Was ist Projektportfoliomanagement? Wann braucht man es und was ist der Unterschied zu Multiprojektmanagement und Programmmanagement?
Projektportfoliomanagement, kurz PPM, ist die permanente Planung, Priorisierung, übergreifende Steuerung und Überwachung aller Projekte einer Organisation oder eines abgeschlossenen Teilbereichs einer Organisation. Projekte innerhalb eines Projektportfolios können untereinander konkurrieren. Ziel des Portfoliomanagements ist es, die zur Umsetzung der Unternehmensstrategie passenden Projekte oder Programme auszuwählen und durchzuführen. Dabei müssen Projektportfoliomanager projektübergreifend Risiken vermindern und Ressourcen einplanen.
The Standard for Portfolio Management:
Der Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den vorwiegend im deutschsprachigen Raum verwendeten Begriff (strategisches) Multiprojektmanagement, was sicherlich auch damit zu tun hat, dass im Englischen der Begriff vom Project Management Institute (PMI®) mit der Veröffentlichung des “Standard for Portfolio Management” im Jahr 2008 für Verbreitung gesorgt hat. 2011 veröffentlichte das britische Office of Government Commerce (OGC) eine weitere Richtlinie mit dem Titel: “Management of Portfolios”, kurz MoP®. Seit 2013 sind in den deutschen Normen DIN 69909-1 und DIN 69909-2 “Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten” Grundlagen, Prozesse und Prozessmodelle für die drei P-Ebenen beschrieben. 2015 bekam die Norm dann noch die Teile 3 “Methoden” und 4 “Rollen” dazu.
Multiprojektmanagement bezeichnet die Planung, übergreifende Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten, die inhaltlich nicht zusammengehören müssen. Konflikte zwischen Einzelprojekten (z.B. um Ressourcen oder Ziele) soll es ausgleichen. Insofern verbindet Multiprojektmanagement die Führungs mit der Projektebene. Im Vergleich zum Portfoliomanagement liegt der Fokus nicht unbedingt auf der Umsetzung der Gesamtstrategie einer Organisation, sondern mehr auf der Koordination und Kontrolle der gemeinsam gemanagten Projekte. Multiprojektmanagement wird oft als übergeordneter Sammelbegriff für Programm- und Portfoliomanagement verwendet.
Programmmanagement ist die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung von mehreren inhaltlich zusammengehörenden Projekten, die einem gemeinsamen, übergeordneten Ziel dienen. Ein Programm ist zeitlich befristet. Projektportfoliomanagement ist normalerweise nicht zeitlich begrenzt. Es dient dazu, Konflikte und Abhängigkeiten zwischen Projekten fortlaufend wirtschaftlich zu optimieren. Das Programmmanagement ist formal eine Ebene unter dem Portfolio angesiedelt.
Da immer mehr Projekte agil durchgeführt werden, müssen agile Prinzipien auch projektübergreifend und übergeordnet anwendbar sein. Agiles Portfoliomanagement bedeutet, auch auf Portfolioebene iterativ und inkrementell vorzugehen. Während klassisches Projektportfoliomanagement Budgets pro Jahr vergibt und Rahmen und Ziele für die Umsetzung von Projekten auf operativer Ebene vorgibt, werden bei agilem Portfoliomanagement Entscheidungen auf Ebenen getroffen, die für die operative Umsetzung der Strategie sorgen. Dafür muss diese Ebene an der Bestimmung der strategischen Unternehmensziele mitwirken, sie immer gegenwärtig haben und selbstverantwortlich umsetzen wollen.
Agiles Portfoliomanagement:
Lean Portfolio Management (LPM) ist ein Begriffstrio, das im Scaled Agile Framework®, SAFe®, von Dean Leffingwell verwendet wird. Darunter versteht man eine neue Art des Portfoliomanagements geprägt durch eine Strategie für und eine Finanzierung von sogenannten Value Streams (Wertströmen), agile, iterative Arbeitsweisen und schlanke Führung mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung.
Lean Portfoliomanagement unterscheidet vom klassischen Projektportfoliomanagement, indem
Während beim klassischen Projektportfoliomanagement Mittel zugewiesen werden, um konkrete Pläne umzusetzen, von denen bestimmte Ergebnisse erwartet werden, setzt das Lean Portfolio Management darauf, einem festen Team (dem sogenannten Team of Teams) Mittel zuzuweisen, damit dieses mit seinen Ressourcen Initiativen umsetzen kann. Die so entstehenden Lösungen werden kontinuierlich hinsichtlich ihrer Wertstiftung evaluiert.
