Projektmanagement-Software im Vergleich

„Ich suche eine Software, die leichter als MS Project funktioniert!“ „Ich habe gehört, PRINCE2 ist eine gute Methode und Sie haben da ja ein passendes Werkzeug!“ Interessenten stellen viele Fragen auf der Suche nach einer passenden Projektmanagement-Software. Und das ist auch nicht verwunderlich: alleine die Suche im Internet nach Projektmanagement-Software bietet 1.190.000 Antworten. Kleine Add-ons für MS Outlook, Templates für MS Excel, Werkzeuge mit Controlling-Schwerpunkten, Workflow- und Team-Lösungen, Tools für Prozesse oder Plattformen zur PM-Integration anderer Disziplinen wie Anforderungs- oder Dokumentenmanagement  – der Vergleich von Projektmanagement-Software fällt nicht leicht. Wie können Sie bei so vielen Optionen einen sinnvollen Vergleich anstellen, um eine solide Kaufentscheidung zu treffen?

Vor dem Vergleich von Featurelisten

Viele Auswahlprozesse beginnen mit dem Vergleich von Featurelisten. Verstehen Sie dabei aber immer die verwendeten Begriffe der Hersteller? In der Automobilbranche gibt es schon seit vielen Jahren Abstandsregeltempomaten. In der Branche hat sich der Ausdruck Adaptive Cruise Control (ACC) für die Regelung der Geschwindigkeit etabliert. Allerdings gibt es auch die Automatische Distanzregelung (ADR), das Auffahrwarnsystem Forward Alert (FA) oder das Preview Distance Control. Meinen die Hersteller damit immer dasselbe? Bieten die Systeme damit auch immer eine „Umfeldbeobachtung“ und eine „Notbremsfunktion“? An diesem Beispiel erkennen Sie leicht, dass Hersteller zwar Featurelisten zur Verfügung stellen, ein Vergleich von Funktionen und Möglichkeiten damit in der Praxis aber nicht immer direkt und leicht funktioniert.

Wie kann also ein Vergleich von Projektmanagement-Software gelingen? Zuerst sollten Sie sich einige Basisfragen selbst beantworten:

• Was wollen Sie genau? Und warum?
• Wer genau hat eigentlich welches Problem? Und was versprechen Sie sich von einer neuen Software?
• Wer sind die Stakeholder und welche Ziele verfolgen diese?
• Gibt es vorhandene Lösungen und Systeme, die integriert werden müssen?

Ihre Ausgangssituation als Basis für Ihren Vergleich von Projektmanagement-Software

Natürlich macht es einen großen Unterschied, ob ein einzelner Berater, ein Projektteam oder eine gesamte Organisation nach einer Projektmanagement-Software sucht. Der Berater möchte vielleicht „nur“ seine Termine visualisieren, das Team benötigt eine gemeinsame Aufgaben- und Ergebnisverwaltung und das Projektmanagement-Office gibt einen reifen Prozess für sämtliche Projekte der Organisation vor. Es ist Ihre individuelle Ausgangssituation, die maßgeblich für den Vergleich von Projektmanagement-Software ist.

Kriterien für den Vergleich von Projektmanagement-Software

Wenn Sie also wissen, warum Sie eine neue Software benötigen und wer diese benötigt, dann können Sie sich schon Gedanken über die Kriterien Ihres Vergleichs machen. Kriterien sind wichtig, denn sie helfen Ihnen eine Struktur für den Vergleich festzulegen. Gerne wird die Frage nach dem Preis zuerst gestellt. Diese Frage zu stellen ist richtig und wichtig, allerdings ist der Zeitpunkt sehr früh. Warum? “Die Software kostet 100.000,- Euro.” – “Was, das ist viel zu viel!” So endet der Vergleich der Projektmanagement-Software schon bevor die Auswahl eigentlich losgeht. Stellen Sie die Frage nach dem Preis, den Anschaffungskosten, den laufenden Kosten und den Lizenzformen etwas später. Parallel zur Preisfrage dürfen Sie intern die Frage nach dem Budget beantworten. Die Preise der Hersteller können Sie zwar direkt miteinander vergleichen, aber besser wäre es, wenn Sie einen Bezug zu Ihren Kriterien und somit Ihrem erwarteten Nutzen herstellen. Ein Sportwagen kostet vermutlich mehr als ein Transporter, wenn Sie aber regelmäßig viele Kisten von A nach B transportieren wollen, sollten Sie die Kosten für Transporter miteinander vergleichen. Dabei müssten Sie dann auch die Features der jeweiligen Transporter berücksichtigen (Ladevolumen, zulässiges Gesamtgewicht, Benzinverbrauch, notwendige Versicherung, etc.).

