PRINCE2. Projekte unter Kontrolle.

Was ist PRINCE2? Aus welchen Elementen besteht PRINCE2 und welche Vorteile bietet die Projektmanagementmethode?

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Wie funktioniert PRINCE2

Was ist PRINCE2?

PRINCE2 steht für „Projects in Controlled Environments“ oder auf deutsch für „Projekte in kontrollierten Umgebungen“ bzw. „Projekte unter Kontrolle“. PRINCE2 ist eine Methode für das Management und die Gestaltung von Projekten jeglicher Art, Ausprägung, Dauer und Umfang. Sie definiert, was vom Start bis zum Ende eines Projektes zu tun ist, sagt aber nicht, wie etwas herzustellen ist, sondern was, von wem und wann es erzeugt werden sollte. Durch diese Trennung zwischen der Herstellung von Produkten und dem Management von Projekten eignet sich PRINCE2 sehr gut für das Zusammenspiel mit Methoden, die sich um die Produktherstellung kümmern.

1996 wurde PRINCE2 in Version 2 beschrieben. Und 2009 nochmals als PRINCE2:2009 überarbeitet. Die Beibehaltung der Bezeichnung „PRINCE2“ drückt dabei aus, dass die Grundprinzipien der Methode beibehalten wurden. Die Rechte an PRINCE2 lagen bis Juli 2013 bei der britischen Regierungsbehörde Cabinet Office und wurden dann an das neu gegründete Joint Venture AXELOS übertragen.

Die Elemente von PRINCE2

PRINCE2 besteht aus vier Elementen:

  • 7 Grundprinzipien
  • 7 Themen
  • 7 Prozesse
  • Anpassung an die Projektumgebung

Die Anpassung von PRINCE2 an die Projektumgebung ist ein wichtiger Aspekt beim Arbeiten mit der Methode. Sie können die Themen in Umfang und Ausprägung anpassen, die Terminologie von PRINCE2 mit einer im Unternehmen vorhandenen abgleichen und die Anzahl der Managementprodukte reduzieren, so dass nur das Projekttagebuch, die Projektleitdokumentation, der Projektstatusbericht und der Projektabschlussbericht übrig bleiben. Auch die Rollen lassen sich reduzieren und die Prozesse anpassen. Lediglich die Grundprinzipien dürfen in PRINCE2 nicht angepasst werden.

Vorteile von PRINCE2

PRINCE2

  • eignet sich für Projekte jeglicher Art, Ausprägung, Dauer und Umfang,
  • bietet ein einheitliches Vorgehen, einheitliches Vokabular und einheitliche Dokumente,
  • liefert Best Practices durch bewährte Prinzipien, Themen und Prozesse,
  • fördert das eigenverantwortliche Arbeiten und das Eingreifen des Managements nur in Ausnahmefällen („Management by Exception“),
  • ermöglicht die Anpassung an die Bedürfnisse einer Organisation oder eines Projekts, und bietet somit Flexibilität und Struktur,
  • lässt sich durchgängig mit Software-Tools unterstützen und bietet so die ideale Unterstützung von Mitarbeitern und ihren Rollen.

PRINCE2 definiert ein Projekt als eine temporäre Organisation, die aufgesetzt wird zum Zwecke der Bereitstellung eines oder mehrerer Business-Produkte, gemäß einem vereinbarten Business Case.

  • Projekte sind temporär
  • Projekte sind keine Linientätigkeiten
  • Projekte benötigen Ressourcen
  • Projekte werden initiiert
  • Projekte sollen Ergebnisse liefern
  • Projekte bringen Veränderungen
  • Projekte sind häufig bereichsübergreifend
  • Der Business Case ist für Projekte elementar

Die Grundprinzipien, Themen und Prozesse von PRINCE2

PRINCE2 definiert als Methode 7 Grundprinzipien wie die fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung des Projekts, das Arbeiten mittels Managementphasen und die Steuerung nach dem Ausnahmeprinzip. Sie adressiert 7 Themen wie die Erstellung von Plänen oder den aktiven Umgang mit Risiken. Und sie beschreibt 7 Prozesse, beispielsweise zur Initiierung von Projekten. Grundprinzipien, Themen und Prozesse sorgen für „Projekte unter Kontrolle“ – und darum geht es bei PRINCE2.

