objectiF RPM für SAFe®

für Lean Portfolio Management

Kontinuierliche Wertschöpfung
durch hohe Agililtät

Mit objectiF RPM

  • analysieren Sie die Geschäftsziele von Business Ownern und Stakeholdern und leiten daraus Business Epics ab,
  • identifizieren Sie Value Streams – also Wertströme – zum Erfüllen der Geschäftsziele,
  • legen Sie Value Streams an und ordnen Sie ihnen Projekte oder Programme zu,
  • priorisieren Sie Business Epics und planen diese ein,
  • entwickeln Sie eine Makro-Architektur der Lösung zur Orientierung aller Beteiligten,
  • führen Sie Risikomanagement und wirksames Controlling des Portfolios durch.

So einfach setzen Sie ein Projektportfolio mit objectiF RPM auf

Aufgabe des Projektportfoliomanagements ist es, die „richtigen“ Projekte und Programme zu identifizieren. „Richtig“ meint, diejenigen Projekte und Programme, die – orientiert an der Geschäftsstrategie – einen möglichst hohen Geschäftswert liefern. Aber:

Welche Geschäftsziele haben die Business-Stakeholder eigentlich?

Welche Geschäftswerte streben sie an?

Welche Value Streams sind nötig, um diese Geschäftswerte zu schaffen?

Welche Geschäftsziele und welche Value Streams haben höchste Priorität?

Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Welche Risiken können das Portfolio beeinflussen?

Wie ist der aktuelle Stand des Portfolios?

objectiF RPM liefert Ihnen die Mittel, um diese Fragen zu beantworten.

So legen Sie mit wenigen Klicks per Vorlage ein Portfolio an. Dazu gehören zahlreiche vorbereitete Ergebnisse, Metriken und Auswertungen. Die Struktur zur Ablage und sicheren Versionierung Ihrer Ergebnisse ist auch schon da.

5 gute Gründe für Lean Portfolio Management mit objectiF RPM

Lean Portfolio Management hat eine Schüsselrolle, wenn es in einer Organisation darum geht, Business Agilität zu erreichen. Die zentralen Herausforderungen des Lean Portfolio Management lauten,

  • Chancen für die Schaffung von Geschäftswerten zu erkennen und
  • die Weichen für ihre schnelle Umsetzung in innovative, qualitativ hochwertige Geschäftslösungen zu stellen.

objectiF RPM hilft Ihnen, diese beiden Herausforderungen zu meistern. Es unterstützt ein leichtgewichtiges Vorgehen beim Portfoliomanagement – beginnend beim Strukturieren der Geschäftsziele und dem Identifizieren von Value Streams bis hin zum Planen und Kontrollieren der Projekte und Programme, die zur Realisierung der Value Streams aufgesetzt wurden.

Auf den Punkt gebracht: Lean Portfolio Management mit objectiF RPM bedeutet, die Unternehmensstrategie und ihre Ausführung in einem lean-agilen Gesamtprozess zusammenzuführen.

Es erfordert keinen administrativen Overhead, ein Portfolio mit objectiF RPM aufzusetzen, zu strukturieren und zu verwalten. In jedem per Vorlage angelegten Portfolio finden Sie bereits zahlreiche Ergebnistypen, Arbeitsmittel und Controlling-Instrumente. Dazu gehören das Portfolio Vision Board, ein Value Stream Canvas, ein Backlog der Business Epics, ein Portfolio Kanban Board, eine Planungssicht für Value Streams, die Portfolio-Roadmap, eine Portfolio-Übersicht als Gantt Chart, Dashboards mit KPIs und agilen Metriken z.B. zu Mitarbeiterauslastung, Kosten und Fortschritt, ein Risiko-Kanban-Board, vorstrukturierte, generierbare Dokumente, Echtzeitauswertungen und vieles mehr.

Auch die Struktur, um all dieser Ergebnisse abzulegen, wird beim Aufsetzen eines Portfolios per Vorlage erzeugt.

