PMO oder Projektassistenz – Die Unterschiede im Überblick

Professionelle Projektarbeit ist im Aufwind. Projekte werden von Vielen mit flachen Hierarchien, interdisziplinärer Zusammenarbeit und effizienten Kommunikationswegen assoziiert. In Zeiten wirtschaftlicher Schnelllebigkeit und finanzieller Unsicherheit sind dies wertvolle Vorteile, die immer mehr Unternehmen zu schätzen wissen. Mit der steigenden Relevanz des Projektmanagements wächst auch der Wunsch nach Professionalisierung und Standardisierung. Viele Unternehmen setzen deswegen auf die Einführung eines Project Management Office (PMO) und / oder stellen Ihren Projektmanagern eine Projektassistenz zur Seite.

Projektassistenz und vor allem PMO sind Begriffe, die dank der stattfindenden Professionalisierung des Projektgeschäfts in den letzten Jahren sehr viel Aufmerksamkeit erfahren haben. Trotz oder vielleicht sogar gerade wegen der vielen Aufmerksamkeit, die diesen Begriffen zuteilwird, gibt es bislang kein einheitliches Verständnis dieser Tätigkeiten. Im gängigen Diskurs werden diese also sehr oft synonym verwendet.

Obwohl PMO und Projektassistenz zwar einige Gemeinsamkeiten aufweisen, handelt es sich jedoch um gänzlich unterschiedliche Tätigkeiten mit verschiedenen Aufgabenbereichen. Eine Verwechslung hat in der Praxis meist fatale Folgen und kann zu frustrierenden Ergebnissen führen. Dieser Beitrag nimmt sich den unterschiedlichen Aufgabenbereichen an und soll somit zu einem besseren Verständnis dieser vielseitigen Projekteinheiten beitragen.

Aufgaben des Project Management Office – Multiprojektmanagement

Das PMO ist eine auf Dauer konzipierte Organisationseinheit. Es fungiert als zentrale Schnittstelle für die verschiedenen Projekte eines Unternehmens. Vordergründig ist es zuständig für die Strukturierung und Weiterentwicklung der Projektmanagementmethoden des Unternehmens. Die Einsatzmöglichkeiten des PMOs gehen jedoch weit darüber hinaus, sodass diesem je nach Anforderungen die unterschiedlichsten Aufgaben übertragen werden können.

Projektportfoliomanagement

PMOs koordinieren entweder ein bestimmtes Projektportfolio oder sogar das gesamte Projektgeschäft eines Unternehmens. Je nach Größe des Unternehmens können auch mehrere PMOs für verschiedene Projektportfolios zuständig sein. So kann das eine PMO beispielsweise für IT-Projekte verantwortlich zeichnen, während das andere für Investitionsprojekte zuständig ist.

Einige international agierende Unternehmen beschäftigen auch mehrere lokale PMOs die jeweils nur für ihren Standort zuständig sind. Die einzelnen PMOs werden dann wiederum meist von einem Master-PMO koordiniert.

Wissenstransfer

PMOs helfen also, den Überblick über die gesamte Projektlandschaft eines Unternehmens zu wahren. Sie strukturieren und analysieren Informationen aller Projekte, Programme und Portfolios. Somit können Unternehmensprozesse besser bewertet werden.

Durch die Strukturierung und Analyse der gewonnenen Informationen kommt dem PMO in der Unternehmensorganisation eine einzigartige Funktion zu. Als „Hüter des Projektmanagement-Wissens“ interpretiert es die „Lessons Learned“ nach Projekten und weiß über „Best Practices“ Bescheid. Das PMO bietet den Projektmitarbeitern die Möglichkeit, nicht nur aus eigenen Fehlern zu lernen, sondern auch aus denen anderer.

Außerdem hat das PMO den Überblick über Ressourcen und Kapazitäten eines Unternehmens und entscheidet über die Verwendung der Projektressourcen gemäß der vorgegebenen Priorisierung, so dass eine Überlastung der Mitarbeiter vermieden wird.

Entwicklung und Implementierung von Methoden und Prozessen

Unkomplizierter und strukturierter Wissenstransfer führt meist von alleine zu einer Standardisierung der Methoden und Prozesse eines Unternehmens. Die Standardisierung der Methoden und Prozesse in den Projekten eines Unternehmens beschleunigt die Kommunikation, erleichtert die Strukturierung und ermöglicht einheitliche Statusberichte. Eine der Aufgaben des PMOs ist, diese Standardisierung aktiv voran zu treiben.

Training und Coaching der Projektmitarbeiter

Wissen zu generieren und dieses auf Abruf anzubieten ist nur eine Seite der Medaille. Wenn die Projektarbeit eines Unternehmens wirklich einheitlich gestaltet werden soll, dann müssen die Mitarbeiter entsprechend vorbereitet werden. Ein wichtiger Teil der aktiven Standardisierung der Projektmethoden ist also das Training und Coaching der Projektmitarbeiter. Und wer wäre dafür besser geeignet als das PMO?

Professionalisierung des Projektgeschäfts

Durch die neu gewonnene Einheitlichkeit der Methoden und Prozesse findet im Unternehmen schnell eine Professionalisierung des Projektgeschäfts statt. Projekte werden nicht mehr Ad hoc gestemmt, sondern durchdacht und strukturiert abgewickelt. Die Erfahrungen der Vergangenheit fließen dank des PMOs direkt in die Projekte der Zukunft ein. Die Folge ist ein deutlich professionellerer Umgang mit neuen Projekten.