Die 7 Grundprinzipien in PRINCE2

PRINCE2 definiert 7 Grundprinzipien. Die Anwendung dieser Prinzipien ist eine Voraussetzung zur Nutzung von PRINCE2.

PRINZIP 1: Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Was sind die Gründe für ein Projekt, was sind die Ziele und was ist der erwartete Nutzen eines Projekts? PRINCE2 fordert die fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung eines Projekts in Form eines Business Cases. Dahinter verbirgt sich die komplette Finanzplanung des Projektes, die Gegenüberstellung mit Aussagen zu den erwarteten Einsparungen oder Ertragssteigerungen und die Beurteilung, ob die geschäftliche Rechtfertigung aufrechterhalten bleibt. Der Business Case verändert sich im Laufe des Projekts, so dass er gepflegt und jeweils mit Beginn einer neuen Managementphase neu beurteilt werden muss.

Hier erfahren Sie mehr über Business Cases  >>

PRINZIP 2: Lernen aus Erfahrungen

Wer möchte schon gerne Fehler wiederholen? PRINCE2 fordert daher die Pflege eines Erfahrungsprotokolls, in dem die guten und schlechten Erfahrungen, aufgetretene Risiken und Probleme, Verbesserungen und Ideen festgehalten werden. Aus dem Erfahrungsprotokoll lässt sich zum Projektende ein Erfahrungsbericht erzeugt, so dass auch andere, zukünftige Projekte von den gemachten Erfahrungen profitieren können. Erfahrungen werden also als aktive Chance für künftige Verbesserungen verstanden und genutzt.

PRINZIP 3: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

PRINCE2 kennt drei Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen: Unternehmer, Benutzer und Lieferanten. Der Unternehmer erwartet einen Nutzen und agiert als Projektsponsor. Der Benutzer arbeitet mit den Projektergebnissen, verspricht sich davon Vorteile und entscheidet über die Akzeptanz der Ergebnisse. Und der Lieferant produziert die Ergebnisse und ist für deren Qualität verantwortlich.

Damit diese Interessen adäquat repräsentiert werden, definiert PRINCE2 Rollen und Verantwortlichkeiten. Der Lenkungsausschuss, besetzt mit den Interessenvertretern der Stakeholder, und nicht der Projektmanager wie bei anderen Methoden, trifft im Projekt dann alle wichtigen Entscheidungen.

PRINZIP 4: Steuern über Managementphasen

Die Planung, Durchführung, Steuerung und Kontrolle ist in PRINCE2 in Phasen gegliedert. Neben technischen Phasen kennt PRINCE2 Managementphasen, die jeweils geplant und budgetiert werden. Beim Übergang von einer zur nächsten Managementphase entscheidet der Lenkungsausschuss, natürlich anhand des aktuellen Business Cases, ob die nächste Phase in Angriff genommen, geplant und entsprechend budgetiert wird. Für jede Phase wird in der Folge ein Phasenplan erstellt, der als Teil in den Projektplan fließt, der den notwendigen Gesamtüberblick bietet. Dieses Vorgehen mit einer aktiven Beurteilung und Entscheidung über den weiteren Verlauf eines Projekts wird als „Stage-Gate-Konzept“ bezeichnet.

PRINZIP 5: Managen nach dem Ausnahmeprinzip

PRINCE2 empfiehlt in Projekten ein Managen nach dem Ausnahmeprinzip – auch bekannt als Management by Exception. Dabei wird für die Zeit, die Kosten, die Produktqualität, den Umfang, den Nutzen und den Risiken definiert, in welchem Rahmen und mit welchen Toleranzen pro Managementebene gearbeitet werden darf. Wird eine dieser Toleranzarten über- oder unterschritten oder deutet sich eine solche Über-/Unterschreitung an, muss die nächst höhere Managementebene informiert werden. Diese Information soll mit einer Entscheidungsvorlage, also einer Empfehlung, einhergehen. Management by Exception beschreibt also ein Arbeiten mit Handlungsspielräumen und Eskalationsstufen. Je enger die Toleranzen gesetzt werden, desto häufiger wird eskaliert.

