Backlog Grooming. Backlog Items diskutieren und vorbereiten.

Was ist Backlog Grooming? Welche Vorteile bietet es und wie führen Sie Backlog Groomings durch?

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Backlog Grooming: Schätzen, priorisieren, verfeinern, verschieben, hinzufügen, entfernen

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Was ist ein Backlog Grooming?

Wie einen Garten müssen Sie auch das Product Backlog Ihres Scrum-Projekts hegen und pflegen. Welche Product Backlog Items (User Storys, Bugs, Technical Storys etc.) setzen Sie im nächsten Sprint um? Sind diese klar genug formuliert und lässt es ihr Umfang zu, sie in einem Sprint zu implementieren? Um diese Fragen zu klären, treffen sich das Entwicklungsteam und Product Owner zum sogenannten Backlog Grooming (auch Backlog Refinement, Backlog Estimation oder Story Time genannt). Hier nehmen sie die Items genauer unter die Lupe, fügen Details hinzu, klären Unklarheiten, schätzen die Aufwände, ändern Prioritäten, fügen neue Items hinzu oder nehmen welche ganz hinaus. Das Backlog Grooming ist keine offiziell definiertes Scrum-Meeting wie zum Beispiel das Daily Scrum oder das Sprint Planning. Allerdings rät der Scrum Guide dazu, ein Backlog Grooming bzw. Refinement regelmäßig durchzuführen.

Lesen Sie hier, um mehr über Backlogs zu erfahren >>

Was sagt der Scrum Guide dazu?

„Product Backlog refinement is the act of adding detail, estimates, and order to items in the Product Backlog. This is an ongoing process in which the Product Owner and the Development Team collaborate on the details of Product Backlog items. During Product Backlog refinement, items are reviewed and revised. The Scrum Team decides how and when refinement is done. Refinement usually consumes no more than 10% of the capacity of the Development Team. However, Product Backlog items can be updated at any time by the Product Owner or at the Product Owner’s discretion.” *

Definition des Backlog Grooming:

Das Backlog Grooming ist ein Treffen des Scrum-Teams, in dem es die Product Backlog Items diskutiert und das nächste Sprint Planning vorbereitet.

So führen Sie ein Backlog Grooming durch

Der Scrum Guide liefert also eine Richtlinie. Wie genau lässt sich diese dann in der Praxis umsetzen?

„Product Backlog refinement is the act of adding detail, estimates, and order to items in the Product Backlog. […] During Product Backlog refinement, items are reviewed and revised. The Scrum Team decides how and when refinement is done.“

Das Scrum-Team betrachtet im Backlog Grooming bzw. Refinement diejenigen Items wie zum Beispiel User Storys, die es im nächsten Sprint umsetzen will, und spezifiziert ihre Inhalte. Beispielsweise diskutiert es über die Akzeptanzkriterien oder darüber, auf welchen Komponenten der Anwender Zugriff haben soll und was passiert, wenn er ungültige Eingaben macht. Außerdem verfeinert das Scrum-Team große Anforderungen wie Epics in kleine User Storys, um sie im Sprint umsetzen zu können. Dadurch werden User Storys beim Backlog Grooming nicht nur überarbeitet, sondern es entstehen auch neue. Manche werden ganz aus dem Product Backlog entfernt, wenn Aufwand und Nutzen nicht mehr übereinstimmen.

Um im Backlog Grooming bzw. Refinement die Aufwände der Product Backlog Items zu bestimmen, weist das Scrum-Team ihnen Story Points zu oder kalkuliert in Personen-Tagen, wenn es nicht nur agil, sondern auch klassisch plant. Und für die Schätzung der Prioritäten verwendet es Techniken wie das MoSCoW-Prinzip oder das Kano-Modell. Wie häufig führt das Team diese Tätigkeiten durch und wer ist daran beteiligt?

„This is an ongoing process in which the Product Owner and the Development Team collaborate on the details of Product Backlog items.“

Ein Backlog Grooming wird regelmäßig durchgeführt. Manche Organisationen setzen das Treffen drei Tage vor dem Ende eines Sprints an. Auf diese Weise erhält der Product Owner genügend Zeit, den dort identifizierten Problemen bis zum nächsten Sprint nachzugehen. Andere ziehen ein Meeting nach der Hälfte ihres Sprints oder einmal pro Woche vor. Am Backlog Grooming bzw. Refinement beteiligt sind der Product Owner, der das Meeting leitet, und das Entwicklungsteam. Wenn es die Situation verlangt, lassen sich auch die Stakeholder einladen. Wie viel Zeit darf es in Anspruch nehmen?

