Checklisten im Projektmanagement

Nutzen Sie Checklisten für Ihr Projektmanagement? Obwohl Projekte einmalig sind, können Checklisten hilfreich sein und die Arbeit in der Startphase und auch während der Projektlaufzeit vereinfachen. Arbeitsvorgänge lassen sich durch Checklisten strukturieren und dokumentieren. Sie erleichtern das Hineindenken in Aufgaben, zeigen mögliche Lösungswege für Probleme auf und helfen, nichts zu vergessen. Dennoch wird in einigen Projektorganisationen der Einsatz von Checklisten im Projektumfeld eher belächelt. Warum ist das so?

Wann benutzen Piloten Checklisten?

Bevor wir uns mit Checklisten im Projektmanagement beschäftigen – ein Blick über den Zaun: Die Checkliste, die in der Luftfahrt auch „Klarliste“ genannt wird, ist eine listenförmige Anweisung, welche Piloten vor und während des Fluges anwenden. Diese geben Handlungsanweisungen für durchzuführende Tätigkeiten und Überprüfungen, die zwingend in einer vorgegebenen Reihenfolge zu erledigen sind.

Wir können davon ausgehen, dass erfahrene Piloten diese Anweisungen auswendig „vorbeten“ können, dennoch ist es für sie verpflichtend, die Anweisungen vor dem Flug laut vorzulesen. Es ist ein Irrglaube, dass diese Checklisten nur beim Start verwendet werden, um „Ready for Take off!“ zu sein. Gerade die Listen für Not- bzw. Ausnahmesituationen nehmen einen wichtigen Stellenwert im Bereich der Luftfahrt ein. Durch sie soll verhindert werden, dass durch Routine, Stress und Ablenkung wesentliche Maßnahmen vergessen werden, deren Nichteinhaltung katastrophale Auswirkungen haben könnte. In einem Bericht der Bundesstelle für Flugunfalluntersuchung (BFU) zu einem Flugunfall mit einem Kleinverkehrsflugzeug wird skizziert, dass die Nicht-Nutzung von Checklisten Teil der Unfall-Ursache mit tragischen Ausgang war.¹

Checklisten im Einsatz

Erinnern Sie sich noch an die spektakuläre Notlandung einer Airbus Maschine auf dem Hudson River in New York? Chesley Sullenberger, der Pilot der Maschine, antwortete in einem Interview mit Air & Space² zur Verwendung einer Notfall-Checkliste wie folgt:

Air & Space: “Does the Airbus operator’s manual have a procedure for ditching?”
Chesley Sullenberger: “Yes.”
Air & Space: “So your first officer would have found that procedure and had a checklist to go through for the ditching procedure?”
Chesley Sullenberger: “Not in this case. Time would not allow it. The higher priority procedure to follow was for the loss of both engines. The ditching would have been far secondary to that. Not only did we not have time to go through a ditching checklist, we didn’t have time to even finish the checklist for loss of thrust in both engines. That was a three-page checklist, and we didn’t even have time to finish the first page. That’s how time-compressed this was.”

Was bedeutet dies nun für Ihr Projektmanagement? Oder anders gefragt: In welchen Bereichen des Projektmanagement können Sie Checklisten effektiv nutzen?

Wofür lassen sich Checklisten im Projektmanagement einsetzen?

In vielen Organisationen gibt es für das Projektmanagement definierte Standards, Vorgehensmodelle bzw. Regeln. Hier können Checklisten helfen, diese Vorgaben transparent abzubilden und den handelnden Personen wesentliche Anhaltspunkte zu ihrer Befolgung zu geben.

Auch können sich immer wiederholende Vorgänge z.B. beim Projektstart einfacher bearbeiten lassen, in dem man über die Checklisten schon vorhandene Informationen, wie Einbeziehung wesentlicher Stakeholder oder Bestimmung von Risiken als Vorabinformationen einbauen kann, welche dann nur noch ausgewählt werden müssen. Zum einen kann das die Arbeit erleichtern und zum anderen bietet dies auch einen gewissen Sicherheitsrahmen.

