Business Case. Nutzen, Kosten und Risiken eines Projekts bewerten.
Welche Vorteile bieten Business Cases? Und wie erstellen Sie das dazugehörige Dokument?
Was ist ein Business Case?
Am Anfang jedes Projekts steht das Warum. Warum sollte das Unternehmen das neue Projekt durchführen? Welchen Nutzen kann es daraus ziehen? Und sind es die Kosten wert? Ein Business Case versucht, genau diese Fragen zu beantworten. Er argumentiert, warum sich ein Projekt lohnen würde, welche Kosten, Nutzen und Risiken die neue Investition aufweisen würde. Vor allem im Zeitalter der digitalen Transformation stoßen viele Unternehmen neue Vorhaben an, um Potentiale durch neue technische Möglichkeiten auszuschöpfen. Auch hier brauchen Sie eine ausgereifte Strategieanalyse, die Bedarfe und Nutzen gegenüberstellt. Der Nutzen kann monetär sein, aber auch andere Kriterien wie z.B. Arbeitsentlastung oder erhöhte Zufriedenheit berücksichtigen. Ein Business Case stützt sich für diese Argumentation auf Zahlen, z.B. die erwartete Kostensenkung in Prozent oder eine Cash-Flow-Rechnung. Die Entscheidungsträger können basierend auf diesen Zahlen den Projektantrag genehmigen oder ablehnen.
Fragen, die Ihnen ein Business Case beantwortet:
- Warum sollten wir das Projekt durchführen? Was passiert, wenn wir es nicht durchführen?
- Welchen wirtschaftlichen Nutzen können wir für die Organisation schaffen?
- Was sind die Risiken?
- Wie hoch sind die potenziellen Kosten?
- Wie lang wird das Projekt dauern?
Der Business Case nach PRINCE2
Der Business Case kann nicht nur als Grundlage für die Genehmigung eines Projektes, sondern auch für seine fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung dienen. So sieht es die Projektmanagementmethode PRINCE2 vor. Hier überarbeiten Sie in regelmäßigen Abständen den Business Case und überprüfen anhand der neuen Informationen, ob sich das Projekt zum gegenwärtigen Stand noch lohnt. Sponsoren und Stakeholder können dadurch immer aktuelle Informationen über den Projektstand erhalten.
Ein Business Case nach PRINCE2 bewertet, ob ein Projekt:
- erstrebenswert,
- tragfähig,
- erreichbar und
- eine lohnende Investition ist.
Kurze Definition des Business Case:
Ein Business Case bewertet Nutzen, Kosten und Risiken eines neuen Projekts. Er dient als Grundlage zur Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags.
In PRINCE2 ist der Business Case das wichtigste Dokument: Nicht nur der Projektantrag lässt sich darauf basierend überprüfen, sondern auch das laufende Projekte rechtfertigen. Denn der Business Case wird hier regelmäßig überarbeitet und aktualisiert.
Welche Vorteile bietet der Business Case?
Entscheidungssicherheit
Auswirkungen des Projekts auf den Unternehmenserfolg werden klar aufgezeigt.
Entscheidungsspielraum
Mehrere Optionen mit ihren Auswirkungen werden erläutert.
Vergleichbarkeit
Verbindlichkeit und Verantwortlichkeit
Übersicht
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Risikoerkennung
Konzeptoptimierung
Viele Begriffe, aber nur einer gilt:
Für den Business Case gibt es keine deutsche Übersetzung wie z.B. “Geschäftsfall” oder “Geschäftsszenario”, da diese bereits eine andere Bedeutung haben. Auch “Business Plan” oder “Business Model” sind nicht das Gleiche. Business Case hat sich daher als Benennung durchgesetzt.
Wie erstellen Sie einen Business Case?