Ein offenes Ohr ist sowohl für PMOs als auch die Projektassistenz wichtig

Aufgaben der Projektassistenz – Einzelprojektmanagement

Während das PMO für alle Projekte eines Unternehmens zuständig ist, wird eine Projektassistenz ausschließlich einem einzelnen Projekt zugeordnet. Im Gegensatz zum PMO ist die Projektassistenz keine dauerhafte Unternehmenseinheit, sondern wird nach Ende des Projekts wieder von ihren Aufgaben entbunden. Die Projektassistenz untersteht direkt dem Projektmanager und arbeitet diesem weisungsgebunden zu. Das Projektmanagement soll somit in administrativen und operativen Aufgaben entlastet werden.

Die Aufgaben der Projektassistenz lassen sich dabei grob in drei Teilbereiche aufteilen:

Organisationsfunktion

Von Projektbeginn an unterstützt die Projektassistenz das Projektmanagement bei der Projektorganisation. Gemeinsam werden Verantwortlichkeiten festgelegt und Rollen verteilt. Die Projektassistenz ist außerdem verantwortlich für das „Who-is-Who“ und informiert das Team über die Organisationseinheiten, die in das Projekt eingebunden sind.

Der Beginn eines Projekts gestaltet sich häufig chaotisch: Mitarbeiter suchen Softwarelizenzen, Zugangscodes und passende Hardware. Mangels passendem Ansprechpartner werden hierfür meist hunderte Arbeitsstunden verschwendet. Die Projektassistenz bereitet sich im Voraus genau auf solche Situationen vor und agiert als kompetenter Ansprechpartner. Sie legt außerdem Kommunikationsmittel fest und sorgt dafür, dass diese genutzt werden. Sie strukturiert das Dokumentationsablagesystem und sorgt für die Archivierung der Kommunikation.

Die Projektassistenz ist außerdem verantwortlich für das Budget- und Ressourcencontrolling. Sie erfasst verfügbare Personalressourcen und entwirft ggf. Anforderungsprofile für neue Fachkräfte. Auch bei der Kostenplanung und Rechnungskontrolle assistiert sie der Projektleitung. Über kleinere Ausgaben kann die Projektassistenz eigenverantwortlich verfügen.

Ein Projektassistent bringt also Transparenz in die Kostensituation des Projekts. Das ermöglicht der Projektleitung, sich wesentlicheren Aufgaben zu widmen und Entscheidungen zielführend zu treffen.

Kommunikations- und Filterfunktion

Die Projektassistenz ist die erste Anlaufstelle für die Projektmitarbeiter. Sie nimmt Anfragen entgegen und filtert diese nach Priorität. Nur diejenigen, die sie nicht selber bearbeiten kann, leitet sie an die Projektleitung weiter. Außerdem kommuniziert sie Entscheidungen der Projektleitung an die Projektmitglieder und sorgt dafür, dass diese umgesetzt werden. Die Kommunikationsfunktion der Projektassistenz funktioniert also in beide Richtungen: Beschlossenes wird verfolgt, während dringende Anfragen der Projektmitglieder ebenso Gehör finden.

Wird es von der Projektleitung gewünscht, kann die Projektassistenz dafür verantwortlich sein, Meetings zu organisieren und zu moderieren. Das ermöglicht dem Projektmanagement, sich aufmerksam dem Inhalt des Meetings zu widmen.

Führungsfunktion

Zwar bietet die Projektassistenz eine wichtige Anlaufstelle für Projektmitarbeiter. Ihr eigentlicher Auftrag ist jedoch, schleppende Entwicklungen voran zu treiben. Als rechte Hand der Projektleitung muss sie ein Wadenbeißer sein. Um jedoch den Zugang zum Team nicht zu verlieren, muss sie die notwendigen Social Skills ebenfalls mitbringen.

Die Rolle der Projektassistenz ist also die einer klassischen Führungsposition. Zwar arbeitet sie der eigentlichen Projektleitung weisungsgebunden zu. Trotzdem kommt ihr gegenüber den Projektmitarbeitern und sonstigen Stakeholdern eine verantwortungsvolle Rolle zu.

Fazit

PMO und Projektassistenz sorgen beide auf ihre Art und Weise für deutlich höhere Effizienz und Effektivität im Projektmanagement. Das PMO entwickelt die Projektmethoden eines Unternehmens weiter und sorgt als externe Einheit für Struktur und Einheitlichkeit der Projektprozesse. Die Projektassistenz arbeitet ausschließlich einem Projekt zu und ist tief in dessen Prozesse involviert.

Welche Tätigkeit am ehesten den Zielen eines Unternehmens dient, hängt von den jeweiligen Anforderungen ab. Möchte man einzelne Projekte vorantreiben, so bietet sich eine Projektassistenz an. Geht es aber eher darum, das allgemeine Projektgeschäft weiterzuentwickeln, so ist ein PMO auf jeden Fall die erste Wahl. Häufig anzutreffen ist auch die Kombination von beiden: ein PMO und dedizierte Projektassistenzen zumindest in strategischen, großen und / oder wichtige Projekten.