Können Sie Compliance?

Je nachdem, wen man fragt, steht das Wort Compliance entweder für eine lästige Pflicht, die von der “eigentlichen Arbeit” abhält oder für einen Weg, Geschäftsprozesse zu optimieren und zahlreiche Benefits für das Unternehmen zu generieren. Wie auch immer man es betrachtet, in einem scheinen sich die Meinungsgeber einig zu sein: Wo Compliance ist, kann keine Flexibilität sein, oder anders gesagt: Die Maßnahmen, die für die Einhaltung von Unternehmenscompliance notwendig sind, machen ein flexibles Arbeiten in der Organisation unmöglich. Aber ist das wirklich so?

Was ist Compliance – und wenn ja wie viele?

In einfachen Worten beschreibt der Begriff Compliance die Einhaltung von Gesetzen, Regeln, Normen und Richtlinien, aber auch von freiwilligen Kodizes. Wer compliant ist, arbeitet also regeltreu. Wer dies nicht ist, riskiert Unternehmensstrafen, Bußgelder, Gewinnabschöpfungen ebenso wie einen Imageverlust. Auf Grund der Finanzkrise und die besondere Brisanz im Investmentbanking kommen immer wieder Forderungen nach neuen Gesetzen auf, die ein verantwortungsvolles Handeln in der Wirtschaft, speziell der Finanzwirtschaft sichern sollen. Firmenpleiten führen ebenso zur Forderung nach mehr Compliance- bzw. Risikomanagement in Unternehmen und schärferen Gesetzen. Betroffen von Unregelmäßigkeiten können aber nicht nur produzierende Unternehmen sein, wie der Korruptionsskandal beim Weltfußballverband FIFA beweist.

Compliance wird für viele Unternehmen auch deshalb immer wichtiger, weil sich verändernde Organisationsformen in Unternehmen zu einem verstärkten Bedarf an Maßnahmen und Prozessen beitragen, die Compliance garantieren. Viele Unternehmen sind heute nicht mehr hierarchisch organisiert, sondern zeichnen sich durch flache Hierarchien auf Basis von locker vernetzten Einheiten aus. Diese aufgelockerten Strukturen führen zu veränderten Anforderungen an die Einhaltung von Regeln, sowohl die der externen als auch die der internen Handlungsanweisungen, Bestimmungen und Corporate Policies.

Ebenso gibt es Branchen, bei der Compliance von besonderer Bedeutung sind. So ist die sogenannte Healthcare Compliance für die Medizintechnik und Gesundheitswirtschaft von großer Bedeutung, wenn es um die Entwicklung neuer Medizinprodukte geht.

Der Nutzen von Compliance

Das Schreckgespenst Compliance wird zum zahmen Kuscheltier, wenn man sich die Vorteile eines regeltreuen Vorgehens ansieht:

• Compliance bedeutet Sicherheit
  Durch bessere Qualifizierung der Mitarbeiter lassen sich sie Profitabilität und Imagewirkung verbessern.
• Compliance minimiert Risiken
  Potentiell gefährliche Entwicklungen werden schnell erkannt und können vermieden werden
• Compliance schafft Vertrauen
  Ethisches Handeln und Rechtssicherheit schaffen Glaubwürdigkeit, die wiederum Vertrauen schafft. Ein vertrauenswürdiges Unternehmen gilt als verlässlich – ein großer Wettbewerbsvorteil.
• Compliance spart Kosten
  Compliance ist eine nachhaltige Investition. Ein Unternehmen kann die sich daraus ergebenden Veränderungen zur Steigerung der Rentabilität nutzen, beispielsweise indem es die Dauer von Audits drastisch reduziert. Zudem ist es vor negativen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen einer non-compliance geschützt.

Morgens halb zehn in Deutschland – sind wir compliant?

