Was ist Backlog Grooming?

Backlog Grooming oder Refinement. Backlog Items diskutieren und vorbereiten.

Was macht man beim Backlog Grooming oder Refinement? Welche Vorteile bietet es und wie führen Sie es durch?

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Das Backlog Grooming ist ein Treffen des Scrum-Teams, in dem es die Product Backlog Items wie User Storys, Bugs, Technical Storys etc. diskutiert und so das nächste Sprint Planning vorbereitet.

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Zum Beispiel füllt es User Storys mit mehr Informationen, ändert ihre Prioritäten oder nimmt manche ganz heraus.

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Oder das Team verfeinert ("zerschneidet") Epics in kleinere User Storys, schätzt ihre Aufwände und fügt ganz neue Backlog Items hinzu.

Was ist ein Backlog Grooming oder Refinement?

Wie einen Garten müssen Sie auch das Product Backlog Ihres Scrum-Projekts hegen und pflegen. Welche Product Backlog Items (User Storys, Bugs, Technical Storys etc.) setzen Sie im nächsten Sprint um? Sind diese klar genug formuliert und lässt es ihr Umfang zu, sie in einem Sprint zu implementieren? Um diese Fragen zu klären, treffen sich das Entwicklungsteam und Product Owner zum sogenannten Backlog Grooming (auch Backlog Refinement, Backlog Estimation oder Story Time genannt). Hier nehmen sie die Items genauer unter die Lupe, fügen Details hinzu, klären Unklarheiten, schätzen die Aufwände, ändern Prioritäten, fügen neue Items hinzu oder nehmen welche ganz hinaus. Das Backlog Grooming ist keine offiziell definiertes Scrum-Meeting wie zum Beispiel das Daily Scrum oder das Sprint Planning. Allerdings rät der Scrum Guide dazu, ein Backlog Grooming bzw. Refinement regelmäßig durchzuführen.

Lesen Sie hier, um mehr über Backlogs zu erfahren »

Was sagt der Scrum Guide dazu?

„Das Refinement des Product Backlogs ist der Vorgang, durch den Product‐Backlog‐Einträge in kleinere, präzisere Elemente zerlegt und weiter definiert werden. Dies ist eine kontinuierliche Aktivität, wodurch weitere Details wie Beschreibung, Reihenfolge und Größe ergänzt werden. Die Attribute variieren oft je nach Arbeitsumfeld. Die Developer:innen, die die Arbeit erledigen werden, sind für die Größenbestimmung umsetzungsverantwortlich. Der:die Product Owner:in kann die Developer:innen beeinflussen, indem er:sie dabei unterstützt, die Product‐Backlog‐Einträge zu verstehen und Kompromisse einzugehen.” [1]

Definition Backlog Grooming oder Refinement:

Das Backlog Grooming oder Refinement ist ein Treffen in Scrum, bei dem Product Backlog Items diskutiert und für das nächste Sprint Planning vorbereitet werden.

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So führen Sie ein Backlog Grooming oder Refinement durch

Der Scrum Guide liefert also eine Richtlinie. Wie genau lässt sich diese dann in der Praxis umsetzen?

„Das Refinement des Product Backlogs ist der Vorgang, durch den Product‐Backlog‐Einträge in kleinere, präzisere Elemente zerlegt und weiter definiert werden.”

Das Scrum-Team betrachtet im Backlog Grooming bzw. Refinement diejenigen Items wie zum Beispiel User Storys, die es im nächsten Sprint umsetzen will, und spezifiziert ihre Inhalte. Beispielsweise diskutiert es über die Akzeptanzkriterien oder darüber, auf welchen Komponenten der Anwender Zugriff haben soll und was passiert, wenn er ungültige Eingaben macht. Außerdem verfeinert das Scrum-Team große Anforderungen wie Epics in kleine User Storys, um sie im Sprint umsetzen zu können. Dadurch werden User Storys beim Backlog Grooming nicht nur überarbeitet, sondern es entstehen auch neue. Manche werden ganz aus dem Product Backlog entfernt, wenn Aufwand und Nutzen nicht mehr übereinstimmen.

Am Ende des Refinements sollen die Product Backlog Items einer Definition of Ready entprechen. Das heißt, sie sind bereit für die Umsetzung im nächsten Sprint. Um zu überprüfen, ob Product Backlog Items wirklich bereit sind, kann man sie beispielsweise auf INVEST Kriterien checken. Diese sind:

I (Independent). Die Product Backlog Items sollen unabhängig voneinander realisierbar sein.

N (Negotiable). Sie sollen verhandelbar sein, was ihre Implementierung anbelangt.

V (Valuable). Sie sollen wertvoll sein für die Stakeholder.

E (Estimable). Sie sollen schätzbar sein in Relation zu anderen Product Backlog Items.

S (Small). Sie sollen klein genug sein, um innerhalb einer Timebox (z.B. innerhalb eines Sprints) umgesetzt zu werden.

T (Testable). Sie sollen testbar sein. Dafür müssen jeweils Akzeptanzkriterien wie z.B. die Definition of Done festgelegt werden.

“Dies ist eine kontinuierliche Aktivität, wodurch weitere Details wie Beschreibung, Reihenfolge und Größe ergänzt werden. Die Attribute variieren oft je nach Arbeitsumfeld.”

