Erfolgreich im Projekt arbeiten, aber mit Compliance
Nicht immer zählt nur das Ziel. Häufig ist der Weg entscheidend.
Wie wichtig ist die Einhaltung von Regeln und Normen für Sie?
Unternehmen unterliegen zahlreichen rechtlichen Verpflichtungen, deren Nichteinhaltung zu Strafen, Bußgeldern und auch Imageverlust führen kann. EU-Richtlinien, internationale Konventionen, ISO-Normen, unternehmenseigene Richtlinien und Handelsbräuche – es gilt viele Aspekte zu berücksichtigen. Für einige Unternehmen ist dies eine lästige Pflicht, für andere eine Chance, Geschäftsprozesse zu optimieren und Benefits zu generieren.
Folgende Fragen gilt es auf dem Weg zu regeltreuem Arbeiten zu beantworten:
- Welche Ziele verfolgt Ihre Organisation und wie ist das Verhältnis zu den Regeln, die Sie als Organisation einhalten müssen?
- Was passiert bei Nichteinhaltung der Regeln?
- Wie erfolgt die Information und Kommunikation über die Regeln oder sich ändernde Regeln in Ihrer Organisation?
- Gibt es Auswirkungen durch die Einhaltung der Regeln auf Ihre Unternehmenskultur und wie gehen Sie damit um?
- Und wie überwachen Sie die Einhaltung der Regeln beziehungsweise wie verbessern Sie die Einhaltung bei Bedarf?
Welche Maßnahmen treffen Sie für Ihre Compliance?
Aus geltenden Regeln ergeben sich für Unternehmen häufig konkrete Anforderungen. Um diese Anforderungen nachhaltig zu meistern, müssen Unternehmen verschiedene Maßnahmen treffen:
- Die einzuhaltenden Prozesse sind festzulegen.
- Die Verfügbarkeit der Informationen ist sicherzustellen und
- die Prozesse sind zu überwachen und zu analysieren.
- Die Kommunikationspolitik ist festzulegen und
- gegebenenfalls eine Software zur Einhaltung der Compliance einzuführen.
Diese Maßnahmen gelten natürlich für Unternehmen als Ganzes, aber auch in kleineren Organisationseinheiten, Abteilungen oder in Projekten. Es empfiehlt sich daher ein System zu etablieren, das Ihnen bei der Einhaltung der Regeln hilft, und personenunabhängig betrieben werden kann. Es gibt auch Unternehmen, die einen Compliance-Beauftragten beschäftigen. Neben der horizontalen Delegation – also einer Ressortdefinition “Compliance” innerhalb der Geschäftsführung – kann der Compliance-Beauftragte auch hierarchisch unterhalb der Geschäftsführung angeordnet sein. Ziel ist es, eine sachgerechte Einhaltung und Überwachung der Regeln sicherzustellen.
Wie können Sie die Einhaltung von Abläufen im Projekt gewährleisten?
Compliance im Projekt gewährleisten Sie, in dem Sie einen Prozess mit Rollen definieren, Aktivitätstypen und Ergebnistypen mit Kardinalitäten bestimmen und Zustandsdefintionen mit Bedingungen und Aktionen für die Aktivitätstypen und Ergebnistypen festlegen. Bei den Rollen definieren Sie Beteiligungsarten und Rechte. Diesen Prozess verwenden Sie als Basis in Ihrem Projekt mit einer konkreten Software. Mitarbeiter bekleiden Rollen, führen Aktivitäten durch und produzieren Ergebnisse. Über die Zustände der Aktivitäten und Ergebnisse erfolgt die Projektsteuerung. Voraussetzung für die nachweisbare Compliance im Projekt ist eine Traceability, so dass Sie jederzeit nachvollziehen und dokumentieren können, wer hat was wann mit welchem Ergebnis getan.
Compliance ist sehr wichtig für Sie – und nun?
Wissen Sie bereits, wie Sie in Ihren Projekten arbeiten und kommunizieren wollen? Dann könnte Ihnen zukünftig ein System helfen, dass die Einhaltung von Regeln und Abläufen sicherstellt, parallel dazu aber auch die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter im Projekt unterstützt. Mit einem solchen System bestehen Sie leichter Audits und können falls nötig Korrekturen an den Prozessen durchführen.