Projektmarketing mit Videos

Häufig generieren Projekte Veränderungen im Unternehmen. Projekte verändern Arbeitsabläufe, Organisationsstrukturen, IT-Systeme und Architekturen oder andere Bereiche und Technologien des Unternehmens. Akzeptanz und Zustimmung für diese Veränderungen sind ein Schlüsselfaktor für einen nachhaltigen Umsetzungserfolg.

Doch wie lässt sich Akzeptanz, Zustimmung oder gar Begeisterung bei den Beteiligten erreichen? Professionelle Kommunikation und Information kann dazu entscheidend beitragen. Durch unsere tägliche Reizüberflutung mit E-Mail, zu lesenden Schriftstücken, Printmedien, Werbung oder Social Media Meldungen wird es immer schwieriger, die Aufmerksamkeit und das Interesse der Beteiligten zu erlangen und zu binden. Hier setzt das Projektmarketing mit Videos als Kommunikationsmedium an. Mit einer Bewegtbildkampagne verfolgen Sie eine moderne Strategie, um für Ihre Vorhaben zu werben.

Kurze, gut gemachte Film-Clips bieten hierzu die besten Möglichkeiten, um Aufmerksamkeit und Wirkung zu erzeugen. Film-Clips sind sehr beliebt. Viele kennen sie beispielsweise von YouTube. Denken Sie einmal an Ihren zuletzt angeschauten, gut gemachten Clip zurück. Gerne ist man oftmals bereit selbstbestimmt Zeit in ein paar Minuten gut gemachten Content zu investieren und leichtgängig zu konsumieren. Dadurch können Projekte, Produkte und das Unternehmen intern, gegenüber Kunden oder der Öffentlichkeit mit einem bleibenden Eindruck präsentiert werden.

Gut gemachte und spannende Erklärfilme können komplexe Projekte und Sachverhalte für alle Zielgruppen eingänglich erläutern und für Zustimmung zum Projekt oder für die Veränderungen werben. Und was eigentlich immer gilt: „Man kann nicht nicht kommunizieren“.¹ Und das gilt auch in der Projektarbeit.

Nutzen Sie bereits Videos für ihr Projektmarketing?

Der Wert und Nutzen von Videos im Projektmarketing

Filme können im Kontext der Projektarbeit vielfältigen Wert und Nutzen generieren. Im Allgemeinen sind das beispielsweise

• die mehrdimensionale Darstellung des Projekts mittels Intranet-Seite für Auge und Ohr,
• der Transport einer Vielzahl von Informationen auf vielfältigen Ebenen,
• die Schaffung von Vertrauen über Information, Emotion und Unterhaltung,
• die Aufbereitung und Vermittlung komplexer Sachverhalte,
• das Potenzial zur Vertrauensbildung noch vor der persönlichen Kontaktaufnahme,
• die längere Wirkungsdauer bei Stakeholdern,
• und die Steigerung der Reichweite.

Projektbezogen, können Film-Clips vor dem Projekt helfen

• beim Verkauf der Projektidee an die Stakeholder,
  
• beim Überzeugen der Stakeholder von der Notwendigkeit des Projekts bzw. bei der Einwerbung der Zustimmung der Stakeholder,
• beim Verstehen des Projekts, dem Begeistern und dem Erzeugen einer guten Grundstimmung,
• bei der Sicherung der Finanzierung und Überzeugung der Investoren/Sponsoren,
• bei der Erzielung von Zustimmung durch das Top-Management/wichtige Entscheider,
• das Projekt für wichtige Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Material) attraktiv zu machen,
• den Abbau von Ängsten und Vorbehalten, Verunsicherungen, Konflikten (Insbesondere bei Transformations- und Organisationsprojekten) zu unterstützen,
• Vertrauen zu schaffen, Akzeptanz und Projektidentifikation zu erhöhen und zu sichern,
• und Störfaktoren durch schlecht informierter Entscheider zu vermeiden.

Während des Projekts können Videos helfen

• Kunden einzubinden und interne Beteiligte über die Vorgehensweise im Projekt aufzuklären,
• Spannungen zwischen dem Projekt und seinem Umfeld so früh wie möglich zu vermeiden,
• das Ansehen und Position des Projekts zu stärken,
• bei der Förderung und Identifikation der Stakeholder mit den Projektzielen,
• Beachtung durch das Top-Management zu erzielen und aufrecht zu erhalten,
• die Zustimmung der Stakeholder aufrecht zu erhalten,
• die Öffentlichkeit über den Fortschritt zu informieren,
• einen Videoblog oder Videotagebuch zu führen und zu jeden wichtigen Meilenstein über den Fortschritt zu informieren,
• das Projektteam zu motivieren durch Präsentation der geleisteten Arbeit,
• das Onboarding neuer Teammitglieder zu erleichtern,
• und das Team oder einzelne Teammitglieder zu bestimmten Sachverhalten mit Hilfe von Video-Tutorials und Video-Learn-Snacks zu schulen.