Ein Backlog Grooming wird regelmäßig durchgeführt. Manche Organisationen setzen das Treffen drei Tage vor dem Ende eines Sprints an. Auf diese Weise erhält der Product Owner genügend Zeit, den dort identifizierten Problemen bis zum nächsten Sprint nachzugehen. Andere ziehen ein Meeting nach der Hälfte ihres Sprints oder einmal pro Woche vor. Am Backlog Grooming bzw. Refinement beteiligt sind der Product Owner, der das Meeting leitet, und das Entwicklungsteam. Wenn es die Situation verlangt, lassen sich auch die Stakeholder einladen.

“Die Developer:innen, die die Arbeit erledigen werden, sind für die Größenbestimmung umsetzungsverantwortlich. Der:die Product Owner:in kann die Developer:innen beeinflussen, indem er:sie dabei unterstützt, die Product‐Backlog‐Einträge zu verstehen und Kompromisse einzugehen.”

Beim Backlog Grooming bzw. Refinement sollen Product Backlog Items auch geschätzt werden. Diese Aufgabe obliegt dem Entwicklerteam. Dafür können unterschiedliche Methoden genutzt werden, wie z.B. Story Points. Die Entwicker:Innen sind darüber hinaus auch dafür verantwortlich, die Granularität der Product Backlog Items richtig einzuschätzen, also zu bestimmen, ob User Stories in einem Sprint überhaupt umsetzbar sind. Bei der Priorisierung dürfte auch der Product Owner gefragt sein, denn er verantwortet ja den Wertzuwachs. Techniken für die Priorisierung sind z.B. MoSCoW, Rocks, Pebbles and Sand, Plus – Null – Minus oder das Kano-Modell.

Im Scrum Guide vor der Neuauflage von 2020 stand, dass das Backlog Refinement höchstens 10% der Kapazität des Entwicklungsteams in Anspruch nehmen soll. Dieser Hinweis fehlt in der aktuellen Version. Vielleicht, weil der notwendige Aufwand für das Refinement von Sprint zu Sprint stark variieren kann. Der Richtwert wurde ursprünglich genannt, damit das Entwicklungsteam nicht allzu oft aus seiner Arbeit gerissen wird. Viele Scrum Teams orientieren sich aber weiter daran. Anders als das Daily Scrum, das Sprint Review und die Sprint Retrospektive ist das Backlog Refinement aber kein definiertes Event mit fester Timebox im Scrum Guide.

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Idealer Ablauf im Backlog Grooming

  1. Scrum-Team identifiziert, welches Product Backlog Item spezifiziert werden muss.
  2. Product Owner erklärt, was es ist und warum es gebraucht wird.
  3. Entwicklungsteam versteht das Was und Warum.
  4. Entwicklungsteam weiß, wie es das Item umsetzen muss.
  5. Entwicklungsteam schätzt den Aufwand.
  6. Aktualisiertes Product Backlog Item ist weiterhin Aufwand und Nutzen wert.

Alternativer Ablauf im Backlog Grooming

  1. Scrum-Team identifiziert, welches Product Backlog Item spezifiziert werden muss.
  2. Product Owner erklärt, was es ist und warum es gebraucht wird.
  3. Entwicklungsteam versteht das Was und Warum nicht > Product Backlog Item zurückstellen.
  4. Entwicklungsteam weiß nicht, wie es das Item umsetzen muss > mehr Dikussion oder die Erstellung einer Spike Story ist erforderlich.
  5. Entwicklungsteam schätzt den Aufwand.
  6. Aktualisiertes Product Backlog Item ist nicht mehr Aufwand und Nutzen wert > Item aus dem Product Backlog nehmen.

Vorteile vom Backlog Grooming bzw. Refinement zusammengefasst

Der Product Owner erhält zusätzliche Hilfe, um das Product Backlog zu verwalten

Wissen wird an alle Projektbeteiligten weitergegeben

Das Backlog enthält nur wirklich relevante Items

Fragen und Unklarheiten lassen sich schnell klären (Das "Was" ist geklärt)

Sprint Planning lässt sich vorbereiten (Nur noch das "Wie" ist zu klären)

Risiken werden gemindert, da das Backlog vor Sprint Plannings diskutiert wird

Pflegen Sie Ihr Product Backlog

Agile oder hybride Projekte mit Backlogs brauchen Transparenz für alle Beteiligten. Sie müssen Anforderungen, User Storys, Bugs, Technical oder Spice Storys erstellen, im Product Backlog verwalten und für Releases sowie Sprints planen. In großen Projekten lässt sich dann schnell der Überblick verlieren, wenn Sie mehrere hundert solcher Items verwalten müssen. Und manche Projektbeteiligte mögen sich unschlüssig über die Prioritäten oder Aufwände sein. Setzen Sie eine Software ein, mit der Sie Ihre Backlogs erstellen, Prioritäten setzen sowie Aufwände schätzen können. Wenn Sie Ihr Backlog Grooming durchführen, lassen sich die Einträge ganz einfach für alle visualisieren und Fragen bzw. Unklarheiten klären. Auch Änderungen können Sie mit wenigen Klicks direkt einpflegen. So wird sowohl die Arbeit des Product Owners als auch die des Entwicklungsteams erleichtert. Und die Stakeholder freut es.