Mit einer Pivot-Tabelle Daten analysieren
Pivot-Tabellen gelten für viele MS Excel Anwender als Nonplusultra für das Aggregieren und Analysieren von Daten. Sie sind leicht anzuwenden, in ca. 30 Minuten zu erlernen und bieten eine hervorragende Basis zur Visualisierung der betrachteten Werte. Wie funktionieren Pivot-Tabellen aber im Detail? Eignen Sie sich auch als Ausdrucksmittel im Projektmanagement? Und wie können etwaige Nachteile beim Arbeiten im Team mit MS Excel ausgeglichen werden? Lesen Sie hier eine kleine Anleitung zum Umgang mit MS Excel Pivot-Tabellen.
Warum Pivot?
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in verschiedenen Projekten und erheben in diesen Projekten Anforderungen. Sie kategorisieren die Anforderungen in funktionale Anforderungen und nicht-funktionale Anforderungen, in Qualitätsanforderungen und Randbedingungen. Sie bestimmen für die Anforderungen Zustände wie in Definition, definiert, geplant, beauftragt, geändert und realisiert. Und Sie bestimmen den Aufwand zur Realisierung jeder einzelnen Anforderung. Dann haben Sie eine solche Liste:
Anforderungsliste mit Projekt, Zustand, Art und Aufwand
Und jetzt beantworten Sie folgende Fragen: Wie viele definierte Anforderungen gibt es im Projekt “EAM – MobilityEurope”? Wie viele Anforderungen gibt es pro Projekt und mit welchen Kategorien? Und wie viele funktionale Anforderungen gibt es insgesamt in allen Projekten? Viel Spaß beim Zählen! Und viel Spaß beim Herausfinden, ob Sie auch tatsächlich alle Werte korrekt addiert haben! Selbst mit so schönen MS Excel Funktionen wie “Spur zum Vorgänger” oder “SUMMEWENN” wird der Aufwand zur Beantwortung relativ groß sein. Und was passiert, wenn eine neue Anforderung hinzukommt oder eine bestehende Anforderung ihren Zustand von definiert in beauftragt ändert? Dann dürfen Sie vermutlich wieder manuell ran.
Das Arbeiten mit Pivot-Tabellen ermöglicht Ihnen die zügige Beantwortung der gestellten Fragen. Mit Pivot-Tabellen extrahieren, summieren und aggregieren Sie leicht Daten aus großen Datenmengen. Und MS Excel bietet Ihnen dann mit zahlreichen Säulen-, Linien-, Kreis-, Balken- oder Flächendiagrammen viele Möglichkeiten zur Visualisierung der Daten.
Schritt für Schritt zur Pivot-Tabelle
Nehmen wir unser Beispiel mit den Anforderungen: Wie viele Anforderungen gibt es pro Projekt mit welchen Zuständen? Wir wollen also aus unserer Liste mit Anforderungen, den Projekten und den Zuständen eine entsprechende Auswertung erzeugen.
Zustandsverteilung der Anforderungen pro Projekt
Gehen Sie wie folgt vor:
- Tabelle in Pivot-Tabelle umwandeln
Markieren Sie Ihre Tabelle in MS Excel von der ersten bis zur letzten Zelle (in unserem Beispiel von A1 bis E144). Rufen Sie in der Menüleiste Einfügen und dort PivotTable auf. Sie erhalten folgenden Dialog, den Sie einfach bestätigen:
Tabelle in Pivot-Tabelle umwandeln
- Die Bereiche und Felder im Pivot-Tabellen-Assistenten
Auf einem neuen Tabellenblatt erhalten Sie einen Assistenten, der Ihnen bei der Erstellung Ihrer Auswertung helfen soll.
Assistent zur Auswahl der Felder, Filter, Beschriftungen und Werte
- Die Auswahl der gewünschten Daten
Die Anforderungen pro Projekt mit Zustand – Sie benötigen also Projekt, Name und Zustand. Haken Sie die drei Felder einfach an. Sie sehen bei jedem Klick, dass sich der Inhalt auf Ihrem neuen Tabellenblatt verändert. Zuerst erhalten Sie eine Liste mit Projekten – natürlich, Sie haben ja auch Projekt als ein Kriterium ausgewählt. Wählen Sie Name aus, erscheinen pro Projekt die entsprechenden Anforderungen aus den Projekten. Und wenn Sie Zustand auswählen, sehen Sie unter einer Anforderung den jeweiligen Zustand.