Nach dem Projekt können Film-Clips helfen

• Erfolge intern und extern (u.a. gegenüber Kunden, Messeauftritt) darzustellen,
• sich selbst und das Team für weitere Projekte zu empfehlen,
• Werbung für das eigene Unternehmen zu machen,
• und die externe Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Pressemitteilung) zu unterstützen.

Die Zielgruppe und die Botschaft

Im Kontext eines Projekts gibt es vielfältige Möglichkeiten welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Das Videokonzept und Videoformat (Optischer Rahmen, Form, Art- und Weise der Content-Präsentation) wird dadurch wesentlich beeinflusst.

Mögliche Zielgruppen könnten sein:

• Unternehmensinterne Zielgruppe
  • Geschäftsleitung, Bereichsleitung, Projektsponsoren
  • Projektmitarbeiter, Spezialisten
  • Führungskräfte
  • Betriebsrat
• Kunden, Geschäftspartner
• Medienvertreter, Kooperationspartner

Ist die Zielgruppe identifiziert gilt es zu hinterfragen, welche Bedürfnisse oder Befürchtungen sie haben, und wie diese Zielgruppe möglicherweise auf den Film-Clip reagieren könnte. Welche Story, welche Botschaft soll der Film-Clip transportieren? Was wollen Sie mitteilen? Für die Ausarbeitung der Story können die nachfolgenden Fragestellungen behilflich sein:

• Möchten Sie eine innovative Projektidee präsentieren und eine Finanzierungszusage bei möglichen Investoren einholen?
• Möchten Sie ein Projekt für alle nichttechnischen und technischen Stakeholder verständlich präsentieren, den Nutzen darstellen, Ängste und Befürchtungen zerstreuen und deren Zustimmung und Akzeptanz einholen?
• Möchten Sie Geschäfts- und Kooperationspartner ansprechen, um Know-how für ein gemeinsames Projekt zu gewinnen?
• Möchten Sie komplexe Sachverhalte in einem Projekt erklären, um Teams oder Teammitglieder zu schulen und neue Teammitglieder ins Boot zu holen?
• Möchten Sie ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt auf einer Messe oder der Öffentlichkeit vorstellen?

Wichtig ist, dass der rote Faden in der Story erkennbar bleibt. Dies gelingt, wenn Sie sich auf die bedeutendste Botschaft fokussieren.

Die Planung und das Konzept

Im Rahmen der Planung und der Konzeptionierung sollten Sie überlegen, wie Sie die Botschaft in Bewegtbilder transportieren. Dabei muss Spannung erzeugt und gehalten werden, damit der Zuschauer sich den Film-Clip bis zu Ende ansieht und nicht einfach wegklickt. Über die Einnahme einer Außenperspektive kann überlegt werden, was der Betrachter sehen möchte. Kann er die Botschaft mit seinen eigenen Erfahrungen in Übereinstimmung bringen, ergibt sich die wichtige emotionale Bindung von ganz allein.

Entscheiden Sie sich für eine Video-Produktionsfirma, dann wird ein durchdachtes Konzept ein entscheidender Faktor. Nicht zuletzt für das Budget. Am besten dokumentieren Sie Ihr Konzept. Folgende Checkliste kann Ihnen dabei behilflich sein:

• Thema des Films
• Zielgruppe
• Idee, die dem Clip zugrunde liegt
• Skizze des groben Ablaufs
• Geschätzte Drehtage
• Drehorte, Kurzbeschreibung
• Mitwirkende und deren Verfügbarkeit (Zeitbedarf, eigenes Personal, Sprecher, Moderator, Mitglied der Geschäftsführung, etc.)
• gewünschte Clip-Länge
• Fertigstellungstermin

Mit einem Konzept können Sie Angebote von Produktionsfirmen einholen, die untereinander vergleichbarer werden.

Das Konzept durchläuft nach den Gesprächen mit der Produktionsfirma sicherlich noch einige Änderungen. Steht das Konzept, muss der Fahrplan, d.h. eine zeitliche Einsatzplanung und Koordination der Mitwirkenden, der technischen Ressourcen und drehortspezifischen Voraussetzungen (z.B. Einholung Drehgenehmigung, Gestaltung Aufnahmeschauplatz, schriftliches Einverständnis gefilmter Personen, Zutrittserlaubnis zu Gebäuden, etc.) erstellt werden.

Selber machen oder Profis beauftragen?