PRINZIP 6: Fokus auf Produkte

PRINCE2 konzentriert sich auf die Erstellung von Ergebnissen. Diese Ergebnisse, auch Teil- und Zwischenergebnisse, werden als Produkte bezeichnet. Dabei legt PRINCE2 nicht fest, wie die Produkte erstellt werden, sondern konzentriert sich auf die Qualitätskriterien der Produkte. Dadurch wissen alle Projektbeteiligten, welche Ergebnisse erwartet werden. Der Ansatz, die Produktlieferung nicht inhaltlich vorzuschreiben, eröffnet einerseits Möglichkeiten der Kombination von PRINCE2 mit anderen Ansätzen wie beispielsweise Scrum, anderseits lässt sich PRINCE2 dadurch auch für jegliche Projektart verwenden, denn PRINCE2 wird somit universell einsetzbar und anwendbar.

PRINZIP 7: Anpassen an die Projektsituation

PRINCE2 ist keine Blaupause für bestimmte Projektarten. Die Methode ist nicht auf spezielle Projektsituationen ausgelegt. Diese Flexibilität erfordert daher in jedem Projekt eine Konkretisierung, ein Anpassen an die Projektsituation. Die Anpassung wird vom Lenkungssausschuss in Zusammenarbeit mit dem Projektmanager vorgenommen und fließt in die Projektdokumentation ein. Projektmanager mit entsprechender Erfahrung sind natürlich empfehlenswert. Darüber hinaus bringt PRINCE2 selbst auch eine Anleitung zur Anpassung der Methode an unterschiedliche Projektgrößen mit.

FAZIT

Als Methode eignet sich PRINCE2 für jede Art von Projekt. Vorgesehen ist im Laufe eines Projekts die permanente Ausrichtung an den geschäftlichen Anforderungen und Zielen. Dafür ist eine Fortschrittskontrolle unerlässlich. Das Management erfolgt nach dem Ausnahmeprinzip mit der Festlegung von Eskalationsstufen. Die Steuerung erfolgt über Phasen und Phasenfreigaben.  Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar definiert, ebenso die Qualitätskriterien der zu erstellenden Produkte. Das Zusammenspiel mit anderen Vorgehensweisen ist gut möglich. Grundsätzlich erfordert PRINCE2 die Anpassung an die jeweilige Projektsituation.

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Die 7 Themen in PRINCE2

Themen sind Wissensbereiche, die fortlaufend während der Projektlaufzeit behandelt und beachtet werden müssen.

PRINCE2 - Die 7 Themen

THEMA 1: Business Case

Am Anfang des Projekts steht eine Idee und eine Vision, von der sich eine Organisation, Vertreter einer Organisation oder Stakeholder einen bestimmten Nutzen erhoffen. Ein Business Case macht die Investition in ein Projekt und den erwarteten Nutzen transparent. Der Business Case wird in jeder Management-Phase überarbeitet und aktualisiert, während die immer detaillierter werdende Produktstrukturplanung anhand dieses Business Case die Vision des Auftraggebers Schritt für Schritt in einen Plan umsetzt.

Der Business Case beantwortet die Frage nach dem „Warum?“.

THEMA 2: Organisation

Das Thema „Organisation“ beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten in einem PRINCE2 Projekt, die spezifisch an das Projekt angepasst werden. Durch die Organisation werden anfallende Tätigkeiten an Mitarbeiter delegiert, die Verantwortung für diese Tätigkeiten – im Rahmen definierter Toleranzen – übernehmen. Die Steuerung erfolgt über Management by Exception. Die Organisation muss zusätzlich auch das Zusammenspiel aus Linienorganisation und Projektorganisation klären.

Das Thema „Organisation“ beantwortet die Frage „Wer?“ macht etwas.

THEMA 3: Qualität

Damit eine Idee und Vision erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es wichtig, dass alle Beteiligte ein gemeinsames Verständnis vom Ziel haben. Zu Projektbeginn sind konkrete Vorstellungen meist nicht klar skizziert. Das Thema „Qualität“ adressiert die Kriterien, die die zu liefernden Produkte erfüllen müssen. PRINCE2 ist auf die Lieferung von Ergebnissen bzw. Produkten ausgerichtet – PRINCE2 gilt daher als produktorientierter Ansatz.