„The Scrum Team decides how and when refinement is done. Refinement usually consumes no more than 10% of the capacity of the Development Team.“

Der Scrum Guide richtet sich nach der Kapazität des Entwicklungsteams und sieht höchstens 10 % seiner Zeit für ein Backlog Grooming vor. Daher ist es – anders als beim Sprint Planning – nicht immer notwendig, dass alle Projektbeteiligten anwesend sind. Wenn die Entwickler sich auf die Umsetzung ihrer User Storys konzentrieren müssen, brauchen sie nicht noch ein Meeting, das ihre Arbeit unterbricht. Als Dauer wird häufig eine Stunde angesetzt und auch für die Diskussion einzelner Product Backlog Items können Sie eine Zeitspanne definieren, zum Beispiel 10 Minuten; wenn Sie dann noch kein Ergebnis gefunden haben, können Sie mit der Diskussion des nächsten Items beginnen. Natürlich ist die Gesamtdauer des Backlog Groomings bzw. Refinements auch davon abhängig, wie oft Sie es im Sprint durchführen, um unter 10 % der Kapazität zu bleiben.

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Idealer Ablauf im Backlog Grooming

  1. Scrum-Team identifiziert, welches Product Backlog Item spezifiziert werden muss.
  2. Product Owner erklärt, was es ist und warum es gebraucht wird.
  3. Entwicklungsteam versteht das Was und Warum.
  4. Entwicklungsteam weiß, wie es das Item umsetzen muss.
  5. Entwicklungsteam schätzt den Aufwand.
  6. Aktualisiertes Product Backlog Item ist weiterhin Aufwand und Nutzen wert.

Alternativer Ablauf im Backlog Grooming

  1. Scrum-Team identifiziert, welches Product Backlog Item spezifiziert werden muss.
  2. Product Owner erklärt, was es ist und warum es gebraucht wird.
  3. Entwicklungsteam versteht das Was und Warum nicht > Product Backlog Item zurückstellen.
  4. Entwicklungsteam weiß nicht, wie es das Item umsetzen muss > mehr Dikussion oder die Erstellung einer Spike Story ist erforderlich.
  5. Entwicklungsteam schätzt den Aufwand.
  6. Aktualisiertes Product Backlog Item ist nicht mehr Aufwand und Nutzen wert > Item aus dem Product Backlog nehmen.

Vorteile vom Backlog Grooming zusammengefasst

  • Product Owner erhält zusätzliche Hilfe, um das Product Backlog zu verwalten

  • Wissen wird an alle Projektbeteiligten weitergegeben

  • Backlog enthält nur wirklich relevante Items

  • Fragen und Unklarheiten lassen sich schnell klären (das "Was" ist geklärt)

  • Sprint Planning lässt sich vorbereiten (nur noch das "Wie" ist zu klären)

  • Risiken werden gemindert, da das Backlog vor Sprint Plannings diskutiert wird

Pflegen Sie Ihr Product Backlog

Agile oder hybride Projekte mit Backlogs brauchen Transparenz für alle Beteiligten. Sie müssen Anforderungen, User Storys, Bugs, Technical oder Spice Storys erstellen, im Product Backlog verwalten und für Releases sowie Sprints planen. In großen Projekten lässt sich dann schnell der Überblick verlieren, wenn Sie mehrere hundert solcher Items verwalten müssen. Und manche Projektbeteiligte mögen sich unschlüssig über die Prioritäten oder Aufwände sein. Setzen Sie eine Software ein, mit der Sie Ihre Backlogs erstellen, Prioritäten setzen sowie Aufwände schätzen können. Wenn Sie Ihr Backlog Grooming durchführen, lassen sich die Einträge ganz einfach für alle visualisieren und Fragen bzw. Unklarheiten klären. Auch Änderungen können Sie mit wenigen Klicks direkt einpflegen. So wird sowohl die Arbeit des Product Owners als auch die des Entwicklungsteams erleichtert. Und die Stakeholder freut es.

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