Revisionssicherheit – alter Hut oder neue Chance?

Ob Dokumente, Informationen oder Verfahren – alles was aufbewahrungspflichtig und aufbewahrungswürdig ist, sicher zu archivieren, wird oft als lästige Pflicht empfunden. Aber kein Audit, keine Betriebsprüfung ohne den Nachweis der revisionssicheren Archivierung digitaler Daten. Und auch so manche Zertifizierung setzt Revisionssicherheit voraus. Ist das Thema Revisionssicherheit also ein alter Hut? Ist dazu bereits alles gesagt? Oder bietet es vielleicht neue Chancen? Kann Revisionssicherheit einen Nutzen für Ihre Organisation schaffen, der über „keinen juristischen Ärger bekommen“ hinausgeht?

 

Die Antwort lautet ganz klar: ja. Nachfolgend stelle ich Ihnen ein Beispiel für den Nutzen vor, der aus der Revisionssicherheit entsteht. Ich zeige Ihnen exemplarisch in drei Schritten, wie Sie organisationsspezifische Standards und Prozesse für Ihre Projekte revisionssicher verwalten und wie Sie auf dieser Basis an der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse arbeiten können. (Dasselbe Vorgehen ist auch auf sehr große Vorhaben, also Programme und Portfolios übertragbar.)

Die Lösung ist also besonders für Organisationen interessant, die sich im Rahmen ihrer Compliance auf die Einhaltung von eigenen Standards und Prozessen verpflichtet haben und diese immer weiter verbessern wollen.

Als Tool kommt dabei objectiF RPM zum Einsatz.

Organisationsspezifische Vorgaben für Projekte erstellen und kontinuierlich verbessern – mit objectiF RPM

Schritt 1: Vorlagen für Projekte anlegen

Projekte werden mit objectiF RPM auf der Basis von Vorlagen angelegt. Eine Projektvorlage enthält eine Vielzahl an Elementen. Dazu gehören die Projektaktivitäten, ihre Abfolge und Ergebnisse, die zugehörige Struktur der Ergebnisablage, Formulare für Eingabe und Bearbeitung von Ergebnissen, zustandsgesteuerte Workflows z.B. für Planungsschritte, Reviews und Tests, Dokumente, Backlogs, Kanban Boards, Management-Sichten wie Gantt Charts, Metriken wie Cumulative Flow Diagrams, Auswertungen, Dashboards und vieles mehr. Per Vorlage geht das Anlegen dieser Elemente zum Aufsetzen eines Projekts sehr schnell.

Aber vielleicht noch wichtiger: Projekte können auf der Grundlage von Vorlagen mit geringem Aufwand für die Projektverantwortlichen einheitlich strukturiert werden.

Vorlagen für Projekte, Programme und Portfolios können Sie aus dem objectiF RPM Katalog in unserer Cloud importieren. Sie sind ein guter Ausgangspunkt für die Entwicklung Ihrer eigenen Vorlagen. Wenn Sie aus einer importierten Vorlage eine eigene initial erzeugen wollen, unterscheidet sich dieser Schritt nur durch ein winziges Detail vom Anlegen eines neuen Projekts: durch das Markieren der Option „als Vorlage anlegen“ (vgl. Abb. 3).

Schritt 2: Projektvorlagen passend für Ihre Organisation weiterentwickeln

Auch die Bearbeitung einer Projektvorlage entspricht grundsätzlich der eines Projekts: Sie können eigene Ergebnisse und Ergebnistypen, passende Formulare, zustandsabhängige Workflows, Dokumentvorlagen und Dokumente, Abfragetypen und Abfragen, Dashboards, Sichten und vieles mehr für die Vereinheitlichung Ihrer Projekte vorbereiten. Wie von jedem Projekt, jedem Projektergebnis und jeder Ergebnisgruppe (Konfiguration) können Sie auch von der gesamten Vorlage mit wenigen Klicks eine – nachträglich nicht mehr änderbare – Revision erzeugen. Damit machen Sie die Entwicklung Ihres Projektstandards sicher und die Historie jederzeit nachvollziehbar. Hier kommt also die Revisionssicherheit ins Spiel.