Umso verwunderlicher ist es, dass laut einer Studie der Aberdeen Group¹ nur jedes dritte Unternehmen die Compliance als unternehmensweites Anliegen betrachtet. Auffällig ist zudem, dass dieser Wert unter den Best-in-Class-Unternehmen (BiC) dieser Studie deutlich höher war. Ein Schelm, wer hier einen Zusammenhang sieht. Zu diesem Bild trägt die Tatsache bei, dass besonders bei erfolgreichen Firmen schon interne Policies und das Ziel, das Unternehmen und seine Marken zu schützen, als Treiber für Compliance wirken. Beim Industriedurchschnitt sind erst gesetzliche Maßgaben Auslöser für ein verstärktes Bemühen um Compliance.

Einer der Befragten äußerte sich sogar folgendermaßen: “Man hat mich gefragt: ‘Sind wir compliant?’ und ehrlicherweise musste ich auch mir selbst eingestehen, dass ich es nicht wusste. Am Dienstagnachmittag um drei waren wir es, aber wer weiß schon, was seitdem passiert ist?”

Eine strategische, organisationsweite Herangehensweise an Compliance findet sich bei BiCs deutlich häufiger als beim Industriedurchschnitt, der häufiger taktische Einzelprojekte zur Compliance-Sicherung durchführt. Die Analysten leiten daraus ab, dass die Verbesserung von Geschäftsprozessen ein durchdachtes und integratives System zur Sicherung der Compliance voraussetzt. Ein System, das auch die Mitarbeiter nicht vergisst und durch Trainings ein Bewusstsein für Compliance schafft.

Mein Name ist Compliance, ich komme in Frieden

Aus geltenden Regeln ergeben sich für Unternehmen konkrete Anforderungen. Für die Umsetzung der Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen Maßnahmen treffen.

• Die einzuhaltenden Prozesse sind festzulegen,
• die Verfügbarkeit der Informationen ist sicherzustellen und
• die Prozesse sind zu überwachen und zu analysieren.

Diese Maßnahmen gelten natürlich für Unternehmen als Ganzes, aber auch in kleineren Organisationseinheiten, Abteilungen oder Projekten. Die größte Sorge der Verantwortlichen ist hierbei der Verlust von Flexibilität bei der Durchführung Ihrer Projekte. Vorgegebene Workflows, Regeln und Prozesse erzeugen ein starres System, dem alle Mitarbeiter blind folgen müssen.

Diese Sorge ist allerdings unbegründet, wenn man das System von Beginn an für Flexibilität öffnet. Gesetze, Regeln, Normen und Richtlinien geben den Rahmen vor, bei der Strukturierung der einzelnen Aktivitäten ist man jedoch frei. Es empfiehlt sich daher, ein System zu etablieren, das Ihnen bei der Einhaltung der Regeln hilft und personenunabhängig betrieben werden kann, dabei aber auch die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter unterstützt. Mit einem solchen System meistern Sie leichter Audits und können – falls nötig – Korrekturen an den Prozessen durchführen. Gleichzeitig wollen Sie auch die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter unterstützen und Freiraum gewähren.

Compliance und Flexibilität – kein Widerspruch

Compliance und Flexibilität sind kein Widerspruch, wenn die benötigten Prozesse entsprechend angelegt sind. Eine Software, mit der Sie Ihre Methoden in Ihren Projekten für die Planung, Durchführung und Kontrolle anwenden können, ist an dieser Stelle entscheidend. Workflows etablieren Sie so sinnvoll und behalten Ihre Compliance immer im Blick.

Für eine echte Flexbilität muss eine Software aber vor allem anpassbar sein. Nur dann können Sie Prozesse und Abläufe nach Ihren Wünschen definieren und Ihren Mitarbeitern eine Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen, in der jeder Einzelne daran mitarbeiten kann, die Anforderungen aus den ISOs, DINSs, ANSIs und SPICEs dieser Welt zu erfüllen.

Was denken Sie – schränkt Compliance ein? Wie gelingt ein freies, flexibles Arbeiten in Projekten?

 

Quellen:

[1] http://www.docstoc.com/docs/19297990/Sustaining-Compliance-DB-200801