Nutzen Sie Word – aber so, dass es Sinn macht

Gehören Sie auch zu denjenigen, die MS Word für Ihre Arbeit in Projekten nutzen? Warum auch nicht, schließlich ist es die bekannteste Textverarbeitung weltweit, leicht zu bedienen und auf Ihrem Rechner bereits installiert.

Doch halt: Wie arbeiten Sie eigentlich mit mehreren Kollegen an einem gemeinsamen Dokument? Wie stellen Sie sicher, dass es beim allseits beliebten Copy & Paste keine Fehler gibt? Und wie gelingt eigentlich die Versionierung der Inhalte?

Wie nutze ich MS Word sinnvoll?

Inhaltlich Arbeiten oder die eigentlichen Stärken nutzen?

Die Arbeit mit MS Word bietet auf den ersten Blick viele Vorteile: eigene Layouts, klare Gliederung, Integration von Grafiken, tolle Einbettung in die MS Office-Welt. Sogar das Drucken von Serienbriefen funktioniert reibungslos.

Stellen Sie sich nun aber vor, dass sich Inhalte verändern. Sie schreiben ein Pflichtenheft und eine Anforderung ändert sich. Der Auftraggeber teilt Ihnen per Mail Änderungen mit. Okay, kein Problem. Schnell haben Sie die Stellen im Dokument angepasst. Arbeiten Sie besonders sorgfältig, dann überprüfen Sie gleich, ob es für die Anforderungen bereits beschriebene Testfälle, die Sie auch gleich anpassen. Wie finden Sie die Testfälle am schnellsten? Ah, Sie haben einen Hinweis an der entsprechenden Stelle im Word-Dokument eingetragen. Sehr gut. Ergeben sich noch weitere Konsequenzen? Könnte sich der Aufwand für die Realisierung verändern? Gibt es technische Aspekte zu berücksichtigen? Und müssen Sie eigentlich jemanden im Projekt über diese Änderung informieren?

Sie sehen bereits an diesem kleinen Beispiel: Die Stärke von MS Word liegt nicht in dieser aktiven Form des Arbeitens. Sie liegt eindeutig in der Darstellung von Texten. Inhaltliches Arbeiten sollte daher nicht mit MS Word, sondern mit Tools erfolgen, die auf solche Änderungen ausgerichtet sind.

Arbeiten im Team

Woher wissen Sie, dass die Inhalte in einem Dokument aktuell sind, wenn mehrere Kollegen mit der Erstellung der Inhalte betraut sind? Natürlich können Sie mit Filialdokumenten arbeiten. Und die Änderungsverfolgung einschalten. Eventuell wissen Sie sogar, wie Sie diese wieder ausschalten. Aber erkennen Sie an einem Dokument, dass es sich tatsächlich um die aktuelle Version handelt? Können Sie sich sicher sein, dass nicht ein Kollege eine Version bei sich abgespeichert hat und diese gerade bearbeitet?

Das Arbeiten im Team mit MS Word kann natürlich funktionieren, aber ein Risiko bleibt immer bestehen. Wie können Sie nun dieses Risiko umgehen? Das ist an sich ganz einfach: Sie nutzen eine Datenbank-gestützte Software, mit der Sie parallel an einzelnen Objekten, wie beispielsweise den zuvor genannten Anforderungen, arbeiten können. Ändern Sie eine Anforderung, sorgt Ihre Software für eine entsprechende Versionierung. Wurde die Änderung per E-Mail kommuniziert, verwalten Sie diese E-Mail direkt mit der Anforderung – zentral an einer Stelle. Somit halten Sie immer alle Informationen zu einer Anforderung aktuell. Jederzeit! Nachvollziehbar! Und wenn Sie nun eine Software gewählt haben, die diese Information per Knopfdruck nach MS Word generiert, dann können Sie tatsächlich beruhigt im Team arbeiten.

Benötigen Sie mehr als ein Dokument in Ihren Projekten?

Vermutlich. Sie könnten beispielsweise technische Risiken und generelle Projektrisiken in einem gemeinsamen Risiko-Dokument festhalten. Gleichzeitig listen Sie die technischen Risiken in Ihrem Anforderungsdokument auf. Das ist solange kein Problem, wie Sie nicht manuell für die Konsistenz zwischen den Dokumenten sorgen müssen.

Idealerweise nutzen Sie eine Lösung, mit der Sie Inhalte in verschiedene Dokumente und Formate generieren. Sie definieren lediglich einmalig, welche Arten von Dokumenten mit welchem Layout Sie benötigen und welche Inhalte in die Dokumente gehören. Und dann drücken Sie auf einen Knopf. Und die Software generiert die Inhalte. Fehlerfrei! Sicher! Nachvollziehbar! Und bei Bedarf wieder und wieder!

Fazit

Es ist an sich keine Schwäche von MS Word, dass es häufig für Dinge genutzt wird, für die es gar nicht gedacht ist. Durch seine leichte Bedienung und der Verfügbarkeit an fast allen Arbeitsplätzen ist der Einstieg schnell geschafft. Aber gerade bei inhaltlicher Arbeit im Team stößt MS Word schnell an seine Grenzen. Nutzen Sie Word auch weiterhin, aber so, dass es Sinn macht. Mit spezialisierten Lösungen, die auf das Arbeiten im Team, beispielsweise mit Anforderungen, Änderungen, Tests oder Risiken ausgelegt sind. Und mit denen Sie dann leicht wieder die Vorteile der Darstellung in MS Word nutzen können. Auf Knopfdruck! Fehlerfrei! Und nachvollziehbar!