Ausgebrannt – Mitarbeiterüberlastung verhindern
Deadline.
Klingt ein bisschen furchteinflößend, oder nicht? Wahrscheinlich ist das genau die Absicht, schließlich muss man sie einhalten – diese “tote Linie”. Manche Mitarbeiter eines Projekts fühlen sich ja regelrecht „tot“ gearbeitet: Zu viel Arbeit, zu viel Druck, zu viel Stress. Die Laune und die Produktivität sinken. Schlimmer: Ein Burn-out droht. Was können Sie dann tun?
Die ideale Lösung wäre natürlich, die Mitarbeiter zu entlasten, indem Sie zusätzliche Ressourcen einsetzen und die Arbeit auf diese verteilen. Im heutigen Blog-Beitrag wollen wir aber einmal das Problem von einer anderen Seite angehen. Wir stellen uns die Frage:
“Mit der Kapazität, die wir zur Verfügung haben – wie würde der aktuelle Endtermin aussehen?”
Wir gehen also ausnahmsweise nicht davon aus, eine definierte Deadline einhalten zu müssen. Stattdessen konzentrieren wir uns darauf, die Kapazitäten optimal und ohne Überlastung zu nutzen.
Beantworten Sie die Frage mit in-STEP BLUE
Eine Beispielsituation: Nehmen wir an, Sie haben 3 Arbeitspakete, deren Bearbeitung jeweils 8 Stunden dauert. Sie möchten diese auf einen Mitarbeiter verteilen, der mit einer Kapazität von 8 Stunden in dem Projekt eingesetzt ist. Zunächst einmal tun wir etwas sehr Böses:
Wir ignorieren einfach die Kapazität unseres Mitarbeiters und weisen ihm alle Arbeitspakete zu, die er parallel zueinander bearbeiten soll.
Dann würde seine Auslastung beispielweise folgendermaßen aussehen:
Die Ausgangslage sieht für den Mitarbeiter nicht gut aus.
Oha, im unteren Fenster ist etwas rot. Rot vermittelt uns immer, dass etwas gar nicht gut ist. Bastian Rosner ist eindeutig überlastet. In diesem Fall wussten wir ja zum Glück, was wir tun. Trotzdem müssen wir diese Situation schnell beheben:
Wir planen die Arbeitspakete nun so, dass der Mitarbeiter bei Laune und produktiv bleibt.
in-STEP BLUE bietet dafür die Funktion Kapazitätsabgleich. Wenden Sie diese einfach auf die Aktivität mit den Arbeitspaketen an…
Mit einem Rechtsklick auf die Aktivität gelangen Sie zur gewünschten Funktion.
… und voilà:
Als Ergebnis verteilen sich nun die Pakete auf dem Zeitstrahl.
Die Pakete verteilen sich auf dem Zeitstrahl jetzt so, dass die Kapazität des Mitarbeiters beachtet wird. Das bedeutet: Er bearbeitet sie nacheinander.
Eigentlich ist das ja gesunder Menschenverstand. Aber hier haben wir das mit einem sehr kleinen Beispiel durchgeführt. Sobald Sie größere Projekte umsetzen, mit mehreren Mitarbeitern und abweichenden Kapazitäten arbeiten, fällt diese Verteilung per Hand mit Sicherheit schwerer. Des Weiteren müssen Sie auch einen anderen Faktor berücksichtigen: Die Arbeitspakete haben unterschiedliche Prioritäten.
Kapazitätsabgleich mit Berücksichtigung der Prioritäten
Beispielweise müssen Sie auf jeden Fall Arbeitspaket A als erstes erledigen. Danach folgt Arbeitspaket C und anschließend Arbeitspaket B. Auch das ist kein Problem für in-STEP BLUE.
Geben Sie den Arbeitspaketen einfach Prioritäten und wenden Sie den Kapazitätsabgleich wie gehabt auf die Aktivität an. Schon sind diese gemäß ihrer Wichtigkeit und der Kapazität des Mitarbeiters auf dem Zeitstrahl verteilt (Priorität 3 entspricht der höchsten Priorität):
Und so sieht die Verteilung mit Berücksichtigung der Prioritäten aus.
Fazit
Der Kapazitätsabgleich bietet eine Möglichkeit, Mitarbeiterüberlastung zu verhindern. Natürlich stellt er kein Allheilmittel dar, schließlich müssen Sie in der Regel eine Deadline einhalten. Dennoch streben Sie ebenfalls danach, das Wohlbefinden und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter so hoch wie möglich zu halten. Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Mittel dafür.
Falls Sie dieser Blog-Beitrag neugierig gemacht hat, dann testen Sie doch in-STEP BLUE gleich einmal selbst – ganz kostenlos.
Oder gewinnen Sie hier einen Überblick über die weiteren Möglichkeiten dieser Software-Lösung.
