So erhöhen Sie die Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software

Projekte sind häufig vielschichtig und unübersichtlich. Die Aufgabenstellung an sich kann schwierig sein und die Zahl der beteiligten Mitarbeiter, Rollen und Abteilungen groß. Gut, wenn Sie eine Projektmanagement-Software nutzen, die Ihnen bei der Arbeit in Ihren Projekten hilft. Schlecht, wenn diese Software von den Beteiligten nicht akzeptiert wird. Was können Sie tun, um die Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software zu erhöhen, um so Ihre Projektziele leichter zu erreichen?

Welche Ziele verbinden Sie mit der Nutzung Ihrer Projektmanagement-Software? Und welche Ziele haben Ihre Anwender?

Sie sind nicht alleine

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Projektmanagement-Software eingeführt und mit wenigen Ausnahmen benutzt kein Mitarbeiter das Tool. Dabei hatten Sie einen umfassenden Anforderungskatalog erstellt, Long- und später Shortlists definiert und schließlich Ihre Entscheidung getroffen. Eine Entscheidung für die mutmaßlich beste Software. Klar, Sie wissen, dass Softwareeinführungen scheitern und dass die Funktionsvielfalt vieler Tools eher zu einer Überforderung als zu einer Entlastung der Mitarbeiter führt. Dass aber auch bei Ihnen die gewünschten Vorteile nicht eintreten, überrascht Sie nun doch. Zumal Sie viele Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen mit in die Auswahl eingebunden hatten. Sie sind nicht alleine. So geht es leider vielen Firmen.  Bevor Sie sich nun fragen, was Sie gegen diesen Missstand tun können, sollten Sie sich fragen, was denn in Ihrer Firma die Ursachen für die mangelnde Akzeptanz sind.

Die Ursachen für mangelnde Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software

Die effiziente Abwicklung von Projekten ist für viele Unternehmen ein wichtiges Ziel. Für ein einzelnes Teammitglied ist diese Aussicht jedoch oft zu abstrakt. Eine Projektmanagement-Software, die lediglich dem abstrakten Ziel folgt und wenig persönlichen Nutzen schafft, kann somit vom Anwender gar nicht akzeptiert werden. Die Arbeit mit der Software wird deshalb sehr schnell als lästige Zusatzpflicht verstanden. Haben die Anwender wenig Erfahrung im Projektmanagement und im Umgang mit entsprechender Projektmanagement-Software, wird die Ablehnung verstärkt. In Einzelfällen führt ein persönlich wahrgenommener Statusverlust oder die Sorge vor zusätzlicher Transparenz sogar zu totaler Ablehnung.

Welche Faktoren sollten also im Gegenzug unterstützt werden, um eine höhere Akzeptanz zu erreichen?

• Die Beschleunigung der eigenen Arbeit,
• die Aktualität der Inhalte und Ergebnisse,
• das Customizing der Abläufe und dabei die Anpassung an die Organisation und nicht die Anpassung der Organisation an die Software,
• die Integration von angrenzenden Bereichen wie Anforderungen, Änderungen, Test, Risiken, etc. über Schnittstellen,
• die intuitive Bedienung und Navigation (je länger mit der Software gearbeitet wird, desto mehr tritt dieser Punkt in den Hintergrund, gerade zu Beginn der Nutzung ist dieser Punkt aber wichtig),
• die interne Hilfe bei Fragen zur Software und
• der schnelle Support durch den Hersteller bei Fragen und Problemen – idealerweise in derselben Sprache und Zeitzone.

Möglichkeiten Ihre Investition zu schützen oder es beim nächsten Mal besser zu machen

Im Tagesgeschäft ist es schwierig, jeden Mitarbeiter einzeln anzusprechen, um dessen persönliche Bedürfnisse zu ermitteln. Es bietet sich eher an Vertreter für Rollen, Sprecher für Bereiche oder Meinungsführer anzusprechen, um so den jeweiligen Einzelnutzen zu identifizieren. Das macht viel Aufwand. Aber was wäre die Alternative? Sie haben bereits Geld für eine Projektmanagement-Software ausgegeben und die gewünschten Ziele nicht erreicht. Oder Sie werden Geld ausgeben und können eine dauerhafte Zielerreichung bei fehlender Unterstützung nach der Einführung auch nicht garantieren. Direkt gesagt: es gibt keine Alternative. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeiter durch die Software unterstützen und nicht belasten, können Sie die gewünschte Akzeptanz und Ihre Ziele erreichen.

Wie können Sie nun Ihre Mitarbeiter unterstützen? Eventuell machen Schulungen oder Auffrischungen bei bereits eingeführten Lösungen Sinn – natürlich abgestimmt auf die Vorkenntnisse und individuellen Aufgabenstellungen der Anwender. Idealerweise mit unternehmensspezifischen Fallbeispielen. Haben Sie bereits Key User ausgebildet? Und haben diese auch Zeit, ihr Wissen regelmäßig zu vermitteln und gegebenenfalls auch selbst zu vertiefen? Wollen Sie solche Maßnahmen einleiten, dann kosten diese natürlich auch wieder Zeit und Geld. Und was wäre hier die Alternative? Sie sparen sich diesen Aufwand und schreiben als Unternehmen die Investition in Ihre Projektmanagement-Software ab.

Fazit

Als Unternehmen können Sie die Akzeptanz Ihrer Projektmanagement-Software leicht erhöhen, wenn Sie die Frage nach dem Nutzen der Software aus der Perspektive der Anwender beantworten. Über Rollen, Abteilungen und Bereiche hinweg. Und das nicht nur einmal während der Beschaffungsphase, sondern wiederholt. Somit schützen Sie bereits getätigte Investionen oder erreichen bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software die damit verbundenen Ziele dauerhaft.

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