunde liegende Berechnungsart ist „feste Dauer“). Berechnete Werte sind gelb, die von Ihnen eingegebenen Werte sind grün hinterlegt.

Passen Sie abschließend die Werte im Kopf des Formulars an Ihr konkretes Projekt an: Die Werte Aufwand, Endtermin und Dauer sind miteinander verknüpft. Wenn Sie die Dauer ändern, werden Endtermin und Aufwand neu berechnet. Der Mitarbeitereinsatz bleibt unverändert. Und auch hier können Sie sich wieder an den Farben orientieren: Der zuletzt von Ihnen geänderte Wert ist grün, die daraufhin neu berechneten Werte sind gelb hinterlegt.

Zur Bearbeitung von Projektaktivitäten im Gantt Chart gibt es übrigens noch eine Alternative:

Mit einem Klick auf das Augesymbol im Projektreiter und dem Menübefehl Aktivitäten anzeigen öffnen Sie eine hierarchische Übersicht der Aktivitäten. Darin können Sie u.a. die Reihenfolge der Aktivitäten durch Verschieben ändern und per Kontextmenübefehl neue Aktivitäten anlegen. Auch in dieser Liste steht Ihnen auf jeder Aktivität der Kontextmenübefehl Bearbeiten zur Verfügung.

Per Projektvorlage wurde unter anderem auch eine Release-Aktivität für das erste zu entwickelnde Release angelegt. In der Regel lässt sich die Planung dieser Release-Aktivität zu diesem Zeitpunkt nicht konkretisieren. Der Inhalt des ersten Release und damit auch Aufwand und Dauer werden erst im Rahmen der Aktivität Ziele und Strategie festlegen klarer, die Sie durchführen sollten, sobald Sie mit der Einrichtung des Projekts fertig sind.

Die Aktivität Ziele und Strategie festlegen ist aufwandsrelevant, wie Sie im nächsten Abschnitt sehen werden. Sie ist deshalb im Projektplan bereits berücksichtigt. Das bedeutet, Sie müssen diese Aktivität, ebenso wie die Daueraktivität des Requirements Engineering in Ihrer Projektplanung nicht anlegen, sondern nur noch konkretisieren.

Nach dem Anlegen eines Projekts auf der Basis der Vorlage für ein agiles, skalierbares Projekt sehen die Aktivitäten Requirements Engineering sowie Ziele und Strategie festlegen im Projektplan so aus:

Wenn Sie sich die Aktivität Requirements Engineering mit dem Kontextmenübefehl Bearbeiten näher anschauen, dann erkennen Sie, dass bisher nur der Einsatz von Requirements Engineers für diese Aktivität geplant ist. An Ziele und Strategie festlegen ist nach initialer Planung neben dem Projektleiter auch der Requirements Engineer beteiligt. Darüber hinaus sind hier die Stakeholder planerisch mit einbezogen (siehe nachfolgende Abbildung).

Wenn das alles in Ihrer Welt anders ist, können Sie den Mitarbeitereinsatz für beide Aktivitäten in derselben Weise anpassen, wie eben im Tool-Tipp „Projektplan anpassen“ für die Projektaktivität beschrieben.

Besonders einfach ist es hier, Start- und Endtermin sowie die Dauer zu verändern. Da beide Aktivitäten elementar, also nicht weiter verfeinert sind, können Sie die zugehörigen Balken im Gantt Chart mit der Maus verlängern, verkürzen oder verschieben.

Als Grundlage für die inhaltliche Projektplanung benötigen Sie eine klare Vorstellung von den Zielen der Stakeholder, die Sie mit dem Projekt erfüllen sollen. Es ist Aufgabe des Requirements Engineering, die Ziele zu ermitteln und zu analysieren, um daraus konkrete Anforderungen abzuleiten. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Teil der Blogserie. Falls Sie bereits Fragen zum Anpassen des Projektplans haben, dann melden Sie sich bitte bei uns.  Wie immer stehen wir unter service@microtool.de bzw. 030/467086-20 sehr gerne zur Verfügung.

 

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