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Die Arbeit mit Dokumenten in Organisationen und Projekten ist kompliziert. Unterschiedliche Typen von Dokumenten, von Word-Dateien über PDFs bis hin zu Bildern und E-Mails wollen sinnbringend verwaltet werden. Abhängig vom Umfang des Projekts und der Anzahl der beteiligten Mitarbeiter steigt dabei die Anzahl der Dokumente und somit auch der Grad der Komplexität. Richtig unübersichtlich wird es, wenn auch noch eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gefordert wird – und das ist häufig der Fall: für das Berichtswesen, für Besprechungen und zur Vorbereitung anderer Termine.

Auf den richtigen (Dokument-)Namen kommt es an – wirklich?

Tipps zum effektiven Arbeiten mit Dokumenten gibt es zu Hauf. Einer davon: Mit einer einheitlichen Namensgebung der Dokumente lässt sich Zeit sparen sowie effizienter arbeiten. Suchzeiten sollen so verringert und sogar Kosten gespart werden. Die Empfehlungen für eine sinnvolle Namensgebung eines Dokuments sehen dann etwa folgendermaßen aus:

Zunächst orientiert man sich an dem Projektnamen und den Projektstrukturphasen. Dann folgt die Identifikation über das Teilprojekt und ein entsprechenden Arbeitspaket. Erstellungsdatum sowie Hinweise auf den Status des Dokuments dürfen natürlich nicht fehlen. Das Ergebnis:

P-Softwareeinführung-XY2_Roll-Out_PM-Office_Servertest_20141028_V1.2_final2.doc

Anscheinend handelt es sich hier um Roll Out-Dokument für eine Softwareeinführung von XY2, Teilprojekt PM-Office. Wahrscheinlich dreht sich das Dokument vom 28. Oktober 2014 um Servertests. Vermutlich ist es fertig gestellt, so zumindest liest sich der Hinweis „final2“. Nun ja.

Mein Name ist Servertest

Nachdem wir uns von dem Buchstaben- und Zahlensalat oben erholt haben, möchte ich einen Gegenvorschlag für einen Dokumentnamen machen:

Servertest.doc

Alle relevanten Informationen über Projektursprung, Stand, Version, Datum und Bearbeiter sind dennoch enthalten, wenn das Dokument mit einer entsprechenden Software für Dokumentenmanagement verwaltet wird. Und aus der entsprechenden Umgebung heraus ist immer klar, was für ein Konzept hier vorliegt. Selbstverständlich ist das Dokument sicher und vollständig versioniert. Das heißt auch, dass alte Stände jederzeit wiederhergestellt werden können und zudem immer klar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Einfacher geht es nicht.

Das Raum-Zeit-Kontinuum des Dokumentenmanagements

Nicht nur für die Namensvergabe bei Dokumenten erhält man wertvolle Tipps, auch hinsichtlich Speicherort und Zeitpunkt gibt es Gratiswissen. Schlagworte wie tagesaktuell, Projektlaufwerk, Projekthandbuch, Ablagetermine, phasenorientiert und Archivierung klingen nicht nur nicht schön, sie sind es auch nicht. Schauen wir uns trotzdem einmal an, was damit gemeint sein kann.

Dokumente sollen tagesaktuell auf dem Projektlaufwerk gespeichert werden, damit ein anderer Bearbeiter – beispielsweise bei Krankheit eines Mitarbeiters – die Arbeit weiterführen kann. Im Projekthandbuch definierte Ablagetermine sollen sicherstellen, dass die Dokumente rechtzeitig zur Verfügung stehen, beispielsweise für Fixtermine wie Berichte und Meetings.

Kurze Zwischenfrage: Wer garantiert eigentlich, dass der Bearbeiter nicht doch irgendwo eine lokale Kopie zwischengelagert hat, die er vielleicht sogar aus dem Krankenbett heraus weiterführt? Noch eine Frage: Wie stellen Sie sicher, dass die Anlieferung aller Daten rechtzeitig zu Fixterminen erfolgt, oder um die Erstellung von Gesamtberichten zu ermöglichen?

Viele von Ihnen werden es kennen und bestätigen können: Im Universum des Dokumentenmanagements gelten für Raum und Zeit eigene Gesetze, auch Teleportation von Dokumenten auf weit entfernte Laufwerke sowie Zeitreisen in längst vergessene Dokumentversionen sind dort keine Seltenheit.

Dokumente clever verwalten

Bevor Sie also meterlange Dokumentnamen entwerfen oder die Peitsche schwingen, um Ihre Mitarbeiter zu einem einheitlichen Vorgehen bezüglich der Speicherung und Bereitstellung der Projektdokumente zu treiben, nutzen Sie doch einfach das richtige Tool. Ein Tool, mit dem Sie organisationsweit und projektübergreifend Dokumente erstellen und verwalten. Sicher und nachvollziehbar.

Mit Dokumentvorlagen etablieren Sie dabei ganz nebenbei Standards und erstellen eine lückenlose Dokumentation. Sie schließen Missverständnisse aus, halten automatisch Ihren Prozess ein und garantieren, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind.

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