Dokumente auf der Basis von Vorlagen erstellen, arbeitsteilig editieren und in MS Word generieren
Zum Anlegen komplexer Dokumente werden in objectiF RM Vorlagen benutzt. Es stehen Vorlagen für ganze Dokumente wie das Lastenheft, einzelne Kapitel sowie für die Darstellung von Artefakten, Diagrammen und tabellarischen Auswertungen innerhalb von Kapiteln zur Verfügung. Sie können die Vorlagen sofort benutzen, anpassen, zu neuen Dokumenten kombinieren oder durch eigene Vorlagen ergänzen.
Ihre Vorteile:
- Um das Deckblatt mit Projektinformationen, Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis sowie um das Glossar Ihres Dokuments müssen Sie sich nicht kümmern. Das alles wird mit Hilfe von Kapitelvorlagen automatisch erstellt und bei jedem Generieren des Dokuments aktualisiert. So sparen Sie wertvolle Zeit.
- Die Vorlagen, die objectiF RM mitbringt, enthalten bereits Textmarken zum automatischen Einfügen von Anforderungen, Zielen, Stakeholdern, Use Cases, Test Cases etc. sowie von Auswertungen und Diagrammen in den Text. Sie können jederzeit eigene Textmarken setzen. Beim Generieren eines Dokuments werden die Textmarken durch die aktuellen Projektinhalte ersetzt. Ein generiertes Dokument spiegelt damit immer den aktuellen Entwicklungsstand Ihres Projekts wider. (Individuell erstellte Texte bleiben selbstverständlich bei jeder Generierung eines Kapitels oder Dokuments unverändert erhalten.)
- Vorlagen können Sie zwischen Projekten austauschen. Mit den Vorlagen sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumentation in allen Projekten einheitlich aufgebaut ist.
- Vorlagen können Sie mit kurzen Ausfüllanweisungen versehen, die die Bearbeiter beim Erstellen eines Dokuments inhaltlich anleiten. So erfordert das Dokumentieren keinerlei Rüstzeit und Einarbeitung.
Die Kapitel eines Dokuments können Sie arbeitsteilig editieren. Aus den fertigen Kapiteln erzeugen Sie mit einem Mausklick die vollständige MS Word Datei des Dokuments.
Abb.: Ein Beispiel für die Kapitelgliederung eines Anforderungsdokuments: Jedes Kapitel wurde auf der Grundlage einer Kapitelvorlage angelegt. Mit der Funktion Inhalt generieren und öffnen kann aus dem gesamten Dokument oder – wie hier – aus einem einzelnen Kapitel eine MS Word Datei erzeugt werden. Darin können Sie beliebig editieren. Nach dem Speichern und Schließen werden die Änderungen in objectiF RM zurückgeführt.
Dokumente versionieren und Änderungen nachverfolgen
Wie alle Artefakte stehen auch Dokumente in objectiF RM unter Versionskontrolle. Das heißt:
- Sie können von jedem Dokument und unabhängig davon auch von jedem einzelnen Kapitel Revisionen erzeugen, wann immer es Ihnen notwendig erscheint.
- Bei Ereignissen, die zu einem Wechsel des Bearbeitungszustands führen, wie die Abnahme eines Dokuments nach einem Review, werden automatisch Revisionen angelegt.
- Das ereignis- und bedingungsabhängige Verhalten von Dokumenten wird in objectiF RM – wie das aller anderen Artefakte auch – durch einen Zustandsautomaten gesteuert, der anpassbar ist.
Ihre wichtigsten Vorteile auf den Punkt gebracht:
- Die Entwicklung von Dokumenten ist durch die automatisch geführte Historie nachvollziehbar.
- Die vorhandenen Revisionen – also ältere Entwicklungsstände – können Sie jederzeit ansehen, miteinander vergleichen und mit anderen Projekten austauschen.
- Nach Bedarf können Sie einen älteren Entwicklungsstand wiederherstellen.
- Indem Sie den Zustandsautomaten für Dokumente anpassen, können Sie eigene Workflows für Ihre Dokumente realisieren.
Abb.: So sieht zum Beispiel die noch kurze Historie eines gerade erstellten Kapitels eines Dokuments aus.
Abb.: Sie haben ein Kapitel intensiv bearbeitet und wollen den erreichten Bearbeitungsstand nicht nur speichern, sondern auch vorsorglich versionieren? Kein Problem: Wie auf allen Artefakten in objectiF RM finden Sie auch auf einem Dokument und zusätzlich auf jedem seiner Kapitel den Befehl Revision anlegen.
Anforderungsdokumente teilen und als PDF-Dateien veröffentlichen
Ihre Stakeholder sollen einen Blick auf die erstellte Dokumentation werfen? Dann bietet Ihnen objectiF RM unter anderem diese Optionen:
- Sie können die Dokumentation mit den Stakeholdern teilen – ganz einfach per automatisch erzeugter E-Mail, die einen Link auf das Dokument enthält.
- Oder Sie generieren PDF-Dateien aus Ihren Dokumenten. Diese Möglichkeit empfiehlt sich immer dann, wenn die Stakeholder nicht auf objectiF RM zugreifen können oder sollen.
Abb.: So einfach wird aus Ihrer Anforderungsdokumentation eine PDF-Datei für die Stakeholder.
Qualität von Dokumenten sichern
Die Verwendung einheitlicher Vorlagen und die Generierung der Projektinhalte in die MS Word Dokumentation sorgen für strukturelle Klarheit und Aktualität. Aber wie steht es um die fachlich-inhaltliche Korrektheit und Vollständigkeit, also um die Qualität Ihrer Dokumente? Diese Frage lässt sich nur durch Reviews beantworten.
objectiF RM unterstützt Sie bei der Durchführung von asynchronen, verteilten Reviews ganzer Dokumente oder einzelner Kapitel. Die Reviewer können
- zeitlich unabhängig voneinander die vorgelegte Dokumentation prüfen,
- von unterschiedlichen Standorten aus an einem gemeinsamen Review teilnehmen.
Dabei bietet Ihnen objectiF RM diese Vorteile:
- Der Workflow für asynchrone Reviews von Dokumenten – wie übrigens auch von Zielen, Anforderungen, Risiken, Anwendungsfällen und Konfigurationen – ist an die Abläufe in Ihrer Organisation anpassbar.
- Die laufenden und geplanten Review-Prozesse sind jederzeit transparent durch Statusverfolgung in Echtzeit-Auswertungen und E-Mail-Benachrichtigungen.
Abb.: Die Bewertung eines Dokuments wird von jedem Reviewer strukturiert erfasst. Mit der Liste aller laufenden Reviews verschaffen Sie sich leicht einen Überblick über den Stand der Qualitätssicherung.
