Business Case. Nutzen, Kosten und Risiken eines Projekts bewerten.
Was sind Business Cases? Welche Vorteile bieten sie? Und wie erstellen Sie das dazugehörige Dokument?
Ein Business Case bewertet Nutzen, Kosten und Risiken eines neuen Projekts und betrachtete ebenfalls die Zeitplanung. Er dient als Grundlage zur Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags.
Der Business Case ist ein zentrales Element in vielen Projektorganisationen, denn er dient auch als Rechtfertigung des laufenden Projekts. Der Business Case wird hier regelmäßig überarbeitet und aktualisiert.
Was ist ein Business Case?
Am Anfang jedes Projekts steht das Warum. Warum sollte das Unternehmen das neue Projekt durchführen? Welchen Nutzen kann es daraus ziehen? Und sind es die Kosten wert? Ein Business Case versucht, genau diese Fragen zu beantworten. Er argumentiert, warum sich ein Projekt lohnen würde, welche Kosten, Nutzen und Risiken die neue Investition aufweisen würde. Vor allem im Zeitalter der digitalen Transformation stoßen viele Unternehmen neue Vorhaben an, um Potentiale durch neue technische Möglichkeiten auszuschöpfen. Auch hier brauchen Sie eine ausgereifte Strategieanalyse, die Bedarfe und Nutzen gegenüberstellt. Der Nutzen kann monetär sein, aber auch andere Kriterien wie z.B. Arbeitsentlastung oder erhöhte Zufriedenheit berücksichtigen. Ein Business Case stützt sich für diese Argumentation auf Zahlen, z.B. die erwartete Kostensenkung in Prozent oder eine Cash-Flow-Rechnung. Die Entscheidungsträger können basierend auf diesen Zahlen den Projektantrag genehmigen oder ablehnen.
Fragen, die Ihnen ein Business Case beantwortet:
- Warum sollten wir das Projekt durchführen? Was passiert, wenn wir es nicht durchführen?
- Welchen wirtschaftlichen Nutzen können wir für die Organisation schaffen?
- Was sind die Risiken?
- Wie hoch sind die potenziellen Kosten?
- Wie lang wird das Projekt dauern?
Der Business Case nach PRINCE2
Der Business Case kann nicht nur als Grundlage für die Genehmigung eines Projektes, sondern auch für seine fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung dienen. So sieht es die Projektmanagementmethode PRINCE2 vor. Hier überarbeiten Sie in regelmäßigen Abständen den Business Case und überprüfen anhand der neuen Informationen, ob sich das Projekt zum gegenwärtigen Stand noch lohnt. Sponsoren und Stakeholder können dadurch immer aktuelle Informationen über den Projektstand erhalten.
Ein Business Case nach PRINCE2 bewertet, ob ein Projekt:
- erstrebenswert,
- tragfähig,
- erreichbar und
- eine lohnende Investition ist.