Wenn Business Agilität das Ziel ist, dann darf Traceability – also die Nachvollziehbarkeit – nicht erst bei den Software-Requirements beginnen. Denn in einer agilen Organisation können sich Strategie und Geschäftsziele immer wieder ändern. Die Änderungen wirken sich auf Business Epics, Value Streams und damit auch auf Projekte/Programme eines Portfolios aus. Diese Wirkungen reichen weit hinein in die Projekte/Programme – nämlich bis auf die Ebene von User Stories und Code.

Mit objectiF RPM erkennen Sie auf einen Blick, welche Business Epics aus welchen Geschäftszielen abgeleitet wurden. Mehr noch: objectiF RPM macht den Weg von den Business Epic eines Portfolios bis zur entwickelten Lösung projekt-/programmübergreifend sichtbar. Wir sprechen von der Business Epic Traceability. Nur ein Klick ist nötig, um eine Echtzeitauswertung der Business Epic Traceability abzurufen. So können Sie die Auswirkungen von Änderungen jederzeit sicher einschätzen.

Business Agilität bedeutet, auf Marktveränderungen und sich bietende Chancen schnell zu reagieren – mit qualitativ hochwertigen Lösungen. objectiF RPM hilft Ihnen mit seiner Vorlagentechnik sowie mit zahlreichen Planungs- und Controlling-Instrumenten Overhead zu vermeiden und schnell zu sein. Aber auch besser? Ja, denn objectiF RPM fördert die Ergebnisqualität u.a. durch vordefinierte Workflows zum Beispiel für Stakeholder-Reviews.

Darüber hinaus sichert objectiF RPM die Prozessqualität des Portfoliomanagements durch einheitliche Strukturen, Ergebnistypen und Formulare. Zu jedem Ergebnis, das Sie erstellen, finden Sie in objectiF RPM Funktionen zur automatischen Versionierung und Fortschreibung der Ergebnishistorie. Denn Revisionssicherheit ist auf jeder Ebene der Entwicklung für eine hohe Prozessqualität unverzichtbar.

Ein Portfolio setzen Sie mit objectiF RPM in wenigen Minuten auf – ganz ohne Rüstaufwand. Aber vielleicht vermissen Sie Auswertungen, Dokumente, Planungs- und Controlling-Instrumente oder sogar spezifische Artefakte, mit denen Sie in Ihrer Organisation zu arbeiten gewohnt sind? Dann sind Sie bei objectiF RPM genau richtig: Sie können entweder vorab die Vorlage für das Portfoliomanagement in objectiF RPM ändern und zu einer organisationsspezifischen Vorlage machen. Oder Sie passen das erzeugte Portfolio an, indem Sie

  • neue Ergebnistypen definieren bzw. vorhandene durch neue Eigenschaften und Bearbeitungsformulare spezifisch ausprägen
  • eigene ereignisgesteuerte Workflows festlegen
  • Dashboards, Auswertungen, Sichten, Vorlagen, Muster etc. zur Beschleunigung von wiederkehrenden Aufgaben anlegen oder konfigurieren
  • die Funktionalität von objectiF RPM um eigene Funktionen und Schnittstellen erweitern.

Für all das bringt objectiF RPM die notwendigen Mittel mit.

Umfang des Lean Portfolio Managements mit objectiF RPM

Zieldefinition

Von den Geschäftszielen zum Portfolio-Backlog

Portfoliomanagement bedeutet, Projekte und Programme zu definieren und zu steuern, mit denen aus Sicht der verantwortlichen Business Stakeholder ein möglichst optimaler Geschäftswert geschaffen wird. Aber wer sind die Business Stakeholder? Wie sehen ihre Geschäftsziele aus? Wenn die Geschäftsziele identifiziert, gewichtet und mögliche Konflikte aufgelöst sind, können daraus Business Epics, also Geschäftsanforderungen auf hoher fachlicher Ebene abgeleitet werden. Sie werden priorisiert und mögliche Abhängigkeiten analysiert.

