Die Magie springt im Dreieck oder der Teufel im Quadrat

Projektmanager erleben oftmals eine Zerreißprobe, wenn die Zeit davonläuft, sich ungeahnte Kosten auftun und die Leistung nicht erwartungsgemäß erbracht werden kann. Wenn einer dieser Faktoren zu viel Gewicht bekommt, ist schnell das ganze Projekt gefährdet.

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Die drei Größen Zeit, Kosten und Leistung bestimmen also im Zusammenspiel den Projekterfolg und müssen schon bei der Projektplanung mit den Stakeholdern berücksichtigt werden. Sobald eine der drei Ecken das Dreieck verzerrt, müssen die anderen Ecken entsprechend angepasst werden. Statt Kosten und Leistung findet man auch immer wieder die Begriffe: Aufwand und Ergebnis, vor allem, wenn der Fokus mehr auf dem Projektcontrolling liegt.

Der Parameter Zeit ist am eindeutigsten definiert, wird jedoch bei unrealistischer Planung das Dreieck auch immer wieder verzerren. Je nach Projektmanagement-Methode kann die Zeit an Meilensteinen, Release- und Sprint-Endterminen abgelesen werden. Gibt es allerdings einen genau definierten Projektstart- und Projektendtermin, müssen entweder Puffer die Ungewissheit ausgleichen oder Kosten und Leistung Fehlschätzungen ausgleichen, z.B. indem man Ressourcen erhöht, um im zeitlichen Rahmen zu bleiben.

Für die Planung von Kosten bzw. Aufwand wird oftmals ein notwendiges Projektbudget geschätzt und durch den Auftraggeber oder Lenkungsausschuss freigegeben. Der Projektsponsor beauftragt den Projektleiter, im Verlauf des Projekts Ausgaben für Personal, Material und Sachressourcen, externe Leistungen etc. im Blick zu behalten und Verschiebungen an dieser Ecke des Dreiecks zu kompensieren. Das Kostenmanagement kann nur gut funktionieren, wenn jederzeit ein Soll-Ist-Abgleich möglich ist und sämtliche unvorhergesehenen Ausgaben (z.B. verursacht durch Risiken oder Änderungen) für den weiteren Verlauf mit kalkuliert werden.

Die Leistung oder das Ergebnis wird dadurch bestimmt, dass festgelegte inhaltliche Ziele erreicht werden müssen – also das gelieferte Ergebnis den Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder entspricht. Stimmt die Leistung nicht, scheitert das Projekt, auch wenn Kosten und Zeit eingehalten werden.

Der Projekterfolg ist also von der Balance dieser drei Kräfte abhängig. Wird eine Dimension deutlich verändert, ist eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der anderen Dimensionen nötig. Steigen die Kosten beispielsweise zu schnell außerplanmäßig an, fehlen gewöhnlich die Mittel, die vereinbarte Leistung in vollem Umfang zu erbringen. Rennt die Zeit davon, steigen meist die Kosten, um noch nach Plan fertig zu werden. Hinken die Leistungen deutlich hinter dem Zeitplan her, braucht es eine Verlängerung der Projektlaufzeit, die immer kostspielig ist. Wir Berliner wissen, ein Lied davon zu singen. Manche Projekte werden dann scheinbar nie fertig.

Das Teufelsquadrat im Projektmanagement

Ja, manchmal steckt der Teufel einfach im Detail. Denn der Leistungsumfang kann zwar klar definiert sein (z.B. eine Entrauchungsanlage in ein Gebäude einzubauen), aber wenn diese nicht den qualitativen Maßgaben entspricht, ist der erfolgreiche Projektabschluss dennoch außer Reichweite.

Harry Sneed, Dozent für Software Engineering, hat deshalb das Dreieck um eine Ecke erweitert und den Parameter Leistung in Leistungsumfang und Qualität unterteilt. In seinem Modell ist die Fläche des Quadrats – also die Produktivität eines Projekts – unveränderbar. Verändert sich ein Parameter, verzerrt sich die Form des Quadrats, was Auswirkungen auf die anderen Parameter hat. Ein Plus bei Kosten und/oder Zeit hat automatisch ein Minus von Qualität und/oder Inhalt zur Folge.

Die Faktoren Zeit und Kosten können durch gute Berechnung und Puffer vor Projektbeginn bestimmt werden. Der Leistungsumfang hält selten über den Projektverlauf hin stand. Anforderungen ändern sich. Deshalb geht man heute oft agil vor. Besonders schwierig wird es bei der Qualität. Zwar können Normen auch Qualität genauer definieren, doch meistens fällt die fehlende Qualität erst viel zu spät auf.