Das Thema „Qualität“ beantwortet die Frage nach dem „Was?“.

THEMA 4: Pläne

PRINCE2 Projekte laufen auf der Basis genehmigter Pläne ab. Die Genehmigung der Pläne erfolgt durch den Lenkungsausschuss. Das Thema „Pläne“ beschreibt als Ergänzung zum Thema „Qualität“ die einzelnen Schritte zur Entwicklung der Pläne. PRINCE2 kennt Projektpläne, Phasenpläne und optionale Teampläne. Ein Projektplan oder Phasenplan könnte bei Bedarf durch einen Ausnahmeplan (Exception Plan) ersetzt werden.

Das Thema „Pläne“ beantwortet die Fragen nach „Wie?“ und „Wann?“ etwas passiert.

THEMA 5: Risiken

Projekte sind aufgrund Ihrer Einmaligkeit üblicherweise riskanter als vergleichsweise etablierte betriebliche Vorgänge. Ein Risiko wird in PRINCE2 als Unsicherheit des Ergebnisses verstanden. Das Thema „Risiken“ beschäftigt sich mit der Risikotoleranz in Bezug auf Zeit, Budget und Scope, der Verantwortung des Risikos durch den Projektleiter und den Lenkungsausschuss und der Überwachung des Risikos durch den Risiko-Eigentümer.

Das Thema „Risiken“ beantwortet die Frage nach „Was ist, wenn …?“.

THEMA 6: Änderungen

Das  Thema „Änderungen“ beschreibt, wie offene Punkte mit möglichen Auswirkungen auf das Projekt bewertet und behandelt werden sollen. Offene Punkte – auch als Issues bezeichnet – können Änderungsanträge, Fehler, Probleme, Fragen oder Abweichungen sein. Sie liegen in der Verantwortung des Projektmanagers. Gravierende Änderungen müssen dem Lenkungsausschuss mitgeteilt werden.

Das Thema „Änderungen“ beantwortet die Fragen nach „Was sind die Auswirkungen?“.

THEMA 7: Fortschritt

Das Thema „Fortschritt“ beschäftigt sich mit der kontinuierlichen Kontrolle der Durchführbarkeit der Pläne. Es beschreibt den Entscheidungsprozess für die Freigabe von Plänen, die Beobachtung der erzielten Ergebnisse und den Eskalationsprozess bei möglichen Abweichungen.

Der Fortschritt beantwortet also die Frage „Wo steht das Projekt?“.

Fazit

Die 7 Themen verstehen sich als Wissensbereiche und beschreiben Aspekte des Projektmanagements, die fortlaufend während der Projektlaufzeit behandelt und beachtet werden müssen. Im Wesentlichen behandeln Sie die Fragen: Warum, Wer, Was, Wie, Wann, was wenn, was sind die Auswirkungen, wo stehen wir jetzt und wo wollen wir hin.

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Lizenziert durch AXELOS Ltd.

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Die 7 Prozesse in PRINCE2

PRINCE2 folgt einem prozessbasierten Ansatz. Ein Prozess ist eine Abfolge von Aktivitäten zur Produktion von Ergebnissen.

PRINCE2 - Die 7 Prozesse

PROZESS 1: Vorbereiten eines Projekts

Wie der Name verrät, findet dieser Prozess vor Beginn des eigentlichen Projekts statt. „Ist das Projekt machbar und lohnenswert?“ lautet die Frage. Der Prozess liegt in der gemeinsamen Verantwortung der Linien- und Projektorganisation und wird durch ein Projektmandat gestartet. Das Projektmandat ist eine Anweisung der Geschäftsführung oder des Programmmanagements. Zu den Aufgaben des Prozesses gehören die Ernennung von Auftraggeber und Projektmanager, die Erfassung vorhandener Erfahrungen im Projekttagebuch und Erfahrungsprotokoll, die Strukturierung des Projektmanagementteams inklusive Rollenbeschreibungen, die Erstellung eines Entwurfs des Business Cases, die Auswahl des Projektlösungsansatzes und die Zusammenstellung der Projektbeschreibung inklusive Projektdefinition. Abschließend erstellt der Projektmanager einen Plan für die Initiierungsphase, übergibt diesen mit der Projektbeschreibung und einer Empfehlung zur Durchführung oder Ablehnung des Projekts an den Lenkungsausschuss.

