Mit Workflows Projekte besser steuern

Ein Workflow ist eine Kette aus Aktionen und Bedingungen. Ein Ablauf zur Organisation von Arbeitsschritten. “Die Arbeit fließt” – so könnte man Workflow übersetzen. Aber wie gestalten Sie den Workflow für ein Projekt? Wie detailliert strukturieren Sie den Arbeitsfluss und welche Vorteile entstehen tatsächlich beim Arbeiten mit Workflows?

Die Visualisierung eines Workflows

Stellen Sie sich eine Kreuzung vor. Autos kommen aus verschiedenen Richtungen. In Deutschland gilt die Vorfahrtsregel “rechts-vor-links”. In Amerika hingegen fährt derjenige zuerst, der zuerst an die Kreuzung kommt. Das ist erst einmal etwas ungewohnt, funktioniert aber auch. Ist das Verkehrsaufkommen an der Kreuzung zu hoch, werden Ampeln zur Steuerung eingesetzt. Dabei können Ampelanlagen in zwei verschiedenen Modi betrieben werden: Eine Festzeitsteuerung erzeugt eine immer gleiche Folge von Start- und Stop- bzw. Grün- und Rot-Phasen. Die Phasen selbst können zeitlich variieren, so dass die Autos auf dem Hauptverkehrsweg längere Grün-Phasen haben.  Oder die Ampelanlage reagiert auf den Bedarf von Autos durch in den Boden eingelassene Induktionsschleifen. Straßenbahnen melden übrigens ihren Bedarf per Knopfdruck, ebenso wie Fußgänger, allerdings erhalten Straßenbahnen gerne Vorfahrt. Da bei Grün-Phasen natürlich Autos mit Rot-Phasen warten müssen, gibt es immer mehr Versuche, Ampelanlagen “intelligenter” zu machen, um so den Fluss noch besser zu steuern. Und dann gibt es noch die Alternative “Kreisverkehr”. Alle Autofahrer reduzieren bei Annäherung ihre Geschwindigkeit und der Verkehr fließt. Für alle, parallel.

Die Randbedingungen für den Workflow

Natürlich denken wir bei unseren Projekten nicht an eine Verkehrskreuzung. Das Prinzip mit einer Kette aus Aktionen und Bedingungen ist aber ähnlich. “Die Arbeit fließt” – was heißt das also für Ihre Projekte? Wie gestalten Sie Ihren Workflow? Die Antwort lautet wie so häufig: es kommt darauf an.

Es ist ein großer Unterschied, ob Sie eine Werbekampagne für eine Software in einem Magazin schalten oder eine Software in der Medizinbranche entwickeln möchten. Unternehmen unterliegen zahlreichen rechtlichen Verpflichtungen, deren Nichteinhaltung zu Strafen, Bußgeldern und auch Imageverlust führen kann. Gesetze, internationale Normen, unternehmenseigene Richtlinien und Handelsbräuche – es gilt viele Aspekte zu berücksichtigen. Bei einer Werbekampagne sind selbstverständlich weniger Randbedingungen zu beachten. Möchten Sie hingegen den Arbeitsfluss bei einer Serienproduktion definieren, beschäftigen Sie sich auf der Suche nach Optimierungen mit jedem kleinen Handgriff und jedem Schritt der beteiligten Arbeitskräfte. Bei der Gestaltung Ihrer Workflows sollten Sie sich also zuerst an Ihren konkreten Anforderungen an eine Ablaufsteuerung orientieren. Wen wollen Sie steuern, bei welchen Tätigkeiten und mit welchen inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten?

Das Projekt macht den Workflow

Arbeiten bei Ihnen alle Projekte nach demselben Muster? Wahrscheinlich nicht. Projekte sind unterschiedlich groß und unterschiedlich wichtig. Die Anzahl der Aufgaben und Mitarbeiter variiert. Vermutlich kennen Sie verschiedene Projektarten. Und für diese Projektarten können Sie sich nun auf die Suche nach dem besten Workflow machen. Sie suchen nach einem wiederholbaren Ablauf, der wiederholbar Ergebnisse liefern soll. Sie suchen nach Regeln, die den Ablauf determinieren. Und Sie wollen die Zusammenarbeit im Projekt zwischen den Beteiligten fördern. Wie sieht also die Kette aus Aktionen und Bedingungen aus?

Zuerst einmal führt ein Bearbeiter eine Aktivität durch, so wie im folgenden Bild dargestellt:

Workflow mit Bearbeiter und Aktivitäten

Im Zuge der Aktivität produziert er ein Ergebnis. Das kann ein physikalisches Produkt sein oder einfach eine Datei wie beispielsweise ein Pflichtenheft oder eine Tabelle. Für dieses Produkt ist der Bearbeiter verantwortlich:

Workflow – Der Bearbeiter erzeugt ein Ergebnis

Sowohl die Aktivität als auch das Ergebnis durchlaufen Phasen bzw. Zustände. Eine Aktivität könnte begonnen oder beendet sein. Und ein Produkt in Definition, in Realisierung oder in Abnahme. Und zusätzlich könnte ein Produkt einer Aktivität Voraussetzung für eine andere Aktivität sein, natürlich in Abhängigkeit vom Zustand des Produkts. Wenn Sie die Realisierung einer Anforderung testen wollen, dann müsste die Anforderung zuvor auch realisiert sein.