Die technischen Randbedingungen an die Projektmanagement-Software sind ein wichtiges Kriterium für Ihren Vergleich. Haben Sie in Ihrer Firma spezielles Wissen zu einer bestimmten Datenbank? Welches Betriebssystem wird genutzt? Müssen Sie sensible Daten verwalten, die auf keinen Fall in Cloud-Lösungen abgelegt werden dürfen? Soll die Softwareverteilung neuer Versionen automatisiert und zentral erfolgen? Benötigen Sie eine Unterstützung für Mandanten? Im Gegensatz zum Preis sind die technischen Anforderungen sehr frühzeitig zu bestimmen, denn so lässt sich die Menge der zu vergleichenden Lösungen zügig eingrenzen.

Wie wichtig sind Normen, Gesetze und Richtlinien für Sie? In vielen Branchen gibt es Compliance-Anforderungen und Nachweispflichten. Prozesse sind festzulegen, zu überwachsen, zu analysieren und die Verfügbarkeit von Informationen ist sicherzustellen. Die Automobilindustrie, die Luft- und Raumfahrt, die Medizin- und Pharmatechnik – in vielen Branchen ist Compliance ein sehr wichtiges Kriterium. Und eine Software, die “lediglich” Termine visualisiert, adressiert solche Aspekte nicht.

Benötigen Sie Unterstützung durch den Hersteller? Kaufen Sie sich ein Auto, dann können Sie natürlich zu einer Vertragswerkstatt in Athen oder in Berlin fahren und sich helfen lassen. Auch bei der Auswahl der Software ist dies ein wichtiger Faktor. Wie erfolgt der Support? Benötigen Sie 24 Stunden an 7 Tagen der Woche Unterstützung? Welche Sprachen muss die Hotline sprechen? Wird der Support direkt vom Hersteller angeboten oder über einen Call-Center-Dienstleister? Wie erfolgt die Schulung und spätere Betreuung der Anwender? Welche Erfahrungen hat der Hersteller und welche Unterstützung bietet er bei Ihnen vor Ort? Hat der Hersteller ein ernsthaftes Interesse an Verbesserungsvorschlägen und kann dies auch nachweisen? Arbeiten Sie bei einem Global Player und benötigen daher dringend auch einen anderen Global Player als Partner? Für Ihren Vergleich bedeutet dies, dass ein Hersteller mehr als nur der Lieferant Ihrer ausgewählten Projektmanagement-Software sein kann. Ein Hersteller mit entsprechenden Eigenschaften ist ein wesentliches Kriterium für Ihren Vergleich.

Je umfassender Sie sich für eine Lösung entscheiden, desto abhängiger werden Sie von der Lösung sein. Dies liegt an sich in der Natur der Sache, denn wenn Sie sich ein Fernsehgerät kaufen und dieses geht kaputt, dann können Sie unmittelbar nicht mehr fernsehen. Neben dem Hersteller und dessen Möglichkeiten, Sie beim Betrieb der Lösung zu unterstützen, ist die Anwendungsflexibilität also ein weiteres, wichtiges Kriterium. Können Sie die Software auf Ihre Bedürfnisse hin anpassen? Benötigen Sie dazu immer einen Vertreter des Herstellers oder können Sie leicht Wissen aufbauen, um die Abläufe, Sichten, Rechte, Prozesse, Auswertungen, Vorlagen, etc. selbst anzupassen? Bietet die Lösung Schnittstellen zu vorhandenen Tools, die bei Ihnen etabliert und einzubinden sind? Wie sind die Schnittstellen und die Möglichkeiten des Customizings dokumentiert?

Ihre Kriterien sind wichtiger als wichtiger als externe Featurelisten

Gibt es weitere Kriterien neben den genannten technischen Anforderungen, den Normen, Gesetze und Richtlinien, dem Hersteller, der Flexibilität der Projektmanagement-Software und dem Preis? Natürlich.  Kaufmännische Aspekte wie die Abwicklung des Kaufs, die Zahlungsmodalitäten und die Garantie. Der Datenschutz könnte mit einer Datenverschlüsselung und -übertragung, Zugriffsverwaltung, Authentifizierung und elektronischer Signatur ein Kriterium sein. Oder die Datensicherung. Und die Nutzungsdauer. Und das Vertrauen in die handelnden Personen beim Hersteller, belegt durch Referenzen oder Testimonials. Je länger Sie über Ihre individuelle Situation nachdenken, desto mehr Kriterien werden Ihnen einfallen. Unabhängig von Featurelisten und etwaigen Anforderungen. Und ihre Kriterien stehen in direktem Bezug zu Ihrer individuellen Ausgangssituation.

