Das Gantt-Diagramm ist langweilig

Was? Wer Wer behauptet denn so etwas? Offensichtlich der Titel dieses Blog-Beitrags und damit ich. Aber wie komme ich darauf? Schließlich ist das Gantt-Diagramm (auch Gantt-Chart oder Balkendiagramm genannt) ein bewährtes Werkzeug im Projektmanagement, mit dem Sie die Abfolge von Aktivitäten auf einer Zeitachse darstellen. Vielleicht mag es ein bisschen langweilig wirken, weil es das Diagramm schon seit über 100 Jahren gibt [1]. Wahnsinn, oder? Das wiederum wirft die Frage auf, warum es noch immer ein gängiges und gern genutztes Mittel in der Projektplanung ist. Ich will aber heute nicht die Vorzüge von Gantt-Diagrammen erläutern. Das würde dann wahrscheinlich wirklich langweilig werden. Vielmehr soll es um die (versteckteren) Möglichkeiten gehen, mit denen Sie effizient mit diesem Werkzeug arbeiten können. Also los!

Bringen Sie Farbe ins Spiel

Farben lassen sich prima als Codierungsmittel einsetzen, um bestimmte Informationen ohne Sprache zu vermitteln. Rot gilt bekanntlich als Warnfarbe und ist daher z.B. für die Darstellung von Aktivitäten geeignet, die zeitlich überschritten sind. Es sei denn, Sie leben und arbeiten in China. Dort wird Rot mit positiven Werten assoziiert wie Freude, Glück oder Reichtum [2]. Womöglich müsste man dort über eine andere Farbe nachdenken.
Für welche Farben Sie sich auch entscheiden – in den meisten Fällen profitiert das Balkendiagramm davon. Im folgenden Beispiel habe ich z.B. Aktivitäten dunkelblau hinterlegt, Arbeitspakete hellblau, Meilensteine grün und Grauabstufungen für Release-, Team- und Sprint-Aktivitäten gewählt:

Ein Gantt-Chart mit benutzerdefinierten Farben

Sie können natürlich auch eine andere Farbcodierung wählen, die zusammengehörige Aktivitäten und Arbeitspakete wiedergibt: Aktivität 1 mit allen untergeordneten Arbeitspaketen in blau, Aktivität 2 in grün usw.

An dieser Stelle sei gesagt: Ihren farblichen Präferenzen sind keine Grenzen gesetzt und Sie können für unterschiedliche Projekte unterschiedliche Farben wählen. Soll das Gantt-Diagramm in Rosatönen erstrahlen oder doch einem Schema à la 50 Shades of Grey folgen? Machen Sie es! Nur eine Warnung: Ob es dann noch ansprechend und für alle verständlich ist, mag bei manchen Kreationen fraglich sein.

Bestimmen Sie, welche Informationen Sie brauchen

Auf sprachliche Mittel lässt sich trotz Farben nicht verzichten. Denn manchmal braucht es mehr als nur die Balken im Diagramm – z.B. weil das Projekt gewachsen und der Plan unübersichtlicher geworden ist. Vielleicht möchten Sie ihn auch ausdrucken, um ihn zur besseren Übersicht an die Wand zu hängen. Da der Plan nun so groß ist, verteilt er sich auf mehrere Blätter und es fällt schwer, die Balken den einzelnen Aktivitäten zuzuordnen. Außerdem wäre es von Vorteil, zugeordnete Projektgruppen oder Mitarbeiter auf dem Gantt-Chart ausmachen zu können. Daher sollten die Balken idealerweise beschriftet sein, wie in der folgenden Grafik zu sehen ist:

Ein Gantt-Chart mit Beschriftungen

Zusätzlich habe ich dort für jede Aktivität den Zustand sowie das Start- und Enddatum eingeblendet.

Vergleichen Sie Versionen Ihres Gantt-Diagramms

Der Einsatz von Farben und Beschriftungen im Gantt-Diagramm ist ja ganz nett, aber auch ein bisschen langweilig, oder nicht? Gut, dann hier eine weitere Möglichkeit, was Sie mit dem Diagramm anstellen können:

Angenommen, Sie fertigen zu Beginn des Projekts einen Projektplan inkl. des Gantt-Charts an. Nun möchten Sie etwas daran ändern, können jedoch nicht abschätzen, inwieweit Termine darunter leiden würden. Denn Sie müssen Aktivitäten verschieben, neue Arbeitspakete anlegen und andere löschen. Wie wirken sich solche Änderungen auf den Plan, insbesondere auf die Meilensteine, aus?

