In objectiF RPM können Sie schon lange Word-Dokumente mit Ihren Anforderungen oder anderen Informationen füllen. Auch nach Excel können Sie die Inhalte von Abfragen exportieren. Alles prima, aber wenn Sie Informationen aus objectiF RPM in einem Meeting präsentieren wollen, dann wäre es doch großartig, auch PowerPoint-Präsentationen mit Ihren Daten füllen zu können.
Und genau das können Sie ab der Version 6.4.0 tun!

Der Anwendungsfall

Der Kunde, für den wir diese Funktion realisiert haben, plant seine Projekte in objectiF RPM und trägt seine Reporting-Daten in objectiF RPM ein. Was liegt also näher, als die diese Informationen in PowerPoint-Präsentationen auszugeben?

So werden ganz einfach Informationen einzelner Formulare (Statusreport/Projektsteckbrief), Listen von Werten (KPIs), Projekteigenschaften und Ausschnitte aus dem Projektplan in die Präsentation übernommen.

Sie können Informationen aus Formularen exportieren…

… und Gantt-Charts

Und so kommt es in der Powerpoint-Präsentation an:

Sie können Abfragen ausgeben …

… und Projekteigenschaften

Und so sieht die Seite der Präsentation aus:

Wie generieren Sie die Dateien?

Die Präsentation können Sie einfach über das Kontextmenü aktualisieren und öffnen.

Und wenn Sie mehrere Präsentationen – auch aus unterschiedlichen Projekten – zusammenfügen wollen, so können Sie das auch leicht über den Kontextmenüeintrag PowerPoint-Generierung konfigurieren. Es werden beim Generieren dann einfach alle aufgeführten PowerPoint-Dateien zu einer zusammengefasst.

Und so wird es konfiguriert

Wie werden aber die Verknüpfungen zu den Daten erstellt? Nun, das ist eigentlich recht einfach. Alle Felder und Objekte einer PowerPoint-Präsentation – sogenannte Shapes – haben einen internen Namen. Durch das Format der Namen erkennt objectiF RPM, welche Information an welcher Stelle ausgegeben werden soll.

Wenn Sie in PowerPoint arbeiten und auf ein Shape klicken, dann können Sie über das Menü Format den Befehl Auswahlbereich wählen und bekommen nun die Liste Namen der Shapes angezeigt

Folgendermaßen müssen Sie nun die Namen der Shapes für die Ausgabe formulieren, damit objectiF RPM die Felder mit Inhalt füllt:

RPM die Felder mit Inhalt füllt:

Das müssen Sie außerdem noch wissen:

Zur Darstellung von Abfragen:

• In der ersten Zeile müssen die Spalten Headertexte haben, die zu den Spalten der Abfrage passen. Per Namensgleichheit werden dann die Inhalte gefüllt.
• Passt die generierte Tabelle nicht mehr auf die Folie, wird eine neue Folie eingefügt und die Tabelle fortgesetzt.

Zur Darstellung von Gantt-Charts:

• Es wird der Zeitraum der enthaltenen Aktivitäten dargestellt. Die Sicht sollte daher entsprechend gefiltert sein.

So, und jetzt sind Sie dran. Bestimmt sind Ihnen für Ihre Projekte in objectiF RPM beim Lesen schon viele Ideen gekommen, wie Sie die neue PowerPoint-Generierung sinnvoll einsetzen können. Ab Version 6.4.0 können Sie loslegen!

Oder lesen Sie im Beitrag Reporting mit PowerPoint in objectiF RPM – jetzt noch einfacher, wie Sie das Eigenschaftsmapping ab Version 6.4.1 beim PowerPoint Export nutzen können.