Geschäftsziele und Business Epics werden im Repository von objectiF RPM gespeichert und versioniert. Damit ist der Grundstein für die Traceability von den Geschäftszielen über die Business Epics bis zur fertigen Lösung gelegt.

Das bietet Ihnen objectiF RPM u.a. für diesen Schritt:

  • einheitliche Formulare für die Beschreibung von Business Stakeholdern, Geschäftszielen, Business Epics und Enablers
  • ein Portfolio-Backlog zum Verwalten und Priorisieren von Business Epics und Enablers
  • Stakeholder-, Ziel- und Portfolio-Kontextdiagramme, die die Kommunikation zwischen allen Beteiligten vereinfachen
  • Diagramme, mit denen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Business Epics und Enablers sichtbar gemacht werden
  • einen Review-Workflow für die asynchrone Prüfung z.B. von Geschäftszielen, Business Epics und Diagrammen.
Zieldefinition mit objectiF RPM für Portfoliomanagement

Die wichtigsten Instrumente der Zieldefinition: Auswertungen für die Traceability von Geschäftszeile und Business Epics, Diagramme für eine einfachere Kommunikation und das Portfolio Backlog für die Portfolio-Planung

Value Stream Planung

Von der Portfolio-Vision zu Value Streams und Projekten/Programmen des Portfolios

Wie können die Geschäftsziele der Organisation erreicht und die Business Epics realisiert werden? Welcher Geschäftswert soll unter Berücksichtigung von Risiken und vorhandenen Ressourcen geschaffen werden? Wie sollen zukünftige Lösungen und Geschäftsabläufe aussehen, die diesen Geschäftswert liefern? Antworten darauf gibt die Portfolio-Vision. Sie beschreibt den zukünftigen Zustand der Value Streams und der Lösungen des Portfolios. In objectiF RPM finden Sie alles, was Sie zur Entwicklung der Portfolio-Vision und zum Identifizieren von Value Streams brauchen.

Zum Anlegen der identifizierten Value Streams im Portfolio bietet objectiF RPM mehrere Möglichkeiten. So können Sie z.B. Value Streams erzeugen und ihnen dabei gleich neue bzw. vorhandene Projekte/Programme zuweisen. Im selben Schritt können Sie auch die zentrale Planungssicht des Portfolios konfigurieren. Sie dient dazu, Business Epics des Portfolios für die Realisierung in die Value Streams einzuplanen. Und so nutzen Sie die Planungssicht: Business Epics einfach per Drag & Drop aus dem Portfolio Backlog in die gewünschten Backlogs oder Ordner der Projekte/Programme der Value Streams ziehen – und die Realisierung kann beginnen.

Zusammengefasst bietet objectiF RPM hier u.a.:

  • ein Portfolio Vision Canvas und ein kommentiertes Value Stream Canvas, angelehnt an SAFe
  • Diagramme zur Modellierung zukünftiger Geschäftsabläufe
  • eine Vorlage für die Management-Dokumentation der Portfolio-Vision, aus der Dateien im MS Word- und Pdf-Format generiert werden können
  • einen Value Stream Wizard zum Anlegen von Value Streams, zum Aufnehmen neuer Projekte/Programme in das Portfolio und zur Konfiguration der Portfolio-Planungssicht
  • Drag & Drop Funktionalität zum Einplanen von Business Epics oder daraus abgeleiteten Feature Requirements in die Projekte/Programme des Portfolios
  • Funktionen zum schnellen Navigieren von den Value Streams im Portfolio in die zughörigen Projekte/Programme.

Genau so sieht das Einplanen der Business Epics in Value Streams eines Portfolios aus.