Um diese Frage zu beantworten, können Sie mit Baselines arbeiten. Vielleicht erinnern Sie sich an einen anderen Blog-Beitrag, in dem ich von Baselines im Requirements Engineering berichtet habe. Auch in der Projektplanung lässt sich dieses Mittel einsetzen, um Referenzpunkte zu schaffen und Plan und Ist vergleichen zu können. Werfen Sie einmal einen Blick auf folgende Grafik:

Ergebnis des Vergleichs zweier Versionen des Gantt-Chart

Hier habe ich den aktuellen Stand des Gantt-Diagramms mit dem ursprünglich geplanten verglichen. Sie erkennen, wie sich einzelne Arbeitspakete verschoben haben (in rot) und auch Meilensteine davon betroffen sind. Außerdem sehen Sie anhand des grünen Plus-Symbols links, welches Arbeitspaket neu hinzugefügt worden ist. Die gelben Symbole deuten Änderungen an.

Gefallen Ihnen die Auswirkungen der Änderungen nicht und Sie wollen den Plan in anderer Weise verändern? Kein Problem, denn wie auch bei Baselines im Requirements Engineering gilt: Sie können den ursprünglichen Projektplan inkl. des Gantt-Charts wiederherstellen und andere Änderungen ausprobieren – Sie haben ja einen Referenzpunkt durch die Baseline geschaffen.

Teilen Sie das Diagramm mit anderen – aber richtig

Und abschließend eine weitere Funktion, die sich im Projektalltag bewährt:

In der Regel ist es notwendig, Feedback zur Projektplanung einzuholen: von Kollegen, Vorgesetzten oder anderen Stakeholdern. Nun kommt es vor, dass das Gantt-Diagramm als Datei weitergegeben wird. Entweder verschicken Sie diese per Mail an jeden Stakeholder, schreiben dazu „ich brauche Feedback“, nennen ein Datum, bis wann Sie es wünschen, und hängen die betreffende Datei an.

Oder Sie legen die Datei an einem Ort ab, auf den alle Projektbeteiligten Zugriff haben. Je nach Größe der Organisation lässt sich auch hier auf eine Benachrichtigungs-E-Mail kaum verzichten. Ist die Datei in einem Format eines speziellen Planungstools gespeichert, so müssen alle Empfänger auch das Tool installiert haben, um das Diagramm zu öffnen. Gibt es also einen effizienteren Weg?

Gantt-Diagramme mit objectiF RPM

Mit objectiF RPM können Sie Projektelemente wie das Gantt-Chart über einen speziellen Befehl teilen und dadurch an andere Projektbeteiligte weitergeben. Das Diagramm bleibt so einerseits in seinem ursprünglichen Projektkontext, ohne unzählige Dateien mit fragwürdigen Bearbeitungszuständen zu kreieren. Andererseits können alle Stakeholder einfach per Browser darauf zugreifen – sie müssen das Tool nicht selbst installiert haben.

Das Gantt-Chart mit anderen teilen

Des Weiteren können Sie über die Funktion Teilen direkt eine E-Mail mit Standardtext und einem Hyperlink auf das Gantt-Diagramm erzeugen. Passen Sie ggf. den Inhalt an, wählen Sie die Empfänger und klicken Sie auf Senden. Fertig. Die anderen Stakeholder sind informiert.

Wenn Sie das Gantt-Chart per E-Mail teilen. öffnet sich Ihr Mailprogramm mit einer Mail und Standardtext

Natürlich finden Sie auch die anderen hier vorgestellten Funktionen in objectiF RPM. Nutzen Sie unsere kostenlose Trial Edition von objectiF RPM und erfahren Sie selbst, wie Sie mit dem Gantt-Chart Projekte planen. Viel Spaß! (Und machen Sie Ihre Gantt-Diagramme vielleicht nicht ganz so rosa…)

Hinweise:

[1] Wikipedia: Gantt-Diagramm. Aufrufbar über die URL: https://de.wikipedia.org/wiki/Gantt-Diagramm
[2] Wikipedia: Rot. Aufrufbar über die URL: https://de.wikipedia.org/wiki/Rot#China,_S%C3%BCdostasien