Ein Board für alle Zustände

Wenn Sie an agiles Projektmanagement denken, dann erscheint Ihnen womöglich das Bild von jungen Menschen vor Augen, die mit einem Lächeln im Gesicht eine Tafel oder Wand mit bunten Klebezetteln füllen. Anstatt von Phasen oder Arbeitspaketen zu reden, verwenden sie Wörter wie Sprint und User Story. Und ein Gantt- oder Balkendiagramm findet sich dort auch nicht mehr: Stattdessen nennen Sie das Ergebnis ihrer Zettelarbeit Kanban Board oder Scrum Board.

Warum arbeiten die Agilen lieber mit solchen Boards? Und wie nutzen Sie dieses Hilfsmittel am besten für Ihre Projektarbeit? Diese und weitere Fragen möchte ich heute klären.

Grundprinzipien bei der Arbeit mit Kanban und Scrum Boards

Wenn Sie mit Boards arbeiten, dann haben Sie immer Spalten für die Zustände der aktuellen Aufgaben. Auf einem minimalen Kanban Board sind das beispielsweise to do, doing und done oder zu erledigen, in Bearbeitung und erledigt (je nachdem, wie international Ihr Team ist).

Die Aufgaben wandern dann im Verlauf des Projekts von links nach rechts auf dem Board entlang. Auf diese Weise behalten Sie die Übersicht über den Fortschritt der Arbeit, Engpässe lassen sich frühzeitig erkennen und der Fokus bleibt auf der Abarbeitung der gegenwärtigen Aufgaben. Außerdem sollen Menschen visuelle Reize besser verarbeiten können und das System lässt sich rasch erlernen.

Wie genau Sie mit den Boards arbeiten, hängt von der eingesetzten Methode ab. Bei einem Kanban Board befindet sich die Arbeit beispielsweise im ständigen Fluss. Es wird häufig als Planungsmittel für das gesamte Projekt eingesetzt. Sie fügen neue Aufgaben nach Bedarf hinzu und Team-Mitglieder nehmen sich dieser selbständig gemäß ihrer Kapazität an. Indem Sie Grenzen für die Anzahl an Aufgaben pro Spalten setzen (sogenannte Work in Progress-Grenzen bzw. WIP-Grenzen), stellen Sie ein perfektes Arbeitstempo sicher.

Arbeiten Sie mit Scrum Boards, so haben Sie eine definierte Anzahl an Aufgaben auf dem Board, die Sie in einem Sprint erledigen müssen. Häufig finden Sie hier Zeilen für die User Stories, die in Tasks heruntergebrochen werden, und diese Tasks wandern dann auf dem Board entlang.

Egal welche Methode Sie anwenden: Sie bestimmen, welche Zustände Sie auf den Boards darstellen möchten. Dahinter steht Ihr eingesetzter Workflow.

Beispiele für Workflows

Der Workflow, den Sie durch das Board darstellen, ist vom Fachbereich abhängig. Die Entwicklungsabteilung braucht beispielsweise andere Zustände für ihre Aufgaben als der Support oder das Content-Marketing.

Workflow in der Software-Entwicklung:

Für die Software-Entwicklung sind mehr als die drei Zustände to do, doing und done notwendig. Denn eine Anforderung kann sich z. B. in einem Review befinden und wird getestet. Für diesen Anwendungszweck eignen sich dann Zustände wie:

in Definition, in Review, definiert, in Realisierung, im Test, realisiert

Workflow im Support:

Wenn Sie dagegen im Support und mit einem Ticket-System arbeiten, brauchen Sie Zustände wie:

erfasst, in Bearbeitung, wartend auf Rückmeldung, geschlossen

Workflow im Content-Marketing:

Und in einer Content-Marketing-Abteilung, die Blogbeiträge, Landing Pages oder Presseberichte erstellen muss, wandert eine Aufgabe durch folgenden Beispiel-Workflow:

Vorschlag, in Bearbeitung, in Lektorat, abgenommen, eingeplant, veröffentlicht

Sie können somit beliebige Workflows auf den Boards darstellen. Ein Nachteil bei der Arbeit mit realen Tafeln oder Whiteboards ist: Je mehr Zustände Ihre Workflows umfassen, desto mehr Platz brauchen Sie. Des Weiteren sind diese Klebezettel nur kurzlebig und ihr Ursprung (warum wurde die Aufgabe angelegt?) bleibt verborgen. Große Projekte, die auf einen nachvollziehbaren Lebenszyklus einer Anforderung angewiesen sind und womöglich Jahre später nachweisen müssen, was wann und warum entwickelt worden ist, stoßen mit realen Kanban oder Scrum Boards an ihre Grenzen. Und was ist eigentlich mit Team-Mitgliedern, die an anderen Standorten arbeiten? Dann muss ein Tool her, das Ihnen virtuelle Boards bietet.

Die Vorteile eines virtuellen Boards

Mit einem virtuellen Board ist es möglich, große Workflows mit mehr als zehn Zuständen anwenderfreundlich und übersichtlich darzustellen. Anstatt die Aufgaben von links nach rechts zu verschieben, wandern diese beispielsweise von oben nach unten. So können Sie ganz einfach wie gewohnt scrollen, um alle Zustände zu sehen oder Aufgaben zu verschieben. Und wenn Sie an ein paar Zuständen gar nicht interessiert sind? Dann lassen sich diese mit einem Klick ausblenden.

Den größten Nutzen können Sie jedoch ziehen, indem Sie die virtuellen Boards und damit die Arbeit mit User Stories sowie Tasks in ein geeignetes Tool für die gesamte Projektarbeit integrieren:

Aufgaben sind dort mehr als nur “Klebezettel”, die auf dem Board entlangwandern. Sie haben Historie und Abhängigkeiten, verbundene Testfälle oder Risiken. Sie können Analysen wie Burn Up oder Burndown Charts mühelos erstellen, Bearbeiter zuordnen und die Kosten darauf basierend automatisch berechnen lassen; und jedes Team-Mitglied ist unabhängig von seinem Standort stets auf dem Laufenden.

Auch klassische Hilfsmittel wie das Gantt-Diagramm lassen sich mit dem passenden Tool ganz einfach mit den agilen Boards kombinieren. Die Entwicklungsteams nutzen beispielsweise für ihre Arbeit Kanban oder Scrum Boards, während die Projektmanager die Übersicht über das Gesamtprojekt durch das Balkendiagramm behalten.

Solch hybrides Projektmanagement unterstützt unsere Application Lifecycle Management-Lösung objectiF RPM. Hier verbinden Sie klassische Planungsmittel mit Backlogs und den sogenannten User Story Boards, um Aufgaben in einem Sprint abzuarbeiten.

Das User Story Board in objectiF RPM, in dem die User Storys von oben nach unten wandern.

Schauen Sie doch einmal in eines der User Story Boards der Teams unserer Beispielprojekte hinein, damit Sie sich selbst ein Bild davon machen können. Sie können sich die Beispiele über die kostenlose Trial Edition herunterladen und dort gleich weitere Vorteile eines virtuellen Boards nutzen: Zum Beispiel lässt sich ein Burn Up Chart aus einem User Story Board heraus öffnen. Oder Sie lassen sich nur die Stories anzeigen, die Sie sich als Bearbeiter zugeordnet haben.

Mit der nächsten Version 5.0 unterstützt das Tool auch die traditionelle Planungsweise von links nach rechts, wie Sie es von Kanban Boards gewohnt sind.

In diesem Board ziehen Sie die Stories von links nach rechts.

Wir glauben natürlich, die bessere Lösung entwickelt zu haben, aber manche Gewohnheiten lassen sich schwer ablegen ;-)

Schreiben Sie uns doch, was Sie von den aktuellen User Story Boards halten. Wir sind gespannt!