Natürlich gibt es auch Kritik oder Vorbehalte gegenüber dem Einsatz von Checklisten, da z.B. viele Anwender Angst vor einer Überbürokratisierung und eingeschränkter Flexibilität haben. Diese Angst ist dann berechtigt, wenn aus einem Hilfsmittel eine unanfechtbare Vorlage gemacht wird, was jedoch die vorhandenen Regularien eines methodischen Vorgehens verhindern sollten. Statt die vorhandenen Checklisten dogmatisch einzusetzen, sollten sich die Anwender mit dem Aufbau und Inhalt der vorhandenen Checklisten kritisch auseinander setzen und versuchen, diese ständig zu verbessern bzw. an die vorhandenen Gegebenheiten anzupassen. Dies gilt vor allem für Organisationen, die zahlreiche verschiedenartige Projekte durchführen.

Der PRINCE2 Health Check als methodisches Beispiel

In der Originalliteratur des PRINCE2 Modelles der AXELOS “Erfolgreiche Projekte Managen mit PRINCE2™” wird im Anhang E ein sogenannter Health-Check beschrieben. Obwohl der Health-Check keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, eignet er sich sehr gut als Hilfsmittel und Diagnosewerkzeug und unterstützt Projektmanager bei der Einhaltung aller wesentlichen Aspekte von PRINCE2.

Der Health-Check beschreibt im PRINCE2 Prozess Vorbereiten eines Projekts 14 Hauptfragen:

In den beschriebenen 14 Fragen werden die Ergebnisse der Aktivitäten im Prozess „Vorbereiten eines Projektes“ abgefragt. Es besteht die Möglichkeit, diese Abfragen ausschließlich mit „Ja“ oder „Nein“ zu beantworten, was für eine optimale Projektdokumentation jedoch nicht ausreichend ist. Hier sollte vor allem bei einem „Nein“ vermerkt werden, warum es für die Frage kein definiertes Ergebnis gibt.

Der Health-Check ist ein gutes Beispiel für die Vorteile, die durch die Verwendung von Checklisten entstehen können. Hätten Sie an alle Punkte bei der Vorbereitung eines Projekts gedacht? Checklisten helfen Arbeitsvorgänge zu strukturieren und sorgen dafür, das Aspekte nicht vergessen werden. Darüber hinaus kann der Health-Check auch als Diagnoseinstrument eingesetzt werden, um beispielsweise ein Projekt-Assessment durchzuführen oder bei einer Projektübergabe den aktuellen Dokumentationsstand zu ermitteln bzw. etwaige Schwachstellen zu identifizieren.

Fazit

Checklisten können im Projektmanagement sehr sinnvoll sein und in vielen Bereichen und Phasen zum Einsatz kommen. Mit Checklisten können Sie die Ausgangslage eines Projekts mit einer Problembeschreibung und einer Problem- und Ursachenanalyse besser verstehen. Checklisten können bei der Projektorganisation und Teambesetzung helfen. Sie können als Kommunikationshilfsmittel bei Team- und Einzelgesprächen zum Einsatz kommen oder zum Projektabschluss bei der Teamauflösung und der Dokumentation von Lessons Learned. Es gibt viele Möglichkeiten für den Einsatz von Checklisten. Wichtig ist, dass Checklisten das Arbeiten in Projekten erleichtern sollen. Sie dürfen nicht zu einem Overhead führen oder einer Last werden. Wichtig ist auch, dass auch Checklisten einem eigenen Lebenszyklus unterliegen, d.h. sie müssen als Instrument immer wieder hinterfragt, erweitert, reduziert oder gar verworfen werden.

Hinweise

[1] Untersuchungsbericht der BFU: https://www.bfu-web.de/DE/Publikationen/Untersuchungsberichte/2010/Bericht_10_3X004_C425_Muenchen.pdf?__blob=publicationFile
[2] Interview von Air & Space mit Chesley Sullenberger: http://www.airspacemag.com/as-interview/aamps-interview-sullys-tale-53584029/