Makroarchitektur-Entwurf

Von Business Epics und Feature Requirements zur der Lösungsarchitektur

Wenn alle Projekte und Programme eines Portfolios gemeinsam an einer Unternehmenslösung oder einem Gesamtsystem arbeiten, ist es für beteiligten Teams wichtig, dasselbe Big-Picture vor Augen zu haben: Es sollte eine Makroarchitektur entworfen werden, die allen beteiligten Teams Orientierung bietet. Die Makroarchitektur wird parallel zu der wachsenden Kenntnis über die Business Epics und die daraus abgeleiteten Feature Requirements entwickelt.

objectiF RPM unterstützt die Entwicklung der Makroarchitektur durch:

  • vereinfachte Blockdiagramme der SysML, die auf den Entwurf von modernen service-orientierten Anwendungen zugeschnitten sind
  • Muster, die dabei helfen mit wenigen Klicks Architekturkomponenten anzulegen
  • eine vorkonfigurierte Repository-Struktur zum Verwalten der Entwurfsergebnisse
  • Echtzeitauswertungen der Architektur und der Traceability von den Business Epics zu Architekturelementen.
Makroarchitektur entwerfen mit objectiF RPM

Die Makroarchitektur macht den Zusammenhang zwischen den zentralen Business Epics und den Komponenten der Lösung auf hohem Abstraktionsniveau sichtbar. Sie bietet damit allen Beteiligten Orientierung. Echtzeitabfragen wie die rechts dargestellte liefern projektübergreifende Auswertungen der Traceability

Controlling und Risikomanagement

Mitarbeitereinsatz, Kosten, Fortschritt und Risiken – alles im Blick

Im Lean Portfolio Management spielt wertorientiertes Denken eine zentrale Rolle. Das wird besonders beim Einsatz des Portfolio Backlogs deutlich: Dort geht es darum, die Geschäftschancen mit dem höchsten Wert zu priorisieren, um gezielt in sie zu investieren. Zum Lean Portfolio Management gehört auch, die Prioritäten in kurzen Zyklen zu überprüfen und ggf. zu ändern. Um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den verfügbaren Mitteln und den Geschäftschancen herzustellen, braucht man Kontrolle über Kosten, Mitarbeitereinsatz und Arbeitsfortschritt. Chancen sind immer mit Risiken verbunden. Das gilt auch für Portfolios und die zu entwickelnden Lösungen. Neben dem Controlling ist deshalb auch das Risikomanagement Bestandteil des Lean Portfolio Managements.

Für das Controlling eines Portfolios bietet objectiF RPM u.a.

  • ein konfigurierbares Portfolio Dashboard, das Key Performance Indikatoren, Mitarbeiterauslastung, Fertigstellungsgrad der Anforderungen des Portfolio Backlogs sowie ein Cumulative Flow Diagram für das Portfolio zeigt
  • eine Portfolio Roadmap mit den Meilensteinen der Projekte/Programme des Portfolios
  • ein Portfolio Gantt-Diagramm mit allen Projekten, ihren Aktivitäten und Meilensteinen, Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen etc.
  • eine Portfolio Treemap, d.h. ein Kacheldiagramm sämtlicher Value Streams mit Statusinformationen und Ergebnissen der Earned Value Analyse
  • Mitarbeiterauslastung des Portfolios als Echtzeitauswertung
  • Statusübersicht aller Value Streams, ihrer Projekte und Aktivitäten mit den zugehörigen Backlogs und darin enthaltenen Anforderungen – jeweils mit den aktuellen Bearbeitungszuständen.

Beim Risikomanagement unterstützt Sie objectiF RPM mit:

  • Formularen zum Erstellen der Artefakte des Risikomanagements
  • einem Kanban Board zur Steuerung des Risikomanagements
  • einen zustandsabhängigen Workflow für das Risikomanagement
  • Echtzeitauswertungen zur Gefährdungssituation und zum Stand der Risikoabschwächung.
Value Streams mit Anforderungen und Portfolio Roadmap

Wo stehen die Projekte des Portfolios? objectiF RPM liefert unter zahlreichen Aspekten Antworten darauf. Hier sind zwei davon. Oben: Die Projekte des Portfolios mit ihren Aktivitäten und den zu bearbeitenden Anforderungen jeweils mit aktuellen Bearbeitungszuständen – in einer Echtzeitauswertung. Darunter: Die Roadmap des Portfolios mit den wichtigsten Meilensteinen aller Projekte des Portfolios

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