Mit dem Project Health Check zum sicheren Projekterfolg

Durch strukturierte Analyse der Projektsituation den Projekterfolg sichern

Wer ein Projekt leitet und führt, sieht sich einer Vielzahl von Herausforderungen gegenüber – es gilt, das Projekt zu planen und organisieren, dabei die einzelnen Disziplinen des Projektmanagements abzudecken, die weichen Faktoren und natürlich die spezifischen Bereiche des Projekts zu berücksichtigen.
Dabei gerät oft die Frage in den Hintergrund, wie es um das Projekt an sich und die anzuwendende Vorgehensweise überhaupt bestellt ist. Sind alle notwendigen Schritte der Projektvorgehensweise erfüllt? In welchen Bereichen sind Verbesserungen notwendig? Was läuft so gut, dass es unternehmensweit als Best Practice dienen kann?

5 wesentliche Probleme in Projekten

Die Probleme vieler Projekte lassen sich heute im Wesentlichen auf diese fünf Punkte reduzieren:

1. Es stürzen zu viele Informationen auf Projektmanager ein und sie schaffen es nicht mehr, sie richtig einzuschätzen bzw. das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.
2. Falsche Wahrnehmung: Projektmanager sehen nur das, was sie sehen wollen und nicht das, was tatsächlich geschieht.
3. Eingeschränkte Sicht: Was sich hinter den Kulissen abspielt, bleibt Projektmanagern oft verborgen.
4. Komplexe Übergabe: Ein Projekt an einen anderen Projektmanager zu übergeben, ist eine Aufgabe, die oft nicht gut gelöst wird.
5. Das Reporting ist zu sehr auf Meilensteine fixiert, darüber werden Methoden, Herangehensweise und vor allem das Ziel des Projekts vergessen.

Die Lösung: der Project Health Check

Was also können Projektmanager tun? Ich stelle Ihnen hier ein ganz besonderes Konzept für Ihre tägliche Arbeit als Projektmanager vor – den Project Health Check:

• Strukturierte Analyse der angewandten Projektvorgehensweise und Methodik
• Proaktiv einsetzbar, nicht erst in Krisensituationen
• Deckt alle Projektmanagementaufgaben bzw. Projektmanagementdisziplinen bzw. Knowledge Areas des PMI Frameworks ab
• Vollständig eingebettet in die Governance-Struktur Ihres Unternehmens

Detaillierte Beschreibung der Herangehensweise

1. Aufbau und Struktur des Project Health Check

Der Project Health Check liegt als Excel-Workbook vor. Auf einer Überblickslasche sind Name, Ziel etc. des Projekts dargestellt, das Datum, die Beteiligten des Project Health Check und die Phase, in der sich das Projekt gerade befindet.

Auf der Lasche „Result“ sind die verschiedenen Bereiche des Projektmanagements gelistet. Hinzu kommt der Software-Development-Lifecycle-Prozess.

Hinter den Reitern im unteren Bereich des Arbeitsblatts verbirgt sich das Kernstück des Project Health Check: ca. 130 bis 140 unterschiedlichen Fragen, die Sie beantworten müssen, um die angewandte Methodik Ihres Projekts zu analysieren. Einige Fragen können Sie als „Killerfragen“ klassifizieren. Wird eine Killerfrage schlechter als das zu erwartende Ergebnis bewertet, dann wirkt sich das stärker auf die Bewertung des gesamten Bereichs aus, als es eine normale Frage tun würde.

2. Fokus

Der Project Health Check lässt sich individuell an unterschiedliche Gegebenheiten anpassen. Die kleinste Version umfasst 15 Fragen, die umfangreichste bis zu 150. Die Beantwortung dauert von 15 Minuten bis vier Stunden.

3. Zeitpunkt der Anwendung

Der beste Zeitpunkt, um diesen Health Check in Ihrem Projekt anzuwenden ist – immer. Je früher, desto besser. Sie können den Project Health Check in jeder Phase des Projekts einsetzen.

4. Moderation

Besonders dann, wenn es noch nie einen ähnlichen Health Check im Projekt gab oder wenn das Projekt Konfliktpotenzial birgt, empfiehlt es sich, einen externen Moderator für den Health Check zu engagieren. Es geht schließlich nicht um eine wohlwollende, sondern eine realistische Bewertung.

5. Teilnehmer

Der Projektmanager, aber auch alle anderen Personen, die einen wertvollen Beitrag zur Beantwortung der Fragen leisten können. Bei großen Projekten sollte das PMO (Projekt Management Office) eingebunden werden.

