Versionierung XXL – Nachvollziehbarkeit auf ganzer Ebene

Als Projektmanagement wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet [1]. Doch Projektmanagement bedeutet auch das vernetzte Arbeiten mehrerer Teams und Mitarbeiter an einem oder mehreren Projekten. Im agilen Kontext werden Features definiert und bis auf eine Ebene von User Stories „heruntergebrochen“. Unterschiedliche Menschen bewerten diese Stories, geben sie zur Umsetzung frei und schließlich folgt die Realisierung. Das bedeutet, viele Menschen arbeiten miteinander und verändern Daten. Für einen effizienten Projektablauf und ein flexibles Vorgehen bei Änderungen ist es unabdingbar, die Historie einer User Story nachvollziehen zu können. Das gilt für alle Elemente, die im Laufe eines Projekts erstellt werden. Warum wurde diese User Story zurückgestellt? Wer hat dieses Feature freigegeben? Wieso hat sich die Beschreibung des Testfalls geändert? Wer hat dieses Risiko ermittelt? Welcher Mitarbeiter setzt diese Anforderung um? Die Liste der Fragen ist lang und in manchen Branchen  auch von gesetzlicher Relevanz. Besonders bei der Entwicklung sicherheitsrelevanter Produkte (z.B. Pharmazie) wird man durch Normen, Richtlinien und Gesetze dazu angehalten, Zusammenhänge und Veränderungen nachvollziehbar zu machen.

Revisionssicherheit – Wie funktioniert’s in objectiF RPM

In objectiF RPM lassen sich alle Informationen versionieren. Das bedeutet, Sie können bei Änderungen oder auch manuell Revisionen zu Elementen anlegen, deren Stand zum Zeitpunkt dann  „eingefroren“ und für einen späteren Zugriff gesichert wird. Im Laufe des Projekts wachsen so die Historien der verschiedenen Informationsobjekte. Durch einen Vergleich zweier Revisionen sehen Sie sofort, wer ein Element bearbeitet hat (siehe Abbildung) und welche Änderungen stattfanden. Und nicht nur das – Sie können den „alten Stand“ auch wiederherstellen (roll back).

Diese Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit funktioniert nicht nur auf Element-Ebene. Befinden sich die Elemente eines Projekts in einem übergeordneten Ordner, auch „Package“ genannt, so können Sie mit objectiF RPM eine Revision des gesamten Package-inhalts erzeugen und müssen nicht jedes Element einzeln anklicken. Wie auf Element-Ebene haben Sie auch hier die Möglichkeit eines Roll Backs.

Nachvollziehbarkeit der Projektplanung und des Projektverlaufs

Revisionen können nicht nur für Elemente wie Anforderungen oder Risiken angelegt werden. Mit objectiF RPM können Sie auch den Projektverlauf dokumentieren. Die Phase der Produktentwicklung läuft länger als geplant? Der Meilenstein kann dadurch nicht gehalten werden? Der Sprint zum Release konnte früher abgeschlossen werden?

Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager davon nichts weiß. Peter Hobbs, Projektmanager

All diese Terminverschiebungen und Umplanungen können Sie durch eine Revision des Projektplans nachvollziehen. Und nicht nur das. Der Revisionsvergleich des geänderten Projektplans wird Ihnen in einem Gantt-Chart Vergleich dargestellt (siehe Abbildung unten). Aktivitäten, wie beispielsweise Phasen, Releases oder Sprints, die vor dem geplanten Termin beendet wurden, werden grün markiert. Verzögerungen im Projektablauf werden rot markiert. So können Sie als Projekt- oder Portfoliomanager zeitnah Maßnahmen ergreifen und den weiteren Verlauf anpassen.

Das reicht Ihnen nicht aus? Uns auch nicht. Deshalb können Sie mit objectiF RPM Version 6.3 ganze Projekte versionieren. Dazu wurde im Backstage Bereich die Funktion “Revisionen“ integriert.