Nach der Auswahl der Felder
- Die Anordnung der gewünschten Daten
Diese Information wollen Sie aber doch gar nicht wissen, oder? Wie viele Anforderungen gibt es pro Projekt mit welchen Zuständen? Um diese Frage zu beantworten, werfen Sie einen Blick auf die vier Felder im unteren Bereich des Assistenten. Durch das Auswählen der Felder für Ihre gewünschte Antwort sind alle Felder in “Zeilenbeschriftungen” gelandet. Ziehen Sie einfach per Drag & Drop den Zustand in den Bereich der “Spaltenbeschriftungen”. Und Name in den Bereich “Werte”. Dadurch passieren zwei Dinge: Natürlich ändert sich die Darstellung der Informationen auf dem Tabellenblatt – Sie haben durch das Verschieben der Felder auch eine neue, geänderte Anordnung gewählt. Und: aus Name wurde Anzahl von Name. Dies ist geschehen, weil Sie Name in den Bereich “Werte” gezogen haben und Sie somit MS Excel zählen lassen.
Nach der Anordnung der Felder
- Die Auswahl der Daten zur grafischen Visualisierung
Und jetzt kommt noch die Kür: Die Darstellung Ihrer Informationen in einer ansprechenden Weise. Markieren Sie einfach den entsprechenden Bereich auf Ihrem Tabellenblatt, wählen Sie über die Menüleiste und Einfügen die gewünschte Darstellung und schon sind Sie fertig. - Kleinere Tipps
Den letzten Schritt zur Visualisierung können Sie auch schon ganz zu Beginn initiieren, in dem Sie die Tabelle nicht “nur” in eine Pivot-Tabelle verwandeln, sondern gleich PivotChart auswählen.
Pivot-Tabelle gleich mit Pivot-Chart erzeugen
Pivot-Tabellen aktualisieren sich nicht automatisch. Die Aktualisierung könnten Sie mittels Makro oder manuell ausführen. Für die manuelle Aktualisierung muss sich der Cursor im Datenbereich der Pivot-Tabelle befinden und die Symbolleiste PivotTable eingeblendet sein. Auf dieser Symbolleiste finden Sie den Befehl Daten aktualisieren – und ein Klick genügt. In Abhängigkeit Ihrer MS Excel Version genügt eventuell auch ein Rechtsklick in den Datenbereich der Pivot-Tabelle und Daten aktualisieren im Kontextmenü.
Nachteile beim Arbeiten mit MS Excel beachten
Der Umgang mit Pivot-Tabellen erfordert etwas Übung, bietet aber für die zügige Auswertung von Daten viele Möglichkeiten. Doch gibt es auch Nachteile? Nun, beim Arbeiten mit Pivot-Tabellen an sich nicht. Wenn Sie aber in Projekten arbeiten, dann gilt es grundsätzliche Nachteile bei der Nutzung von MS Excel zu beachten:
- MS Excel ist kein Tool für Teams
- MS Excel stellt keine Nachvollziehbarkeit her
- Eine Standardisierung ist problematisch
Diese Nachteile lassen sich zwar nicht gänzlich beseitigen, aber in Kombination mit anderen Tools, mit datenbank-gestützten Lösungen umkehren. Wer welche Aufgaben und Rechte hat, wer was wann im Rahmen welcher Aufgaben erledigt und welche Vorlagen wiederholt verwendet werden, können Sie in Ihren Projekten definieren. Und dann entsprechend mit einer passenden Software unterstützen. Arbeiten Sie gemeinsam im Team mit Anforderungen, der eine Mitarbeiter skizziert ein Problem, der andere eine Lösung dafür, der dritte Mitarbeiter verfeinert die Lösung und der vierte Mitarbeiter realisiert sie – wenn Sie solche Schritte nachvollziehen wollen und müssen, helfen Ihnen spezialisierte Lösungen.
Die Vorteile verschiedener Lösungen kombinieren – hier der Lebenszyklus einer einzelnen Anforderung
Und wenn Sie dann einen Datenstand haben, den Sie per Knopfdruck sicher, einfach und wiederholbar nach MS Excel exportieren, dann kommen die Stärken von MS Excel und dem zusätzlichen Programm zum Tragen: einerseits die Auswertung von Daten mittels Pivot-Tabelle und die anschließende Visualisierung mit einem passenden Diagramm in MS Excel. Und andererseits die strukturierte Erfassung, Sammlung und nachvollziehbare Aufbereitung von Daten in der Datenbank. So kombinieren Sie die Vorteile verschiedener Programme und umgehen die Nachteile von MS Excel beim Arbeiten in Projekten.
Export der Daten in eine MS Excel-Vorlage
Fazit
Pivot-Tabellen sind eine leicht zu erlernende und anzuwendende Möglichkeit, Daten zu aggregieren und zu analysieren. Mit etwas Übung werden Sie tolle Ergebnisse erzielen und quantitative Fragen schnell beantworten. In Kombination mit datenbank-gestützten Tools, mit denen Sie in Ihren Projekten gemeinsam im Team, sicher und nachvollziehbar arbeiten, können Sie die Vorteile verschiedener Programme kombinieren. So wird das Arbeiten mit Pivot-Tabellen zum vollen Erfolg.
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