6. Dauer und Wiederholungen

Je nach Umfang dauert der Project Health Check eine bis vier Stunden und sollte regelmäßig alle sechs bis acht Wochen wiederholt werden, um Fortschritte schnell zu erkennen.

7. Reporting der Ergebnisse

Das Ergebnis des Project Health Check wird Ihnen auf einer Überblickslasche präsentiert:

Rechts oben sehen Sie ein Spinnendiagramm mit der grafischen Darstellung des Ergebnisses. Sie erkennen auf einen Blick, welche Bereiche des Projekts Sie noch verbessern müssen und wo Sie besser sind als der Durchschnitt. In der Tabelle unten finden Sie aus den Bewertungen abgeleitete Handlungsempfehlungen.

Herausforderung bei der Umsetzung

1. Erforderliche Anpassung an/Berücksichtigung von PM-Methodik im Unternehmen

Viele Fragen des Project Health Check sind auf die breite Masse von Projektvorgehensweisen anwendbar. Ich empfehle allerdings, Fragen und Antwortmöglichkeiten stringent an den jeweiligen Einsatz anzupassen.

2. Einbettung in Projekt-Governance

Der Project Health Check lässt sich gut in die bestehende Projekt-Governance und in die Unternehmens- bzw. Projektkultur integrieren – in manchen Unternehmen dauert dies jedoch etwas länger.

3. Kann als Audit-Tool missverstanden werden

Der Project Health Check kann durchaus als Audit-Tool missverstanden werden – und es hängt wieder sehr stark von der Unternehmenskultur ab, ob das als positiv oder negativ empfunden wird. Auch hier empfehle ich die Einführung im Projektkontext bzw. durch vertrauenswürdige Sparringspartner.

Vorteile

1. Identifikation von Areas of Improvement und Best Practices: Mit diesem Diagnose-Tool gelingt es Ihnen sehr schnell, die Bereiche Ihres Projekts zu identifizieren, die noch optimiert werden können bzw. die Dinge zu benennen, die Sie dazu tun müssen. Sie identifizieren damit aber auch Best Practices.
2. Messbar: Weil das Diagnose-Tool eine strukturierte Vorgehensweise mit denselben Fragen bietet, sind die Antworten mess-und vergleichbar. Sie können also sowohl den Fortschritt innerhalb des Projekts messen, als auch den Fortschritt, den verschiedene Projekte in verschiedenen Gebieten machen. So lassen sich die Schwachstellen Ihrer Organisation identifizieren.
3. Fortschritt: Wenn Sie bei einem Health Check ein Problem ausfindig gemacht haben, dann können Sie mit diesem Tool nach sechs bis acht Wochen leicht nachvollziehen, welchen Fortschritt Sie schon erzielt haben.
4. Katalysator zur Kommunikation von Projekt-Problemen an relevante Stakeholder: Wenn Sie Unterstützung von Ihrem Senior Management benötigen, ist dieses Tool sehr dafür geeignet, diese zu bekommen. Strukturen, Grafiken, Diagramme, eine geordnete Vorgehensweise, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen – das alles sind die besten Voraussetzungen für das Commitment des Managements.
5. Gemeinsames Bewusstsein/Sprache/Sichtweise über die angewandten Projektmanagementmechanismen im Projekt: Durch den Health Check werden Sprache, Bewusstsein und Sichtweise der eingesetzten Projektmanagementmethoden standardisiert, sprich: Die Menschen im Projekt werden ein einheitliches Verständnis der Projektmanagement-Grundlagen entwickeln.
6. Ermöglicht eine deutlich strukturiertere Übergabe an Nachfolge PM: Ein sehr wichtiger Vorteil des Tools ist die Tatsache, dass dadurch die Übergabe des Projekts an einen neuen Projektmanager leichter wird. Durch einen gemeinsam durchlaufenen Health Check versteht der Nachfolger am besten, was sich hinter den Kulissen tatsächlich abspielt.

Zusammenfassung

In den letzten zwanzig Jahren ist die Welt komplexer geworden und mit ihr die Projekte, in denen wir jeden Tag arbeiten. Um dieser gestiegenen Komplexität zu begegnen, ist es wichtig, Projekte aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten. Mit dem vorgestellten Project Health Check gelingt das. Er bietet einen strukturierten Ansatz, mit dem Sie Ihr Projekt und die angewandte Projektvorgehensweise während seines gesamten Lebenszyklus’ analysieren und bewerten können. So können Sie sowohl Best Practices ausmachen als auch Bereiche, in denen Sie das Projekt noch optimieren müssen. Weil Sie den entsprechenden Projekt Health Check während des Projektverlaufs mehrere Male vornehmen, können Sie Fortschritte und Erfolg des Projekts leicht erkennen und kommunizieren.