Projektdokumentation reduzieren

Eine Schlankheitskur für Ihr Projektmanagement – Wie Sie die Projektdokumentation auf ein Drittel reduzieren und trotzdem nichts vermissen

Nicht nur unerfahrene Projektmanager machen oft zu viel des Guten. Tabellen, die keiner pflegt. Reports, die keiner liest. Konzepte ohne Umsetzung. Wie können Sie dafür sorgen, dass kein Eingabefeld ungenutzt und kein Satz ungelesen bleibt? Wie gelingt Ihnen eine schlanke Dokumentation mit den Informationen, die Sie für Ihre Projekte tatsächlich benötigen?

Verlockende Best Practice-Ansätze wie PRINCE2

Es ist verführerisch, den Konzepten von Best Practice-Ansätzen wie PRINCE2 zu folgen. Das vorgefertigte Framework aus Prozessen, Rollen und Dokumenten verleitet dazu, dieses unreflektiert auf das eigene Projekt anzuwenden. Vielfach führt dies jedoch zu Bürokratie, die keinen Mehrwert stiftet und noch schlimmer, zu demotivierten Projektmitarbeitern. Schauen wir uns das Dokumentenmodell von PRINCE2 einmal genauer an:

PRINCE2 benennt also 26 unterschiedliche Dokumententypen. Auch wenn sich einige Dokumente im Verlaufe eines Projektes gegenseitig ersetzen, ist das immer noch eine beträchtliche Menge. Kaum ein Projekt benötigt tatsächlich diesen Umfang an unterschiedlichen Dokumenttypen. Sie sollten diese Auflistung jedoch nicht sofort als überladen und unbrauchbar beiseite legen.

Einleuchtende Systematik

Die Struktur der Dokumente in PRINCE2 ist sehr durchdacht und gleichzeitig eine gute Grundlage für einen pragmatischen Ansatz. PRINCE2 teilt seine Dokumente in 3 unterschiedliche Bereiche auf:

Baseline: Dies sind all die Dokumente, die vornehmlich zu Beginn eines Projekts einen festlegenden Charakter haben. Sie prägen sowohl den Inhalt des Projektes als auch die Form des Projektmanagements. Diese Dokumente bilden den grundlegenden Rahmen des Projektes.

Records (Aufzeichnungen): Die Records sind allesamt als Tabellen zu sehen. Es sind Informationscontainer, die dabei helfen, die täglich im Projekt anfallenden neuen Informationen transparent und zugreifbar zu halten.

Reports (Berichte): In diesem Bereich befinden sich die unterschiedlichen Berichte, die in einem Projekt anfallen können. Es sind zum einen Berichte bezüglich bestimmter Einzelereignisse oder zusammenfassende Berichte über den Stand des Projektes zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Reports nutzen die in den Records zur Verfügung stehenden aktuellen Informationen und sind somit so etwas wie eine Momentaufnahme der Records.

Dokumentation für die Kleinen: die magische Zahl 3

Dieses eingängige Modell lässt sich gut auf jede Projektart und jede Projektgröße übertragen. Auch für kleine Projekte ist diese Strukturierung sehr sinnvoll. Wenn Sie sich ein sehr kleines Projekt vorstellen, dann gibt uns diese Struktur direkt einen Indikator für die minimale Anzahl von PM-Dokumenten in einem Projekt. Die Anzahl lautet also “3”. Ein Dokument für jedes Strukturelement. Jedes Projekt benötigt eine Baseline, also eine Vorgabe der zu erreichenden Ziele und der Art und Weise, wie das erreicht werden soll. Jeder Projektmanager braucht einen Ort, an dem er die in seinem Projekt gesammelten Informationen sammelt. Seien es nun Fortschrittsinformationen oder Projektereignisse wie Probleme oder Änderungswünsche. Und abschließend benötigt jedes Projekt wenigstens einen Bericht am Ende, der darlegt, inwieweit der Projektmanager die in der Baseline definierten Zielsetzungen erreicht hat.