Nach „Vorbereiten eines Projekts“ – im englischen als „Starting up a Project“ bezeichnet und mit „SU“ abgekürzt – schließt unmittelbar der Prozess „Lenken eines Projekts“ an.

PROZESS 2: Lenken eines Projekts

Während die täglichen Managementaufgaben des Projekts durch den Projektmanager übernommen werden, erfolgt die eigentliche Lenkung durch den Lenkungsausschuss. Idealerweise wird der Lenkungsausschuss nur bei den Phasenfreigaben eingebunden. Während einer laufenden Phase greift der Lenkungsausschuss nur in Ausnahmefällen ein, beispielsweise wenn der Projektmanager eine mögliche Überschreitung einer definierten Toleranz mitteilt oder es zwingende Gründe gibt. Der Lenkungsausschuss trägt zudem die Verantwortung für die Kommunikation mit den Stakeholdern.

Im Zuge des Prozesses „Lenken eines Projekts“ – auch „Directing a Project“ genannt und mit „DP“ abgekürzt – fallen im Projektablauf folgende Aufgaben an: „Initiieren eines Projekts“ freigeben, das eigentliche Projekt freigegeben, Phasen- und gegebenenfalls Ausnahmepläne genehmigen, Ad-hoc Anweisungen geben und den Projektabschluss freigegeben.

PROZESS 3: Initiieren eines Projekts

Ziel der Initiierungsphase ist die Erstellung einer fundierten Entscheidungsgrundlage für den Lenkungsausschuss, so dass dieser das Projekt genehmigen und oder ablehnen kann. Für die Genehmigung und die Bereitstellung finanzieller Mittel zur Projektdurchführung ist eine sorgfältige Planung des Projekts notwendig. Eine Stakeholderanalyse wird durchgeführt, der Projektplan mit der produktbasierten Planung erstellt sowie das Berichtswesen und die Phaseneinteilung eingerichtet. Es werden Strategien zum Umgang mit Risiken, zur Kommunikation, in Bezug auf Qualität und für das Konfigurationsmanagement festgelegt. Der Business Case wird detailliert. Und die Projektleitdokumentation („Project Initiation Documentation“, „PID“) als Vereinbarung zwischen Lenkungsausschuss und Projektmanager erstellt.

Nach dem Prozess „Initiieren eines Projekts“ – auch „Initiating a Project“ genannt und mit „IP“ abgekürzt – folgt der Prozess „Lenken eines Projekts“, in dem dann der Lenkungsausschuss die Freigabe für das Projekt erteilen kann.

PROZESS 4: Steuern einer Phase

Der Prozess „Steuern einer Phase“ beschreibt die tägliche Arbeit des Projektmanagers. Es gilt Arbeitspakete freizugeben, den Status konkreter Arbeitspakete zu überprüfen, fertig gestellte Arbeitspakete abzunehmen, den Phasenstatus zu überprüfen, dem Lenkungsausschuss über den Projektstatus zu informieren, offene Punkte und Risiken zu erfassen, untersuchen und gegebenenfalls zu eskalieren. Auch das Einleiten von notwendigen Korrekturmaßnahmen gehört zu den steuernden Aufgaben des Projektmanagers in diesem Prozess.

Der Prozess „Steuern einer Phase“ wird auch als „Controlling a Stage“ und als „CS“ abgekürzt. Er steht in Beziehung mit den Prozessen „Managen eines Phasenübergangs“, „Managen der Produktlieferung“ und „Abschließen eines Projekts“.

PROZESS 5: Managen der Produktlieferung

Die Ergebnisse, die mit PRINCE2 erzeugt werden, werden allesamt als Produkte bezeichnet. PRINCE2 unterscheidet bei den Produkten zwischen Spezialistenprodukten, also alle erzeugten Ergebnisse, und Managementprodukten, die zur Steuerung des Projekts benutzt werden. Die Produkterstellung mit dem Annehmen, Ausführen und Abliefern von Arbeitspaketen liegt in der Verantwortung der Teammanger. Im Prozess „Managen der Produktlieferung“ wird die Zusammenarbeit zwischen Projektmanager und Teammanager definiert. In diesem Prozess werden die meisten Projektressourcen eingesetzt.