Verläuft der anschließende Test erfolgreich, könnte sich auch der Zustand der Anforderungen auf erfolgreich getestet ändern. Es gibt also ein Zusammenspiel von Bearbeiter, Aktivitäten, Produkten und Zuständen:

Workflow – Ein Zusammenspiel aus Bearbeiter, Aktivitäten, Produkte und Zustände

Und dieses Zusammenspiel können Sie nun für Ihre Projekte und Projektarten festlegen. Sie bestimmen also welche Bearbeiter, welche Aktivitäten, in welcher Reihenfolge und wie oft durchführen. Und wie der Fluss der Produkte erfolgen und wer für die Erstellung der einzelnen Ergebnisse verantwortlich sein soll. Und steuern können Sie dies in Ihren Projekten über die von Ihnen definierten Zustände.

Das Projekt und der Workflow

Damit Sie diese Definition nicht in jedem Projekt auf das Neue durchführen müssen, empfiehlt es sich, die Workflows zu dokumentieren, zu kommunizieren und idealerweise auch über Templates und mit geeigneten Werkzeugen zu unterstützen.

Die Vorteile beim Arbeiten mit definierten Workflows

Natürlich arbeiten Sie auch bereits heute mit Workflows. In Ihren Projekten und Ihren Linientätigkeiten. Immer. Sie tun einen Schritt vor dem anderen. Sie kommunizieren mit Ihren Kollegen zum passenden Zeitpunkt. Was ist also der Vorteil von definierten Workflows?

• Besseres Verständnis
  Erst einmal verschaffen Sie sich durch die Definition eine Klarheit, wie Sie miteinander zu den gewünschten Ergebnissen kommen. Sie reduzieren ein vages Bild der Zusammenarbeit durch konkrete Schritte. Wer benötigt welche Informationen zu welchem Zeitpunkt? Wessen Arbeit hängt von welchen vorherigen Ergebnissen ab? Das Verständnis für die Tätigkeiten des Einzelnen und des Teams steigt.
• Bessere Kommunikation
  Beteiligte kommunizieren mit definierten Workflows viel leichter über Inhalte und viel weniger über die aufwendige Beschaffung von Informationen. Die Kommunikation erfolgt zielgerichtet und Sie sparen Aufwand und Kosten.
• Leichtere Dokumentation
  Wenn Sie entsprechende Tools verwenden, dokumentieren Sie den Fortschritt Ihrer Projektarbeit automatisch. Auch die Verwaltung der Ergebnisse fällt durch das gleichartige Vorgehen in Ihren Projekten allen Beteiligten leichter. Und falls Sie Audits durchlaufen, freuen sich auch die Auditoren über leicht zugängliche Informationen.
• Höhere Qualität und Effizienz
  Da Sie wissen, wer was wann tut, können Sie den Bearbeitern entsprechende Vorlagen zur Verfügung stellen. Sie können Bearbeiter automatisch benachrichtigen. Und Sie produzieren gleichartiges auf gleichartige Weise. Sie erreichen damit eine höhere Qualität und das auch noch effizienter.

Die Detailtiefe des Workflows

Wie detailliert sollten Sie Workflows gestalten? Grundsätzlich ist diese Frage zu abstrakt, um Sie allgemeingültig zu beantworten. Also sollten Sie die Frage etwas anders stellen: Welche Elemente lohnt es, im Workflow zu berücksichtigen? Bietet es einen Mehrwert, wenn Sie jede alltägliche Kleinigkeit, jede Mini-Aktivität als solche definieren? Genügt es, wenn Sie wissen, Sie sollen ein Auto starten oder ist es wichtig festzuhalten, dass der Zündschlüssel ins Zündschloss gesteckt, anschließend im Uhrzeigersinn gedreht und dabei gleichzeitig bei eingelegtem Gang die Kupplung gedrückt werden muss? Nutzen Sie doch einfach Ihre Erfahrungen, orientieren Sie sich an Vilfredo Pareto und erzielen Sie mit einer kleinen Anzahl von Elementen eine große Wirkung. Ihren Workflow können Sie jederzeit leicht detaillieren, das Reduzieren der Elemente hingegen fällt schwer.

Fazit

Lassen Sie die Arbeit fließen. In Ihren Projekten mit Ihren Randbedingungen. Gleichartig und wiederholbar. Definieren Sie einen Workflow, der die beteiligten Mitarbeiter bei Ihren Tätigkeiten unterstützt. Nur dadurch wird es ein guter Workflow. Und nutzen Sie so die Vorteile, die das Arbeiten mit definierten Workflows für Ihre Projekte bietet.