Projektreporting leicht gemacht

Fakten, Fakten, Fakten.

Nicht nur ehemalige Chefredakteure des Focus bestehen darauf.¹ Auch Leiter, Auftraggeber oder Lenkungsausschüsse von Projekten sind brennend an ihnen interessiert. Denn der aktuelle Status bezüglich Projektinhalten, Kosten und Terminen bietet eine Grundlage, um Entscheidungen zu treffen und weiter planen zu können. Das Zusammenstellen der wichtigsten Kennzahlen als Reporting ist daher unerlässlich. Je komplexer aber das Projekt ist, desto mehr Informationen brauchen Sie und desto klarer müssen diese aufbereitet sein. Gleichzeitig kann die Zeit für die Erstellung des Projektreportings nicht mehr für die Projektarbeit selbst aufgewendet werden. Wie lassen sich die Kennzahlen also schnell und einfach zusammenstellen und weitergeben? Welche Informationen sind eigentlich nützlich? Und was haben Pferdekutschen damit zu tun? Diese Fragen soll der heutige Blog-Beitrag beantworten.

Das Burn Down Chart, Burn Up Chart und Cumulative Flow Diagram

Welche Informationen nützlich sind, ist von der Art Ihres Projektmanagements abhängig. Im agilen Projektmanagement bekannt und weit verbreitet sind das Burn Down und Burn Up Chart. Mit ihnen können Sie vor allem den Fortschritt der Arbeit in Sprints überwachen. Denn das Burn Down Chart visualisiert für jeden Tag, wie viel Restaufwand für die User Storys noch erwartet wird – die Kurve verläuft nach unten. Das Burn Up Chart hingegen sagt Ihnen, wie viel Arbeit bereits fertiggestellt ist – die Kurve verläuft nach oben.

Beispiel eines Burn Up Chart.

Darüber hinaus lässt sich im agilen Projektmanagement das Cumulative Flow Diagram für die Kontrolle des Arbeitsfortschritts einsetzen, wie wir bereits in einem vorherigen Blog-Beitrag erläutert haben. Die Quintessenz hier: Sie können damit mehr Informationen als in Burn Down und Burn Up Charts darstellen und somit auch mehr Rückschlüsse auf den Projektstand ziehen sowie die Lead Time und das Work in Progress (WIP) ablesen. Es hilft Ihnen, Probleme während des Projekts leichter zu identifizieren und ihnen schneller gegenzusteuern.

Beispiel eine Cumulative Flow Diagram.

Die Earned Value Analyse

Wenn es darum geht, die meisten Kennzahlen zu erhalten, dann ist die Earned Value Analyse unschlagbar. Sie lässt sich sowohl für klassische als auch agile und hybride Projekte anwenden. Folgende Kennzahlen liefert die “EVA”:

• Erwartete Gesamtdauer des Projekts
• Erwartete Gesamtkosten des Projekts
• Fertigstellungswert (“Wie viel haben wir bereits erledigt?”)
• Plan-Aufwand
• Ist-Aufwand
• Kosteneffizienz
• Zeiteffizienz

Ein weiterer Vorteil: In der EVA vergleichen Sie nicht nur Plan-Aufwand mit dem Ist-Aufwand, sondern beziehen ebenfalls den Fertigstellungswert ein. Dadurch können Sie z.B. feststellen, dass Sie zwar die Kosten überschritten, aber gleichzeitig mehr Arbeitsergebnisse als erwartet geliefert haben. Die Kennzahlen der Earned Value Analyse lassen sich auch hier als Diagramme visualisieren.

Beispiel einer Earned Value Analyse.

Das Dashboard als Sammelstelle

Diese Kennzahlen und Visualisierungsarten helfen Ihnen beim Projektcontrolling. Für ein effizientes Reporting müssen Sie aber noch einen Schritt weitergehen: Sie arbeiten mit Dashboards, mit denen Sie die vorhergenannten Kennzahlen und Diagramme gebündelt, klar strukturiert und leicht verständlich zusammenfassen – eben so, wie es ein gutes Projektreporting verlangt.

Der Name Dashboard kommt aus dem Englischen und bedeutet Armaturenbrett. Armaturenbretter in Autos liefern Ihnen ja bekanntlich wichtige Informationen zu Ihrem Gefährt auf einen Blick wie die aktuelle Geschwindigkeit, den Tankstand oder Störungsmeldungen. Genau dasselbe machen Dashboards im Projektmanagement – nur eben mit Projektinformationen. Ursprünglich bezeichnete man übrigens die Bretter für den Spritzschutz auf Kutschen als Dashboards.²

für Dashboards für das gesamte Projekt (oben) und für ein Release (unten).

Mit objectiF RPM können Sie nicht nur die hier vorgestellten Kennzahlen und Diagramme erzeugen, sondern sie auch in Dashboards zusammenfassen – ganz einfach mit nur ein paar Klicks und stets aktuellen Zahlen.

Dashboards lassen sich für Ihr gesamtes Projekt oder nur für einzelne Releases und Sprints bzw. Aktivitäten und Arbeitspakete erzeugen und individuell konfigurieren. Das bedeutet: Sie bestimmen, was und wie Sie es sehen wollen. So haben Sie für jeden Kontext die gewünschten Daten und Diagramme zur Hand.

Sie können dort außerdem weitere Analysen hinzufügen wie z.B. die Mitarbeiterauslastung, die Anforderungen nach Zustand, den Leistungsverlauf sowie die mittlere Entwicklungsgeschwindigkeit.

Ein Stakeholder möchte ebenfalls auf Ihre Auswertungen zugreifen? Kein Problem, die einzelnen Diagramme lassen sich z.B. per Hyperlink teilen. Dann können alle Interessierten die Diagramme im Web-Browser öffnen.

Fazit

Dashboards mit den wichtigen Key Performance Indikatoren vermitteln Ihnen die aktuelle Projektlage leicht verständlich. So lassen sie sich als effizientes Kommunikations- und Reportingmittel für alle Projektinteressierten einsetzen. Natürlich brauchen Sie nicht immer sämtliche hier vorgestellten Kennzahlen und Diagramme. Es lohnt sich daher, diese individuell auszuwählen oder alle in Kombination und für unterschiedliche Verwendungszwecke wie z.B. für die Analyse des gesamten Projekts, der einzelnen Releases oder Sprints zu nutzen. Mit objectiF RPM erhalten Sie eine Software, die beide Vorgehensweisen unterstützt.

Für weitere Informationen über objectiF RPM schauen Sie doch einmal hier vorbei.

Um selbst herauszufinden, wie Sie in objectiF RPM mit Dashboards und den vorgestellten Kennzahlen und Diagrammen arbeiten, bieten wir eine kostenlose Trial Edition zum Download.

Mehr über das Burn-Down-Chart erfahren Sie auch im Beitrag Das Burn-Down-Diagramm – Ein Effizientes Tool für agile Teams bei Capterra

Hinweise:

1: Helmut Markwort in der 1995 ausgestrahlten Werbung: https://www.youtube.com/watch?v=xOm4MKGskaU
2: https://en.wikipedia.org/wiki/Dashboard