„Managen der Produktlieferung“ wird auch „Managing Product Delivery“ beziehungsweise „MP“ bezeichnet. Der Prozess wird wiederholt aus dem Prozess „Steuern einer Phase“ aufgerufen und gilt daher auch als Hilfsprozess.

Folgende Baseline- bzw. Referenz-Produkte kennt PRINCE2: Projektbeschreibung, Projektleitdokumentation, Business Case, Produktbeschreibungen, Arbeitspakete, Nutzenrevisionsplan, Projektplan, Teamplan.

Folgende Aufzeichnungen bzw. Records kennt PRINCE2: Erfahrungsprotokoll, Projekttagebuch, Register offener Punkte, Risikoregister.

Und folgende Berichte bzw. Reports kennt PRINCE2: Ausnahmebericht, Erfahrungsbericht, Offener-Punkte-Bericht, Phasenabschlussbericht, Projektstatusbericht, Teamstatusbericht (Checkpoint Report).

PROZESS 6: Managen des Phasenübergangs

Die Steuerung in einem PRINCE2 Projekt erfolgt über Managementphasen. Gegen Ende einer laufenden Phase beginnt der Projektmanager mit der Vorbereitung und Planung der nächsten Phase. Damit der Lenkungsausschuss eine sinnvolle Fortschrittsentscheidung treffen kann, muss zum Phasenübergang der Business Case und der Projektplan aktualisiert werden. Eine Phase endet mit einem Phasenabschluss. Bei etwaigen Plan- und Toleranzüberschreitungen könnte eine Phasenkorrektur mit der Erstellung eines Ausnahmeplans in Angriff genommen werden.

Der Prozess „Managen des Phasenübergangs“ wird auch als „Managing a Stage Boundary“ bezeichnet und mit „SB“ abgekürzt.

PROZESS 7: Abschließen eines Projekts

Unabhängig davon, ob ein Projekt abgebrochen oder wie geplant erfolgreich beendet wird, „Abschließen eines Projekts“ erfolgt immer als letzter Prozess. Er wird vom Projektmanager ausgeführt und endet mit der finalen Übergabe des Projektendprodukts. Es erfolgt eine Bewertung des Projekts, die finale Dokumentation der Erfahrungen, eine mögliche Übergabe „Offener Punkte“ an die Linienorganisation und schließlich eine Empfehlung an den Lenkungsausschuss, das Projekt zu schließen.

Nach dem „Abschließen eines Projekts“ – auch als „Closing a Project“ beziehungsweise „CP“ bezeichnet – wird letztmalig der Prozess „Lenken eines Projekts“ zur Freigabe des Projektabschlusses ausgeführt. Ein Nutzenrevisionsplan wird erstellt und der Abschluss des Projekts offiziell verkündet. Der Lenkungsausschuss löst sich anschließend auf.

Wichtiger Hinweis:

Es gibt einen Unterschied zwischen den 7 Prozessen und den realen Projektphasen (Stages). Eine Projektphase besteht aus mehreren Prozessen. Während der Prozess „Vorbereiten eines Projekts“ dem Projekt vorgelagert ist, bezieht sich der Prozess „Lenken eines Projekts“ auf die gesamte Projektdauer.

Ein PRINCE2 Projekt besteht aus mindestens zwei Phasen: der Initiierungsphase und mindestens einer Managementphase. Die Initiierungsphase besteht aus den Prozessen „Initiieren eines Projekts“ und „Managen eines Phasenübergangs.“  Eine Managementphase besteht aus den drei Prozessen „Steuern einer Phase“, „Managen der Produktlieferung“ und „Managen eines Phasenübergangs“. Typische Managementphasen eines Projekts können z. B. eine „Konzeptionsphase“,  die „Entwicklung eines Prototypen“ oder eine „Implementierungsphase“ sein.

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Projektmanagement mit PRINCE2

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