Um einen Business Case zu erstellen, führen Sie eine ausführliche Business Case Analyse durch. Der Business Case ist also erst einmal “nur” das Ergebnis Ihrer Recherche. In dieser Recherche ermitteln Sie, warum das neue Projekt bzw. die neue Investition notwendig ist, welchen Nutzen und welche Kosten Sie erwarten. Sie müssen Datenquellen ermitteln, die Ihren Business Case unterstützen, zum Beispiel interne finanzielle Informationen, Fallstudien ähnlicher Projekte oder industrielle Analysen. In einer Business Case Analyse untersuchen Sie auch mögliche Alternativen zum Projekt und die voraussichtlichen Risiken. Und dann müssen Sie Ihre Analyse als einen Business Case formulieren. Ganz einfach betrachtet ist dieser erst einmal nur ein Vorschlag. Daher muss er nicht unbedingt als Dokument festgehalten werden – es reicht auch schon eine mündliche Übermittlung. Natürlich eignet sich diese Methode nicht für komplexe Problemstellungen, daher ist die Erstellung eines Dokuments, das alle Informationen übersichtlich zusammenstellt, zwingend notwendig. Wie sieht solch ein Dokument aus?
Struktur des Business Case nach PRINCE2
Eines vorweg: Es gibt keine standardisierte Vorlage für den Business Case. Vorschläge gibt es allerdings viele – einen wirklichen Leitfaden bietet Ihnen nur PRINCE2. Nach dieser Projektmanagementmethode besteht der Business Case aus folgenden Abschnitten:
- Zusammenfassung: kurze Übersicht über den Business Case
- Gründe: Motivation für die Durchführung des Projekts
- Optionen: Möglichkeiten zur Durchführung des Projekts mit quantitativer und qualitativer Bewertung
- Erwarteter Nutzen: Auflistung der Nutzen mit Begründungen und Messungen
- Erwartete negative Effekte: Ergebnisse, die von Stakeholdern negativ bewertet werden, oder negative Nebeneffekte
- Zeitrahmen: Start und Ende des Projekts und wann sich das Projekt rechnet
- Kosten: Kosten des Projekts und Kosten, die nach Abschluss entstehen
- Investitionsrechnung: Informationen über das Return of Investment (ROI); Kosten-Nutzen-Analyse
- Hauptrisiken: Zusammenfassung der größten Risiken für das Projekt
Ergänzend dazu bietet sich ganz zu Anfang des Dokuments ein Abschnitt zum Zweck und Geltungsbereich an. Neben diesen Informationen sollten Sie auch formale Elemente berücksichtigen: Der Titel muss aussagekräftig sein und der Autor genannt werden. Da ein Business Case durch viele Hände wandert und immer wieder überarbeitet oder geprüft wird, sollten Sie auch Bearbeiter und Datumsangaben bereits auf dem Deckblatt hinterlegen. So wissen Sie stets, wer welche Version an welchem Tag geändert oder genehmigt hat.
Inhalt des Business Case im Detail
Zusammenfassung
Wie auch in anderen Berichten repräsentiert die Zusammenfassung den wichtigsten Abschnitt im Business Case: Entscheidungsträger werden ihren Blick sofort darauf werfen. Zumeist erstellen Sie diesen Abschnitt erst ganz am Ende. In der Zusammenfassung erklären Sie,
- welche Problemstellung das Projekt lösen soll,
- welche Umstände Sie berücksichtigt haben,
- welchen Nutzen und Return of Investment (ROI) Sie erwarten,
- wie viele Ressourcen Sie benötigen, um das Projekt fertigzustellen,
- wie das erstrebte Ergebnis aussieht.
Gründe
Abhängig der Art Ihres Projekts unterscheiden sich natürlich die Beweggründe, dieses durchzuführen. Wenn z.B. eine neue rechtliche Bestimmung Ihr Unternehmen beeinflusst, dann ist diese der Grund, um ein neues Projekt in die Wege zu leiten. Oder wenn Sie eine neue Software entwickeln wollen, führen Sie in diesem Abschnitt des Business Case die Beweggründe dafür aus.
