Hybrides Projektmanagement. Das Beste aus zwei Welten.

Was ist hybrides Projektmanagement, wann ist es sinnvoll und welche Vorteile bietet es?

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Gantt-Chart mit hybridem Projekt

Herausforderungen in klassischen und agilen Projekten

In klassischen Projekten ist der Projektmanager für Planung und Kontrolle zuständig. Er ist der primäre Entscheidungsträger und damit auch verantwortlich für den Projekterfolg, d.h. dafür, dass die am Anfang des Projekts fixierten Anforderungen zu den kalkulierten Kosten und den vorgegebenen Terminen realisiert werden. Mit den Unterschriften unter dem Pflichtenheft endet in der Regel die Mitwirkung der externen oder internen Auftraggeber. Läuft das Projekt terminlich oder kostenmäßig aus dem Ruder, liegt das in vielen Fällen an unvollständigen, geänderten, nicht richtig verstandenen Anforderungen oder einer schleichenden Erweiterung des Scopes. Wurden die Anforderungen falsch eingeschätzt oder ändern sie sich signifikant, bleibt dem Projektmanager nur, das Problem bis hin zum Auftraggeber zu eskalieren.

Agile Projekte setzen umgekehrt darauf, dass die Termine und Kosten fixiert werden. Hingegen werden die Anforderungen nicht festgeschrieben, sondern Schritt für Schritt während des Projekts gemeinsam mit dem Auftraggeber entwickelt. In einer idealen agilen Welt gibt es die Rolle des Projektmanagers nicht. Die Verantwortung für den Projekterfolg geht auf den Product Owner über. Er treibt ein Projekt im Sinne der Stakeholder voran. Seine Entscheidungen beziehen sich nicht primär auf Kosten und Termine, sondern auf die Maximierung des zu schaffenden Wertes für das Unternehmen bzw. die Stakeholder aus den Business-Bereichen.

Agil in einer Organisation zu arbeiten, die außerhalb der Entwicklung nicht agil ist, stellt für viele Unternehmen eine besondere Herausforderung dar.

Arbeiten in hybriden Projekten

Wollen Sie agil Produkte entwickeln, benötigen aber einen Terminplan für Ihr Management? Arbeiten Sie in einer regulierten Branche und müssen Regeln einhalten und jederzeit nachvollziehbar vorgehen? Wollen Sie gemeinsam im Team arbeiten, aber keine Zettel an die Wand kleben? Vielleicht wollen Sie auch von konventioneller Entwicklung auf Sprints mit fester Dauer umsteigen und mit jedem Sprint ein Produktinkrement erstellen, das zusätzliche Werte für Ihre Stakeholder schafft? Situationen von Unternehmen können sehr unterschiedlich sein und die Vorgehensweisen in hybriden Projekten somit auch.

Hybrides Projektmanagement soll …

… den flexiblen Umgang mit Veränderungen, die stärkere Orientierung an Marktbedürfnissen und die Verkürzung von Projektdauern ermöglichen. Solche Aussagen finden sich sehr schnell bei Beschreibungen über hybrides Projektmanagement. Diese Beschreibungen passen auch immer auf agile Vorgehensweisen. Auch dort wird Flexibilität propagiert, auch dort werden kürzere Entwicklungszeiten und genau auf die Zielgruppe abgestimmte Ergebnisse versprochen. Wenn Sie hybrides Projektmanagement nutzen wollen, sollten Sie nicht nur allgemeine Vorteile registrieren, sondern Ihre konkreten Herausforderungen kennen. Und Sie sollten sich überlegen, wie Sie eine bimodale Vorgehensweise etablieren wollen.

Hybride Organisation oder hybrides Projektmanagement

Häufig gibt es innerhalb von Organisationen unterschiedliche Vorgehensweisen. So wird im Entwicklungsbereich agil mit Methoden wie Scrum, Kanban oder Extreme Programming, in Bereichen wie Controlling, Marketing, Kommunikation oder Vertrieb traditionell bzw. klassisch gearbeitet. Bei einer solchen hybriden Organisation passt sich die Vorgehensweise der vorhandenen Aufbauorganisation an. Effizienzsteigerungen lassen sich so zwar in einzelnen Bereichen realisieren, größere Unternehmenspotentiale bleiben hingegen ungenutzt.

Das hybride Projektmanagement versucht, die klassische Aufbau- und Ablauforganisation mit agilen Aspekten zu verknüpfen. Wichtig ist dabei der kontinuierliche Informationsaustausch zwischen den Beteiligten im Ablauf. So könnten Stakeholder an Sprint Reviews und Scrum Master an den regelmäßigen Meetings der Projektmanagement-Organisation teilnehmen. Informationen könnten Marketing- oder Vertriebsaktivitäten auslösen und Rückmeldungen aus diesen Bereichen für die Sprint-Planung genutzt werden. Durch die offenere Kommunikation werden Entscheidungen leichter nachvollziehbar, das Verständnis für andere Unternehmensbereiche steigt und die Akzeptanz für das gemeinsame Vorgehen steigt.

Hybrides Projektmanagement führt zu mehr Kommunikation, Wissen und Akzeptanz in Unternehmen. Alles andere hängt von der gelebten Praxis ab.

Hybrides Projektmanagement – am besten mit Software

In großen Projekten sind die Anforderungen der Stakeholder oft komplex. Die Projektteams müssen die Anforderungen auf dem Niveau von Features und Epics verstehen und nachvollziehbar in User Stories verfeinern. Als Basis für die agile Release-, Team- und Sprint-Planung müssen die User Stories priorisiert und geschätzt werden. Das bedeutet: Die Teams brauchen zum einen Techniken für das agile Requirements Engineering wie Backlogs und Backlog Management. Zum anderen benötigen sie klassische Mittel wie Terminpläne, Meilensteine und Dokumentation.  Diese Kombination aus agiler und klassischer Projektplanung und Projektsteuerung führt zu einer hybriden Vorgehensweise. Wollen Sie für hybrides Projektmanagement eine Software kennenlernen?

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