Sie haben Ihre weiterentwickelte Projektvorlage ausführlich qualitätsgesichert und getestet? Dann kann sie für den Einsatz freigegeben werden. Dazu gehen Sie am besten so vor:

Schritt 3: Projektvorlagen für neue Projekte freigeben

Erzeugen Sie von Ihrer Projektvorlage erneut eine Revision. Markieren Sie dabei diesmal aber die Option „Veröffentlichen“.

Dann wird die Revision der Vorlage mit ihrem Entstehungsdatum für jeden, der ein neues Projekt anlegen will, im entsprechenden Dialogfenster sichtbar, so wie Sie es in Abb. 3 sehen.

Die drei Schritte als Bestandteil eines generellen Vorgehens zur Prozessverbesserung

Die drei beschriebenen Schritte können als Bestandteil eines übergeordneten iterativen Vorgehens zur kontinuierlichen Prozessverbesserung verstanden werden. Ein bekanntes Prinzip zur Prozessverbesserung ist zum Beispiel der Deming-Kreis. Er gliedert sich in die Phasen: Veränderung planen (PLAN), sie umsetzen und ihre Wirkung messen (DO), Folgerungen aus der Prüfung ziehen (CHECK) und Verbesserungsmaßnahmen ableiten (ACT). Die drei beschriebenen Schritte fügen sich in dieses Vorgehen unter der Ausführung (DO) ein, wie Sie es in Abb. 4 sehen.

Fragen und Antworten zum Vorgehen

Mit dem Blick auf die drei vorgestellten Schritte stellen sich drei Fragen:

Wie erkenne ich die Unterschiede zwischen zwei Revisionen einer Projektvorlage?

Die Antwort lautet: Indem Sie die Historie Ihrer Projektvorlage öffnen und die betreffenden Revisionen miteinander vergleichen. Das folgende kurze Video zeigt, wie es geht:

Wie kann ich herausfinden, welche Projekte mit welcher Vorlage erstellt wurden?

Auf welche Vorlage, genauer auf welcher Revision einer Vorlage die Projekte Ihrer Organisation basieren, zeigt Ihnen eine Echtzeitabfrage auf der Ebene Ihrer Organisation. Das Ergebnis der Abfrage sieht beispielsweise so aus:

Kann ich Elemente aus einer neuen Revision einer Vorlage auch in ein laufendes Projekt übernehmen, das mit einem älteren Stand aufgesetzt wurde?

Nehmen wir an, Sie haben im aktuellen Stand Ihrer Projektvorlage einen neuen Ergebnistyp mit passendem Formular gestaltet. Auch ein laufendes Projekt, das mit einem älteren Stand der Vorlage erstellt wurde, könnte die neuen Elemente gut gebrauchen. In diesem Fall können die Neuerungen aus dem aktuellen Stand der Projektvorlage in das Projekt übernommen werden. Dafür finden Sie im Backstage-Menü des Projekts die Funktion Aus Vorlage übernehmen. Wie Sie steuern, dass nur die Elemente aus der Vorlage übernommen werden, die Sie benutzen wollen, sehen Sie hier:

Fazit

Das Beispiel hat gezeigt: Revisionssicherheit ist keineswegs ein alter Hut. Vielmehr greifen Revisionssicherheit und Compliance bei der systematischen Verbesserung organisationseigener Prozesse ineinander.

Mit objectiF RPM und seinen umfassenden Funktionen zur revisionssicheren Verwaltung von Projekten und Projektvorlagen können Sie die Compliance-Ziele Ihrer Organisation wirksam unterstützten. Für diese neue Chance lohnt es sich, objectiF RPM kennenzulernen.

Machen Sie den Anfang mit Ihrem kostenlosen Trial.