Die RACI-Matrix liefert einen schnellen Überblick darüber, wer für unterschiedliche Aufgaben in einem Projekt verantwortlich ist. RACI ist ein Akronym, das sich aus folgenden Anfangsbuchstaben ergibt:
Responsible
verantwortlich
Accountable
rechenschaftspflichtig
Consulted
befragt
Informed
informiert
Die RACI-Matrix regelt Zuständigkeiten. Per Tabelle werden verschiedenen Aktivitäten konkrete Personen oder Rollen zugewiesen. Für eine Aktivität Y ist Projektmitarbeiter X verantwortlich oder rechenschaftspflichtig. Zusätzlich muss Person X zu Aktivität Y konsultiert oder darüber informiert werden.
Obwohl man die beiden Begriffe „responsible“ und „accountable“ mit „verantwortlich“ ins Deutsche übersetzen kann, gibt es doch einen kleinen aber feinen Unterschied. In „accountable“ steckt der „account“, also die Rechnung. Wer „accountable“ ist, wird zur Rechenschaft gezogen. A trägt die Gesamtverantwortung.
Deshalb sollte maximal eine Person als „accountable“ eingetragen werden. Man könnte auch sagen: die Person hat die Ownership für eine bestimmte Aufgabe. Bei „responsible“ muss mindestens eine Person eingetragen sein, es könnten aber auch mehrere Personen verantwortlich sein. Für consulted und informed gibt es kein Minimum oder Maximum an zugewiesenen Personen.
Generell gilt: Sind zu viele Rs, Cs und Is in der Tabelle, werden Prozesse eher verlangsamt. Werden Zuständigkeiten vergessen, gefährdet das ebenso das Projekt. Darum muss die RACI-Matrix nach der Erstellung von allen Beteiligten überprüft, gegebenenfalls verbessert und abgesegnet werden.
Definitionen von Responsible, Accountable, Consulted und Informed
Damit eine RACI-Matrix für eine eindeutige Kommunikation und reibungslose Abläufe sorgen kann, müssen die 4 Buchstaben allen im Projektteam klar sein. Es gibt zahlreiche Definitionen, wie diese hier:
Responsible – mindestens eine Person, die die Verantwortung für die Durchführung einer Aktivität hat. Sie kann die Aktivität selbst durchführen oder delegieren. So könnten beispielsweise zwei Entwickler für die Umsetzung einer User Story verantwortlich sein.
Accountable – maximal eine Person, die rechenschaftspflichtig ist für eine Aktivität. Sie zeichnet die Aktivität formal ab und haftet somit im rechtlichen oder kaufmännischen Sinne. Ein Projektleiter oder Business Owner könnte beispielsweise in dieser Funktion sein.
Consulted – eine oder mehrere Personen, die nicht unbedingt an der Umsetzung der Aktivität beteiligt sein müssen, aber Informationen dazu haben, befragt werden können oder fachlich beraten. Beispielsweise Fachexperten wie Statiker bei Baumaßnahmen oder auch Stakeholder, die Feeback liefern.
Informed – eine oder mehrere Personen, die über die Aktivität zu informieren sind. Das könnten beispielsweise Entwickler sein, die an einer abhängigen Aktivität arbeiten.
R und A müssen pro Aktivität vergeben werden. Es könnte auch eine Person gleichzeitig R und A für eine Aktivität sein. Sollten einer Person zu viele Rs und As zugewiesen sein, besteht die Gefahr eines Bottlenecks, d.h. eine Person wäre mit zu viel Verantwortung überfrachtet und kommt vielleicht mit Freigaben nicht hinterher. C und I müssen nicht für jede Aktivität vergeben werden. Die Tabelle darf durchaus leere Stellen haben.
Woher kommt die RACI-Matrix?