Optionen
Ein Projektvorschlag repräsentiert nur eine mögliche Lösung für die Problemstellung. Üblicherweise gibt es immer Alternativen. Nach PRINCE2 müssen Sie z.B. im Business Case immer 3 Optionen berücksichtigen:
- Nichts tun (Status Quo erhalten)
- Minimum tun
- Etwas tun
Diese Szenarios bewerten Sie dann nach quantitativen und qualitativen Maßstäben. Das heißt: Welche monetären Konsequenzen ziehen diese Optionen nach sich? Und welche anderen Effekte, die Sie nicht in Zahlen ausdrücken können, würden sich ergeben? Die Optionen Minimum tun und Etwas tun müssen Sie üblicherweise durch eine Business Case Analyse untersuchen.
Erwarteter Nutzen
Sie müssen den erwarteten Nutzen Ihres Projekts messen können, damit sich die Ergebnisse nach Abschluss des Projekts vergleichen lassen. Zum Beispiel legen Sie in diesem Abschnitt des Business Case dar, dass Sie als Nutzen eine Kostensenkung von 30 % erwarten. Außerdem sollten Sie definieren, zu welchen Zeitpunkt Sie den Nutzen erwarten.
Erwartete negative Effekte
Hier geben Sie für den Business Case an, welche Auswirkungen des Projekts von den Stakeholdern als negativ empfunden werden. Beachten Sie, dass negative Effekte keine Risiken sind. Sie repräsentieren Konsequenzen, die eine Aktivität mit Sicherheit nach sich zieht. Ein Risiko ist hingegen immer mit einer Wahrscheinlichkeit verbunden – es kann, muss aber nicht eintreten.
Zeitrahmen
Hier geben Sie an, wie lang das Projekt dauern soll und wann Sie den Nutzen erwarten. Außerdem erläutern Sie, wann sich das Projekt bezahlt macht. Daher umfasst dieser Abschnitt Angaben, die über die eigentliche Dauer des Projekts hinausreichen.
Kosten
Dieser Abschnitt des Business Case beinhaltete alle Kosten des Projekt. Darüber hinaus behandelt er auch diejenigen Kosten, die das Projekt nach Abschluss nach sich zieht, wie z.B. Wartungskosten.
Investitionsrechnung
In der Investitionsrechnung vergleichen Sie den Nutzen und die erwarteten negativen Effekte mit den Risiken und Kosten des Projekts. Hier verwenden Sie Methoden wie z.B. die Cash-Flow-Rechnung, Return of Investment (ROI) oder den Kapitalwert. Das Ziel ist es, den Wert des Projekts als Investition bestimmen zu können. Die Grundlage zur Berechnung bilden die Daten aus den Abschnitten zu Kosten und Nutzen im Business Case.
Hauptrisiken
Neben Kosten und Nutzen bilden Risiken eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Daher müssen Sie hier im Business Case die größten Risiken und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit angeben sowie Gegenmaßnahmen skizzieren. Hier genügt ein Überblick – tiefer gehende Details zu den Risiken halten Sie in anderen Dokumenten fest.
Entscheidungsgrundlage für Ihre Projekte schaffen
Der Business Case eignet sich hervorragend, um einen Überblick über die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Projekts zu erhalten: Kosten, Nutzen und Risiken. Er bildet eine Grundlage, um sicher Entscheidungen treffen zu können. Aber wie erstellen Sie am einfachsten das Dokument dafür? Eines, das zum Beispiel die Vorgaben von PRINCE2 beachtet? Und wie stellen Sie die Rückverfolgbarkeit und Versionierung sicher, wenn das Dokument von verschiedenen Menschen überarbeitet und abgenommen wird? Setzen Sie ein Tool ein, das Ihnen eine Word-Vorlage nach PRINCE2 bietet und mit dem Sie das Dokument verwalten können. Jede Änderung und jeder Bearbeiter lässt sich dadurch automatisch erfassen – und auch die Abnahme können Sie direkt im Tool durch einen Klick durchführen.