Dokumentation für 80% der Projekte: 9 genügt

Aus dutzenden von Projekten, bei denen wir unseren Kunden dabei geholfen haben, das Beste aus PRINCE2 herauszuholen, hat sich ein Basis-Set herauskristallisiert, das in 80% aller Projekte vollkommen ausreichend ist, und die Anzahl der verschiedenen Dokumente von PRINCE2 auf ein Drittel reduziert. Hier also der Vorschlag:

1. Eine Projektbeschreibung, die alle Informationen liefert, um über den Start eines Projektes zu entscheiden.
2. Ein Projektplan, der definiert, was hergestellt werden soll und wie der Ablauf des Projektes ist.
3. Eine Projekt-Baseline, die alle Aspekte festlegt, wie das Projekt arbeiten wird.
4. Ein Projektregister, das alle wichtigen Ereignisse des Projektes dokumentiert.
5. Ein Risikoregister, das der Verfolgung aller erkannten Risiken und der dazu gehörigen Maßnahmen dient.
6. Ein Produktregister, das den Fortschritt an der Erstellung der Projektergebnisse verfolgt.
7. Ein Ereignisbericht, der dazu dient, anderen zu involvierenden Parteien ein Ereignis mit all seinen Aspekten zu präsentieren.
8. Ein Statusbericht, der einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekte oder eines Teil des Projektes gibt.
9. Ein Ergebnisbericht, der dem Nachweis der Erfüllung eines Plans dient.

Für Records und Reports habe ich einen konkreten Vorschlag bis auf Feldebene herunter erstellt. Hier können Sie sich die Beschreibung dieser 6 Dokumente herunterladen.

5 Tipps für Projektdokumentation ohne Ballast

Die Aufgabenstellung sollte klar sein. Es gilt, den Umfang der Projektmanagementdokumente auf das nötige Minimum zu reduzieren. Die Frage ist nur: Was ist das nötige Minimum genau für Ihr spezifisches Projekt?  Hier finden Sie fünf Praxistipps für Projektdokumente ohne Ballast: Starten Sie nicht beim Maximum, um dieses dann zu reduzieren. Beginnen Sie auf der anderen Seite, bei einem leeren Dokumentensatz. Und fragen Sie sich: Welche Dokumente werden auf jeden Fall benötigt?

1. Es ist nicht notwendig, dass der Umfang der Records und Reports zu Beginn des Projektes schon fest definiert ist. Sie können mit einem Basissatz an Dokumenten starten und diesen dann bei Bedarf ergänzen.
2. Ein Teil der Projektdokumentation sind ja die Berichte (Records). Gestalten und verteilen Sie nicht nur nach Ihrem eigenen Gutdünken. Stimmen Sie sich mit den Empfängern ab und stellen Sie so sicher, dass Sie nur die Informationen weitergeben, die Ihre Adressaten auch tatsächlich benötigen.
3. Dokumentvorlagen in Form von Word-, Excel-, oder Powerpoint sind naheliegend, aber nicht immer die effizienteste Form für die Bearbeitung. Denken Sie darüber nach, welche anderen Formen eine schnelle und effiziente Aktualisierung ermöglichen. Dies könnten auch haptische Formen wie Whiteboards oder Pinnwände sein.
4. Sorgen Sie von Beginn an dafür, dass Sie als Projektmanager nicht der Flaschenhals werden. Viele Dokumente des Projektes brauchen nicht ausschließlich von Ihnen gepflegt zu werden. Binden sie andere Teammitglieder bei der Pflege mit ein. Wenn Sie dies mit klaren Regeln und Verantwortlichkeiten ausstatten, dann brauchen Sie auch kein Chaos zu befürchten.

Bei aller Professionalität in der Gestaltung des Management eines Projekts sollten wir uns eines immer vor Augen führen. Projektmanagement darf sich nie zum Selbstzweck entwickeln. Das Entscheidende ist und bleibt der inhaltliche Fortschritt des Projekts.

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