Anforderungen für den Vergleich von Projektmanagement-Software

Wenn Sie Projektmanagement-Software vergleichen wollen, benötigen Sie natürlich neben Ihren Kriterien auch Ihre konkreten Anforderungen. Der Projektleiter möchte Termine planen, der Multiprojektmanager den Status seiner Projekte erkennen, Qualitätsverantwortliche möchten Veränderungen nachvollziehen können und Projektmitarbeiter über neue Arbeitspakete informiert werden. Welche Anforderungen Sie haben, welche Stakeholder welche Ziele mit der Lösung verbinden und welche Anforderungen sich aus diesen Zielen ergeben, solche Aspekte müssen Sie für Ihren Vergleich erarbeiten. Erarbeiten Sie diese nicht selbst, können Sie nur auf die Featurelisten der Hersteller als Vergleichsmöglichkeit zugreifen. Oder Sie nutzen publizierte Toolvergleiche, die häufig auch von Herstellern gesponsort werden, veraltet sind und deren Gewichtung Sie nur erraten können. Und wie kommen Sie zu Ihren konkreten Anforderungen? Beispielsweise mit den 6 Schritten, die das International Requirements Engineering Board (IREB) e.V. empfiehlt.

Erheben Sie Anforderungen passend zu Ihrer individuellen Situation

Gewichtung von Kriterien und Anforderungen

Haben Sie Ihre Kriterien festgelegt und Ihre Anforderungen definiert, sollten Sie jetzt noch eine Gewichtung vornehmen. Ohne Gewichtung sind alle Anforderungen und alle Kriterien gleich wichtig. Dies könnte bedeuten, dass eine Software bei Ihrer Auswahl ausscheidet, da sie eine einzige Anforderung nicht erfüllt. Eine Gewichtung ist also essentiell, aber es gibt zwei große Schwierigkeiten:

1. Jeder Mitarbeiter, der die Projektmanagement-Software später nutzen darf, wird seine Anforderungen als wichtiger erachten, als die Anforderungen von anderen Mitarbeitern. Das ist an sich auch richtig, denn für ihn sind seine Vorteile maßgeblich. Konflikte mit Kollegen und anderen Bereichen sind somit aber programmiert.
2. In den meisten Anforderungskatalogen werden drei oder vier Gewichtsstufen verwendet. Von „kritisch“ über „must-have“ bis „wünschenswert“. „1, 2 und 3“. Oder „sehr wichtig, wichtig und optional“. Und in bei welcher Einstufung landen die meisten Anforderungen? Meistens in den oberen beiden Stufen, oder? Wie kann dann aber ein realer Vergleich funktionieren? Wenn alle Anforderungen gleich wichtig sind, reicht es dann eventuell doch, wenn Sie Featurelisten miteinander vergleichen? Der Sieger könnte dann der Hersteller mit der längsten Liste sein. Allerdings bekommen Sie dann Lösungen, die eine Vielfalt an Funktionen bieten, die leider sehr selten genutzt werden, für die Sie aber bestimmt einen Preis zahlen. Und wenn es „nur“ der Preis der fehlenden Akzeptanz der Mitarbeiter ist.

Eine Liste ohne Gewichtung hilft wenig beim Vergleich von Projektmanagement-Software

Was könnten Sie also gegen diese Schwierigkeiten bei der Gewichtung von Kriterien und Anforderungen tun? Sie könnten die Anzahl der Stufen erhöhen. Fünf Stufen sind besser als drei, zehn Stufen besser als fünf. Konsequent zu Ende gedacht führt dies zu einem Gedanken, den es bei der Priorisierung in der agilen Softwareentwicklung gibt: absolute Werte. Haben Sie 1.013 Anforderungen, könnten Sie 1.013 Stufen haben. 1.013 wäre wichtiger als 1.004. Macht das viel Aufwand? Natürlich. Sehr viel sogar. Erhalten Sie aber eine Gewichtung mit der Sie einen realen Vergleich anstellen können? Ja. Definitiv ein großes JA. Lohnt sich der Aufwand zur Gewichtung? Nur, wenn Sie tatsächlich eine Software suchen, die Ihren Bedürfnissen, Ihrer Ausgangssituation, Ihren Kriterien und Ihren Anforderungen bestmöglich Rechnung trägt.

Fazit

Featurelisten und Vergleichsportale gibt es einige. Als zusätzliche Informationsquellen können Sie sinnvolle Hinweise und Ideen liefern. Die Gewichtung innerhalb der Listen und Vergleiche ist aber häufig nicht zu erkennen und damit lassen sich die Informationen in Bezug auf Ihre Ausgangssituation nur schwer einordnen. Wenn Sie tatsächlich einen Vergleich von Projektmanagement-Software durchführen wollen, sollten Sie einen detaillierten Blick auf Ihre Ausgangssituation werfen, vielleicht sogar mehr als einmal und aus verschiedenen Blickwinkeln. Leicht können Sie dann Kriterien definieren, die selten in Featurelisten zu finden sind. Erst dann macht die Beschäftigung, die Erhebung und Beschreibung von Anforderungen Sinn. Wenn Sie dann noch ein gemeinsames Verständnis zur Gewichtung Ihrer Kriterien und Anforderungen gewinnen können, dann haben Sie eine sehr gute Basis für einen individuellen Vergleich der Software und Hersteller. Und die Auswahl der am besten passenden Projektmanagement-Software kann beginnen.

So macht ein Projektmanagement-Software Vergleich am meisten Sinn

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