Die RACI-Matrix hat keinen namentlich bekannten Erfinder, wurde aber bereits seit den 1950er Jahren angewandt und hieß damals Linear Responsibility Chart (LRC), was man auf Deutsch mit “Lineare Zuständigkeitsabbildung” übersetzen könnte. In den 1970er Jahren kursierte eine tabellarische Darstellung mit der Bezeichnung Responsibility Assignment Matrix (RAM), also eine Matrix für die Zuweisung von Verantwortung. RAM kann als Überbegriff verstanden werden, als Rahmen, in dem Aufgaben an Einzelpersonen delegiert werden. Die RACI- Matrix ist die bekannteste Form einer RAM, bei der verschiedene Personen innerhalb des Teams mit einem der RACI-Etiketten versehen werden.
Es gibt zahlreiche weitere Matrizen, wie: PARIS, PACSI, RASIC, RASCI, RASI, RACIQ, RACI-VS, CAIRO, DACI, RAPID, RATSI, DRASCI, PDQA, DCI, RASCEIO. Das S kann dabei für “signed off” (abgezeichnet), “suggested” (vorgeschlagen) oder “supported” (unterstützt) stehen. Das P für “participant” (teilnehmend) oder “performed” (ausgeführt). Das D steht meist für “driver” (treibende Kraft) oder “decision maker” (Entscheidungsträger) und das Q für “quality” (qualitätssichernd). Meist kommen diese Übersichten in großen, funktions- oder abteilungsübergreifenden Projekten und Prozessen zum Einsatz, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären. Sie werden eher als Instrument klassischen Top-Down Projektmanagements verstanden.
Marie Ebner von Eschenbach
Macht ist Pflicht – Freiheit ist Verantwortlichkeit
RACI-Matrix erstellen
So könnte man bei der Erstellung einer RACI-Matrix vorgehen:
- Darstellungsform wählen z. B. Whiteboard, Excel, Powerpoint oder spezielle Projektmanagement-Software
- Projektaufgaben oder Leistungen identifizieren zusammen mit allen relevanten Stakeholdern und auf der X-Achse auflisten
- Projektrollen oder Projektmitarbeiter, die für RACI in Betracht kommen, auf der Y-Achse eintragen
- Verantwortlichen für Pflege der RACI-Matrix bestimmen und Verifizierung/Aktualisierung der RACI-Matrix einplanen
- R,A,C und I festlegen
- Überprüfen, ob einzelne Personen zu viele Zuständigkeiten haben und gegebenenfalls umverteilen
- Zustimmung zur RACI-Matrix von allen relevanten Stakeholdern einholen
- RACI-Matrix für alle Beteiligten transparent machen
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RACI und agil – ein Widerspruch?
Im agilen Projektmanagement wird die RACI-Matrix oft abgelehnt, weil z.B. laut Scrum Guide das Team als Ganzes für die Projektergebnisse verantwortlich ist. In einem Forum bei Scrum.org wird beispielsweise argumentiert, dass eine RACI-Matrix für Scrum so aussähe:
R = Product Owner, Development Team, Scrum Master, Stakeholder
A = Product Owner, Development Team, Scrum Master, Stakeholder
C = Product Owner, Development Team, Scrum Master, Stakeholder
I = Product Owner, Development Team, Scrum Master, Stakeholder
Wenn ein Team aus 3 bis 9 Personen besteht, mag das auch leicht möglich sein. Je mehr Abhängigkeiten zwischen Teams und Aufgaben bestehen und je mehr externe Stakeholder involviert sind, desto schwieriger wird das permanente für alles verantwortlich sein. Daher gibt es auch unter den agilen Praktikern Befürworter der RACI-Matrix, die einräumen, dass es durchaus Sinn macht, Personen zu haben, die A und/oder R sind.
Weitere Argumente gegen eine RACI-Matrix sind, dass eine solche Zuordnung das Verantwortungsgefühl schwächen und das Fingerzeigen auf andere verstärken würde, dysfunktionale Teams auch nicht arbeitsfähig mache sowie Denken und Handeln trenne.
Entscheidend dürfte sein, ob eine RACI-Matrix Top-Down verordnet wird oder vom Team gemeinsam erarbeitet wird. Sicherlich ist es motivierend, wenn Verantwortung geteilt wird. Dennoch können in komplexen Projekten nicht alle Teammitglieder für alles verantwortlich sein. In solchen Projekten wird auch bei agilem Vorgehen RACI genutzt.