Versionierung von A wie Anforderungen bis P wie Projekte

Wie auf Element-Ebene oder Package-Ebene haben Sie auch auf Projekt-Ebene die Möglichkeit den Stand eines Projekts mit all seinen Elementen, Diagrammen, Zeitplänen und Auswertungen „einzufrieren“. Einen Scope Creep und damit nicht erreichbare Deadlines sowie die Sprengung des Budgets verhindern Sie mit einem Klick durch Vergleich der Revisionen. Sie sehen sofort welche Elemente dem Projekt hinzugefügt oder auch entfernt wurden und können dementsprechend reagieren.
Die Versionierung und Verwendung von Revisionen gilt auch für Projektvorlagen. Das hat den Vorteil, dass die Erweiterung bzw. Änderung von Templates besser gesteuert werden kann, nachvollziehbarer wird und darüber hinaus bei der Standardisierung die Versionen von Projekt-Vorlagen veröffentlicht werden können. Schauen wir uns das an einem kleinen Beispiel an. Folgender Use Case: Sie haben eine bestehende Projektvorlage, welche unternehmensweit zur Erstellung neuer Projekte genutzt wird. Für die Zukunft möchten Sie auch das Risikomanagement in Ihrem Projekt abbilden und auswerten. Dazu öffnen Sie einfach die Projektvorlage und erstellen Artefakt, Formular sowie Abfragen und Auswertungen, die Ihnen wichtig sind und gebraucht werden. Oftmals ist der Umfang des Risikomanagements auch durch eine Norm vorgegeben. In folgender Abbildung sehen Sie das erweiterte Projekttemplate.

Zur Sicherung gehen Sie in das Backstage Menü und legen unter „Revisionen“ eine Revision der neuen Vorlage an. Ein Vergleich der Revisionen zeigt den Unterschied, wie Sie der Abbildung entnehmen können.

Worin liegt der Vorteil? Bei der Weiterentwicklung eines Projekt-Templates arbeiten Ihre Kollegen weiterhin mit der qualitätsgesicherten und freigegebenen Vorlage. Erst wenn die neue Projektvorlage vollständig ist und den Qualitätskriterien entspricht, können Sie Ihre neue Revision „veröffentlichen“ und den Projektmanagern für zukünftige Projekte aber auch für die Aktualisierung schon laufender Projekte zur Verfügung stellen (siehe Abbildung).

Auf Basis der veröffentlichten Revision, also der „neuen“ Vorlage können Projekte angelegt werden. Doch nicht nur das. Sie wollen bestehende Projekte auf Basis der neuen Revision aktualisieren? Kein Problem! Gehen Sie in das Backstage Menü und wählen Sie die Funktion „aus Vorlage übernehmen“. Natürlich sehen Sie als Projektmanager auch in den Eigenschaften des neuen Projekts, auf Basis welcher Projektvorlage das Projekt erstellt wurde. Und als Portfoliomanager haben Sie durch eine gezielte Abfrage genau im Blick, mit welcher Projektvorlage alle Projekte angelegt bzw. aktualisiert wurden.

Das ist Nachvollziehbarkeit auf allen Ebenen! Angefangen von Elementen wie Features, Anforderungen, Testfällen über Packages mit allen dazugehörigen Elementen bis hin zur Projektebene. Diese Nachvollziehbarkeit macht die Zusammenarbeit im Projekt nicht nur einfacher, weil Sie direkt sehen, wer etwas geändert hat oder was geändert wurde. Es spart unheimlich Zeit, weil Ihnen zeitraubende Recherchen erspart bleiben. Es gibt Ihnen Sicherheit, weil Sie im Audit mühelos nachweisen können, dass bestimmte Normen oder Gesetze eingehalten wurden. Und, es gibt Ihnen die Möglichkeit flexibel mit Änderungen im Projekt umzugehen. Probieren Sie es aus!

[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Projektmanagement