Wie hält man die geometrischen Formen stabil?

Gute Planung hilft, stetige Kontrolle ist besser. Unsere Software-Lösungen sollen Ihnen diesen Balanceakt erleichtern. Für den Faktor Zeit ist das relativ leicht. Ein Gantt-Chart gibt zum Beispiel eine gute Übersicht und bietet die Möglichkeit, Terminänderungen mit ihren Auswirkungen zentral zu verwalten. Das Balkendiagramm hilft Ihnen dabei, auch in komplexen Projekten nicht den roten Faden zu verlieren, wie dieser Blogbeitrag zeigt. Dashboards mit wichtigen Key Performance Indikatoren liefern Projektreportings in Echtzeit. Damit behalten Sie die Orientierung, wie es um den Projektfortschritt bestellt ist. Mehr dazu erfahren Sie hier. Um im Verlauf des Projektes die Definition des Leistungsumfangs und dessen Qualitätsanforderungen überhaupt noch nachvollziehen zu können, bieten Ihnen unsere Produkte für Softwareentwicklungsprojekte nun sogar Tracability bis zum Code. Und da es wohl kaum ein Projekt gibt, in dem sich Anforderungen, Stakeholder und Scope nicht ändern, sollten Sie auch in der Lage sein, alle Auswirkungen von Änderungen leicht zu erfassen und nachzuvollziehen. Auch dafür haben wir ein Rezept, das Sie hier nachlesen können. Mit all diesen Mitteln dürften Sie eine zu starke Verzerrung an den Ecken Zeit und Leistungsumfang & Qualität gut verhindern können.

Kostenmanagement mit objectiF RPM

Im nächsten Release von objectiF RPM, das kurz bevorsteht, haben wir uns um die Kosten-Ecke noch weiter gekümmert. objectiF RPM unterstützt hierbei die Planung und Kontrolle von Personalkosten und Zusatzkosten. Kosten können nun sowohl Top-Down als auch Bottom-Up eingeplant werden. Was heißt das? Sie konkretisieren entweder Top-Down die Kosten- und Aufwandsplanung für das Projekt über Phasen bis hin zu Arbeitspaketen. Oder Sie ermitteln Bottom-Up die Projektkosten aus den Summen der Kosten, die sich aus Aktivitäten und Phasen ergeben.

Die Plan-Kosten für Personal ergeben sich aus den geschätzten Aufwänden, dem Mitarbeitereinsatz und den jeweiligen Stundensätzen. Auf Projektebene können Sie für Projektmitarbeiter interne bzw. externe Stundensätze als Standardwerte festlegen. Für einzelne Projektmitarbeiter können diese Stundensätze dann noch differenziert werden.

Aber nicht nur die Kosten für Personal können erfasst werden, sondern auch Zusatzkosten (z.B. für Hardware, Raummiete etc.). Für einzelne Aktivitäten können Sie Zusatzkosten auf Basis festgelegter Kostenarten einplanen und Soll-Ist-Vergleiche durchführen.

Kostenplanung für Aktivität mit Zusatzkosten

Interessiert Sie auch der Plan/Ist-Vergleich der Kosten für Aktivitäten, Phasen und das Gesamtprojekt? Dann konfigurieren Sie sich einfach eine Sicht wie Kostenplan, die Ihnen jederzeit aktuelle Zahlen liefert.

Ein Soll/Ist Vergleich über Phasen, Aktivitäten und Gesamtprojekt

Wenn Sie sich die Unterstützung, die objectiF RPM Ihnen im Projektmanagement bietet, noch etwas genauer anschauen wollen, empfehle ich Ihnen das kostenlose Whitepaper zur Software. Darin erfahren Sie, was die aktuelle Version an Features mitbringt, damit Sie künftig in Ihren Projekten nicht im Dreieck springen müssen.

Übrigens, diese Redewendung haben Sie auch uns Berlinern zu verdanken. Mitte des 19. Jahrhunderts ließ Friedrich Wilhelm IV. in Berlin ein Gefängnis errichten, in dem alle Gefangenen isoliert werden sollten. Auch der Gefängnishof war dafür in kuchenstückartige Einzelhöfe unterteilt. Das Sprichwort wurde geprägt, weil die Gefangenen die Vereinzelung oft nicht mehr aushielten und vor Wut in ihrem Dreieck herumsprangen.