Das von mir beobachtete Problem ist eher, dass
1. von den Kunden über das (Produkt-)Management bis zur Entwicklungsleitung, zumindest im Bereich Automotive, unrealistische Zielvorgaben kommen, die nicht verhandelbar sind. Projektleiter, die es mit der PM-Ethik und der darin verankerten Forderung nach Wahrhaftigkeit ernst nehmen, werden ausgebremst oder ersetzt. Was dazu führt, dass weniger qualifizierte Mitarbeiter zu Projektleitern ernannt werden, die i.d.R. eher ad hoc Planung betreiben (mit agil hat das eher weniger zu tun) – und im Endeffekt die Dauer der vorgegebenen Gesamtentwicklungszeit überschritten wird. Dieses ist besonders in FuSi-relevanten Projekten der Fall.
2. Risiko-Management entweder nicht existiert oder nur oberflächlich durchgeführt wird.
Da helfen dann auch keine noch so guten Tool.
Dazu ein treffendes Zitat von Tom DeMarco “Risk management is project management for adults”
Hinzu kommt häufig eine mangelnde Prozess-Reife, oder die Fähigkeit, auf Grund der Vorgaben die definierte Entwicklungsprozesse einzuhalten.
Eine weiterer Effekt, der meines Wissens immer weniger betrachtet wird, ist, dass die Fehlerrate im gesamten Entwicklungsprozess und damit die Gesamt-Entwicklungszeit incl. Test und Fehlersuche, mit dem Grad der fortwährenden (Über-)Belastung überproportional ansteigt. Dazu gab es auch mal in den 90ern Studien, zwar auf anderen Gebieten, aber…
Leider wird das Thema wohl eher totgeschwiegen, da es zum Widerspruch des so beliebten Themas von AG- und zunehmend auch von AN-Verbänden bezüglich Verlängerung und “Flexibilisierung” der Arbeitszeiten ist…
Ich bin => 37 Jahre selbständiger Unternehmer und seit => 15 Jahre als Freelancer im Bereich Projekt-, FS- und Q-Management, sowie der HW/SW-Entwicklungsprozesse in der Automobil-Industrie unterwegs.
Gute Tools können auch hier helfen!
Wenn sie dem Verfasser der unrealistischen Zielvorgaben schnell und fundiert eine Aussage “auf Heller und Pfennig” darüber geben können, wie unrealistisch die Zielvorgaben genau sind, und was denn realistische wären, haben sie Argumente “für Erwachsene” um dem Projekt zu einem frühen Zeitpunkt wichtige Impulse mit zu geben. ;-)
Leider kenne ich eine andere Wirklichkeit.
Ich bin als Consultant naturgemäß selten bei den Unternehmen, wo es funktioniert und Risk-Management (z.B. zur Erfüllung der Anforderungen gemäß KonTraG) auch in der Produktentwicklung gelebt wird.
Tools, die neben Planung und Tracking auch Analyse, Simulation und Forecast in Kosten und Auslastung erlauben, gibt es schon lange, daran liegt es also nicht.
Meine Tool-Erfahrung in Projekten umfasst z.B.:
1991 – 1996: SuperProject (MSWin-3.1 bis MSWin-NT) – zu der Zeit erheblich besser als MS-Projekt (gab es auch in einer MPM-Version unter UNIX).
1998 – 2000: Planta PPMS – damals eines der leistungsfähigsten konfigurierbaren Multiprojekt Management Tools (sowohl Clients als auch Server waren verfügbar unter HP-UX (UNIX), MSWin-NT und Linux).
seit 2001: immer mal wieder MS-Project, eher selten RPLAN – und div. ALM-Tools und freie, bzw. Open Source Tools wie z.B. ProjeQtOr , Agilefant etc.
Die in-STEP-BLUE in der Personal Version habe ich immer mal wieder installiert. Ich finde das Konzept gut, habe es dann aber immer schnell wieder deinstalliert, da es mir einfach zu “fett” war (und weil ich lieber mit Linux arbeite. Nur bei Kunden mit MSWin. Wenn es denn sein muss…). Und in der Personal-Version Oracle-DB? Muss dass sein? Da gibt es schlankere DBM’s.
Je besser die Informationen, desto größer ist die Chance auf ein erfolgreiches Projekt, davon bin ich überzeugt.
Als Berater habe auch ich schon die Erfahrung gemacht, das es manchmal gar nicht darum geht, Projekte realistisch zu planen, sondern dass ein “sehendes Auge” beim Rennen auf die Deadline, im Extremfall, einzelne sogar noch stören würde.
Wenn ich eine solche Situation nicht aushebeln kann, habe ich mir fest vorgenommen, nehme ich mir die Freiheit, mich aus dem Projekt zurück zu ziehen.