Kennen Sie sich mit Drehgenehmigungen aus? Oder mit Studioleuchten für eine 3-Punkt-Beleuchtung? Mit Kameras, kabellosen Ansteckmikrofonen, Videobearbeitungs- und Schnittprogrammen für die Postproduktion oder Urheberrechten bei verwendeten Bildern, Musik und ggfs. besonderen architektonischen Gebäuden? Oder anders herum gefragt: wollen Sie sich mit diesen vielen Details beschäftigen? Das Konzept des Videos bestimmt den Umfang der Arbeiten, die einzusetzende Technik und nicht zuletzt die Kosten. Stecken Sie im Vorfeld Ihr Budget ab, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Überlegen Sie wie viele Drehtage Sie benötigen und planen Sie zur Sicherheit einen Puffer ein. Schlechtes Wetter bei Filmaufnahmen im Außenbereich, unvorhersehbare Störungen – zum Beispiel Stillstände am Schauplatz einer Fertigungslinie, Ausfall eines Mitwirkenden am Drehtag – es gibt viele Gründe für Verzögerungen.

Die Kosten bei Produktionsunternehmen beginnen in der Regel bei ca. 6.000,- bis 8.000,- Euro zzgl. Mehrwertsteuer pro Drehtag und können steigen, abhängig vom gewählten Konzept, das ggf. besondere Kostentreiber enthält. Sind Ihnen diese Kosten zu hoch? Bei einer reinen Betrachtung der Kosten vermutlich. Doch wie fällt Ihr Urteil aus, wenn Sie die Kosten in Relation zum potenziellen Nutzen sehen? Was wäre, wenn

• Sie durch das Video den Zuschlag für Ihr Projekt erhalten und die Finanzierung so gesichert wäre?
• jeder Ihr wichtiges Projekt kennt, alle sind positiv gestimmt wären und Sie wichtige Ressourcen (gute Mitarbeiter, Finanzmittel, Material) erhielten?
• Ihre Stakeholder gut informiert blieben und Sie weiterhin mit der Zustimmung der Stakeholder rechnen könnten?
• Ihr Projektteam durch das Video top motiviert wäre, Leistung sichtbar und anerkannt würde?
• Sie mit der professionellen Darstellung Ihres erfolgreich abgeschlossenen Projekts weitere Aufträge erhielten?
• Ihr Unternehmen so Werbung in eigener Sache machte?

Natürlich können Sie für Ihr Projektmarketing Videos auch selbst drehen und so mit moderner Kommunikation überzeugen und begeistern. Das Selbermachen verlangt jedoch einiges an Erfahrung, Know-how und Material. Ist dies im Unternehmen in guter Qualität vorhanden, spricht nichts dagegen eigene Film-Clips zu drehen. Den Postproduktionsaufwand sollten Sie dabei aber nicht unterschätzen. Nach Beendigung der Filmaufnahmen liegt meist viel Material vor. Das Bild und Tonmaterial muss nun nachbearbeitet und zu einem harmonischen Ganzen zusammengesetzt werden. Oftmals nimmt die Postproduktion die gleiche Zeit, häufig gar mehr, wie die Filmaufnahmen in Anspruch. Nach dem Zusammenschneiden der Szenen, synchronisieren mit O-Tönen, Einbindung der Hintergrundmusik, Animationen und Effekte erhält man den Rohschnitt. Durch Umstellung der Bausteine wird das Rohmaterial sukzessive zur endgültigen Version weiterentwickelt. So entsteht  die schlüssige Dramaturgie des Films, die Spannung aufbauen soll, auf einen Höhepunkt zu läuft und mit der „Lösung des Problems“ endet. Ein erfolgskritischer Schritt.

Fazit

Film-Clips erfreuen sich einer ständig wachsenden Beliebtheit. Im Rahmen des Projektmarketings und der Projektkommunikation ermöglichen sie Aufmerksamkeit zu erzeugen, zu binden und vertrauensbildend zu wirken. Wert und Nutzen sind vielfältig. – wenn sie professionell produziert und eingesetzt werden. Videos in schlechter Qualität, mit fehlender Dramaturgie, geringem Content oder schlechtem Ton und Bild schaden eher Ihrem Ruf und Ihrer Vertrauenswürdigkeit als Unternehmen und dem Projekt. Mit professioneller Unterstützung reduzieren Sie dieses Risiko gegenüber selbstgemachten Videos enorm.

Hinweise

Im Rahmen des Projektmarketings und der Projektkommunikation arbeitet Wolfgang Gotscharek eng mit ContenTain zusammen – einem spezialisierten Dienstleister für die Produktion professioneller Videos, Film-Clips, Erklärvideos & eLearning sowie Medienberatung / PR & Content-Platzierung.

Wie Sie Marketingstrategien und Vertriebstechniken für Ihren Projekterfolg im Rahmen des Projektmarketings nutzen können, erfahren Sie in dem Seminar „Projektkommunikation – Marketing-Strategien und Vertriebs-Techniken für Ihren Projekterfolg nutzen“.

Hier finden Sie einige Anwendungsbeispiele, die Projekte präsentieren, Sachverhalte in Tutorials erläutern oder im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit genutzt werden.