Bisher kam es allerdings noch nie so weit.
in-STEP kann man richtig “fett” aber auch richtig “schlank” betreiben.
Wenn man nur mit freien Aktivitäten ohne Produktflüsse arbeitet ist es für den Anwender nicht “fetter” als andere Planungs-Tools.
Mit in-STEP habe ich schon Entwicklungsprojekte für Flugzeugelektronik (CEH) nach VMXT genau so passgenau geplant wie die Erstellung eines Anbaus an meine private Werkstatt.
Diese Flexibilität in der Prozessabbildung und Handhabung ist meiner Meinung nach eine der größten Stärken von in-STEP.
Bei mir läuft Windows auch nur noch wegen in-STEP und ELSTER.
Wenn es diese beiden Tools auch unter Linux gäbe, würde ich auch keine “Fenster” mehr booten.
Für Firmen die sowieso mit Oracle arbeiten, ist es sicher das richtige DBMS. Ich persönlich würde mir jedoch auch ein anderes, “freies” darunter wünschen.
Aber zurück zum Thema:
Wie Menschen mit Informationen umgehen, was sie daraus machen, hat ein Toolhersteller nicht in der Hand. Er kann nur dafür sorgen dass das Werkzeug passen würde, und Tipps dazu geben. Oder?
Ach wie schön wäre es doch, wenn das bloße Vorhandensein eines Tools alle bisherigen Probleme im Projekt bzw. der Organisation lösen würde. Entscheidungsträger, die so in die Toolbeschaffung gehen, dürfen schnell feststellen, dass ein Tool nichts von selbst erfindet und auch keine Entscheidungen trifft.
Ja, auf die Mitarbeiter und Kollegen kommt es an… auf die Anwender, die im Tool nicht das Allheilmittel sehen, aber doch aus der Anwendung ihren Nutzen ziehen. Da gibt es dann auch verschiedene Motivationen… Single Point of Information, Datenkonsistenz, Traceability, Prozesseinhaltung/Compliance, methodische Führung/Unterstützung, Zeitersparnis…
Aus meiner Sicht entscheidend ist, dass alle Beteiligten wirklich wollen und positiv an die Nutzung herangehen… dann kann der Tooleinsatz im Team auch Freude bereiten…
Wie sind wir jetzt eigentlich von dem schönen Blog-Beitrags-Thema „in-Step BLUE liefert per Klick einen errechneten Endtermin ohne Mitarbeiter zu überlasten“ zur Betrachtung „Sinn und Unsinn eines Tools“ gekommen?
Ach ja, Ihre kontroversen (Tool-)Erfahrungen… ;-)
Ich freue mich auf den weiteren Austausch mit Ihnen…vielleicht ja auch vis-a-vis auf der kommenden microTOOL Konferenz im April 2018? Der Titel unserer Veranstaltung paßt ja schon mal prima… „Fit für die digitale Zukunft – Wissen. Tools. Erfahrung.“ https://www.microtool.de/events/konferenz/ Seien Sie also dabei!
Nun noch zu den Themen Betriebssystem, DBMS, Personal Edition:
In meiner 20-jährigen microTOOL Zugehörigkeit gab es immer wieder einmal die Fragestellung nach Betriebssystem- und Datenbankunterstützung. Unsere Software ist windows-basiert. Klar hätte es auch etwas, wenn das Ganze unter Linux/Unix laufen würde. Zu guter Letzt bin ich Mac-User wie manch anderer auch… also auch iOS unterstützen? Aus meiner Sicht erledigt sich das Thema früher oder später dank Virtualisierung und Cloudentwicklung von selbst und fällt nicht mehr so ins Gewicht… ;-) Und an dem Datenbankthema arbeiten wir gerade, sodass man dann auf ein/zwei Alternativen setzen kann…
Die Personal Edition kommt mit einer fetten DB daher? Da Downloadmenge und Plattenplatzbedarf ja heute dankenswerter Weise keine Argumente mehr sind, dachten wir uns, auch gleich unter die kostenlose Edition die Datenbank zu hängen, die in der kostenpflichtigen dann auch zum Einsatz kommt. So kann der Interessent gleich den Real-Life-Fall proben… ;-)
Das MSI-Paket der Personal Edition bringt die kostenfreie Oracle XE mit. Und mit dem Admin-Recht auf der Maschine sollte die Installation und Inbetriebnahme fast automatisch laufen. Im Zweifel steht der microTOOL Support mit Rat und Tat zur Verfügung und hilft bei der Installation auch der „fetten“ DB.
Die Personal Edition bietet alle in-STEP BLUE Funktionen bis auf Multi-User-Unterstützung, Volltextsuche, Subversion-Integration…
Ist Sie Ihnen zu „fett“? Dann „verschlanken“ Sie sie doch einfach per Klick.